Claves para elegir un ERP para mi empresa o PYME

A través de este post queremos dar las claves para entender qué criterios has de seguir a la hora de elegir un ERP para tu empresa o PYME.

Si te estás planteando instalar un sistema ERP en tu empresa, es importante que tengas en cuenta los siguientes puntos clave para tener éxito:

A. DESCUBRE EL ERP QUE NECESITAS

  1. Define de forma precisa la problemática de tu empresa y los objetivos que quieres conseguir con la implantación del sistema. Aunque te esté asesorando un consultor experto, no todas las empresas funcionan de la misma forma y las necesidades no son las mismas.
  2. Formaliza tus necesidades por escrito. Pocas empresas redactan sus necesidades a través de un pliego de condiciones y esta etapa es crucial para garantizar que el proyecto no fracase. Si no sabes por dónde empezar, un consultor especializado puede ayudarte a redactar un documento de Solución de Negocio que refleje las particularidades de tu empresa.
  3. Establece fases en el proyecto, en función de tus prioridades, teniendo en cuenta que los usuarios tendrán que adaptarse al cambio y que siempre surgen imprevistos. No intentes cambiar todo a la vez.
  4. Elige correctamente la solución de gestión que necesitas, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
    • Busca una solución que sea modular, que cubra las áreas funcionales que te interesen a corto plazo y que, posteriormente, puedas añadir módulos complementarios.
    • Elige tecnología estándar y abierta que se pueda integrar con otras aplicaciones que puedas tener en la empresa o sistemas de terceros con los que te pueda interesar intercambiar datos.
    • Utiliza una base de datos acorde a la información que manejas.
    • Elige un fabricante de prestigio que tenga capacidad de invertir en I+D y pueda evolucionar el producto, la vida útil de un ERP suele ser unos 10 años y es importante elegir correctamente el compañero de viaje
    • No pienses solamente en el coste que supone implantar un ERP, piensa en el retorno de la inversión.
    • Busca soluciones de pago por uso que no requieren importantes inversiones iniciales, no tienen permanencia y podrás adaptarlas de forma muy flexible a las necesidades puntuales de tu empresa

B. ELIGE AL PARTNER MÁS COMPLETO

  1. Una vez seleccionado el ERP, busca un partner solvente que te ayuda a realizar una implantación con éxito. Es importante que el partner disponga de un equipo multidisciplinar con Consultores funcionales, Consultores Técnicos y Desarrolladores que puedan realizar las personalizaciones específicas que necesites. No basta con elegir una solución que se adapte a tus necesidades, hay que asegurarse de que el despliegue se haga en las mejores condiciones. El implantador tiene que tener una metodología clara y adaptada al tipo de proyecto que quieres realizar y al tamaño de tu empresa.
  2. Elige la plataforma tecnológica más adecuada para instalar el ERP: Valora la posibilidad de instalar el ERP en un servidor privado en la Nube que te permita acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento sin tener que preocuparte por la infraestructura. Con un servidor privado virtual, tendrás control total de tu información, copias de seguridad diarias y podrás dimensionarlo a tus necesidades con mucha flexibilidad.
  3. Evaluar los riesgos para evitar las trampas: Utilizar un ERP estándar tiene muchas ventajas pero también tienes que tener en cuenta que es necesario que se adapte a tus necesidades concretas y puede ser necesario realizar algún desarrollo a medida. Encontrar el equilibrio justo pasa por un análisis de los procedimientos internos y del ERP. Si existe una distancia demasiado importante entre tus procedimientos internos y la herramienta, probablemente te has confundido eligiendo el ERP.
  4. Comunicar, formar y dirigir el cambio: Un proyecto de implantación de un ERP no es, simplemente, la instalación de un sistema informático, hay un impacto muy importante sobre los procesos internos de la empresa y sobre la productividad de los empleados. Por lo tanto, la comunicación y la instalación de una verdadera estrategia del cambio debe formar parte de tus prioridades.
    El partner que hayas elegido, debe formar a tu equipo en el momento adecuado que es cuando ya existe un piloto validado y una carga inicial con los datos de la empresa. De esta forma, el producto resultará más familiar a los usuarios. No inviertas demasiado tiempo en formación teórica ya que los usuarios no aprenden a manejar el producto hasta que se enfrenten a él, por este motivo, es muy importante que la formación teórica se complemente con un acompañamiento inicial a los usuarios para resolver dudas concretas que surgen en el arranque.
  5. Establece una política clara de mantenimiento teniendo en cuenta que lo usuarios necesitarán soporte funcional y que el ERP se tendrá que adaptar a los cambios legales y tecnológicos que vayan apareciendo. Aquí, también es crítico elegir un partner que tenga capacidad de ofrecer el mantenimiento que necesites. De hecho, la solución más óptima es elegir una solución de mantenimiento mixta en la que el fabricante del ERP se encarga de evolucionar el producto y resolver telefónicamente las dudas sencillas que surgen a los usuarios y el partner se encarga de resolver dudas más complejas o asesorar a los usuarios para que utilicen correctamente el producto, es decir, el partner ofrece un trato personalizado que un fabricante no puede ofrecer por su tamaño.

C. MIDE EL ÉXITO

  1. Define los indicadores que utilizarás para medir el éxito del proyecto: Cuantifica los beneficios obtenidos una vez hayas instalado el ERP (mejora de productividad, mayor control de la actividad de la empresa, márgenes, costes por departamento, etc.).¡El análisis de los resultados es primordial!

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