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5 errores a evitar a la hora de escoger un ERP

Escoger el ERP más adecuado para tu negocio no es fácil y más si es la primera vez que lo haces. Las opciones son muchas y sólo una será la elegida. El proceso de selección normalmente es largo y pueden ser varios los errores que puedes cometer por el camino que te lleven a tomar una decisión poco acertada.

Para evitar que eso ocurra, en este artículo te vamos a contar los 5 principales errores que debes evitar a la hora de escoger un ERP.

No saber lo que realmente necesitas

Antes de nada, tómate el tiempo necesario para saber lo que realmente necesitas. Para empezar, determina si necesitas un ERP totalmente integrado o varios softwares, de distintos proveedores, especializados cada uno en un área concreta de negocio. Esto habitualmente depende de las problemáticas que quieras resolver y/o de las oportunidades que quieras aprovechar, así como de la estructura y el tamaño de la compañía.

Por ejemplo, si eres una pyme, probablemente la mejor opción sea un ERP integrado ya que te permitirá optimizar tus procesos y aumentar tu productividad con pocos recursos y a un precio asumible.

Ten en cuenta que para implementar y usar eficientemente distintos softwares ERP especializados, necesitarás tener un amplio conocimiento tanto de las reglas de negocio como de la construcción de la base de datos de cada software que vayas a utilizar. Esto es porque todos los softwares individuales deben funcionar al unísono para que los datos sean consistentes y precisos en todas las operaciones. Si no estás preparado para la ardua tarea de crear tu propia interfaz que agrupe soluciones tan dispares, entonces un ERP integrado, como Sage X3, es tu mejor opción.

A menos que tus necesidades sean muy limitadas, normalmente tanto el coste de implementación como el de uso de un ERP integrado es bastante menor que el de varios softwares especializados. Además, a la hora de actualizar, no es lo mismo actualizar un único software que varios, por lo que también resultará más caro su mantenimiento. Además, en coste y tiempo, no es lo mismo gestionar un único proveedor que varios.

Como hemos mencionado antes, normalmente, para las pymes la mejor opción es un ERP integrado, pero lo más importante es que la solución elegida se ajuste a la mayoría, sino a todos, los requisitos clave de tu negocio.

No reconocer la singularidad de tu negocio

Cada industria tiene sus peculiaridades. La falta de adaptación del software ERP a las características propias de cada industria es una de las principales causas de fracaso en las implementaciones de ERP.

Asegúrate de que el ERP elegido se puede personalizar y configurar a tu medida para que realmente satisfaga todas tus necesidades. Pero, no sólo eso, sino que además sea a un coste razonable y en un tiempo de desarrollo también razonable.

También es importante asegurarse de que ese ERP va a crecer contigo. Es decir, que sus funcionalidades y capacidades no se van a quedar cortas al mínimo crecimiento que tengas.

Y no te quedes sólo en el ERP. Es imprescindible que el proveedor elegido conozca bien tu industria. Es la mejor forma de asegurarte de que entiende tus necesidades y, por tanto, los requerimientos de negocio que debe satisfacer el ERP en cuestión. 

No elegir un proveedor cualificado

Cuando se trata de adquirir un ERP, elegir el proveedor adecuado puede ser la diferencia entre una implementación exitosa y otra fallida.

Uno de los errores más habituales a la hora de elegir proveedor es elegir a alguien que no conoce tu industria, tu negocio.

Elegir a alguien que conozca bien tu sector, te ayudará a tener una implementación más rápida, a menor coste y a ser más eficiente en el uso del ERP. Además, elige a alguien que no sólo la conozca, sino que sepa hacia dónde va. Tu proveedor debe estar bien informado de los nuevos estándares de la industria e incorporar los procesos relacionados en su ERP estándar para manejar estos requisitos.

También es importante tener una relación a largo plazo con tu proveedor de ERP. Hay proveedores que sólo buscan implantar la solución y largarse. Debes buscar a alguien que esté a tu lado siempre que lo necesites. Ofrecer un buen soporte, actualizaciones periódicas y nuevos productos y/o servicios, formación en las herramientas y líneas abiertas de comunicación son signos claros de que un proveedor apuesta firmemente por las relaciones a largo plazo con sus clientes.

No prestar la atención que necesita la implementación del ERP

Uno de los problemas más comunes durante la implantación de un ERP es la falta de un responsable de proyecto dentro de la compañía realmente comprometido. La mayoría de las implantaciones exitosas ocurren cuando el responsable de proyecto dedica entre el 80% y el 90% de su tiempo al proyecto. Su función es agilizar el proceso y mantener las cosas bajo control. Si estás invirtiendo dinero y tiempo en una solución que mejorará el rendimiento de tu negocio, ¿no vale la pena implicar a alguien para asegurarse de que se hace bien?

Otro de los puntos donde las empresas fallan es en la falta de compromiso y apoyo por parte de la dirección. El presidente, director o cualquier otro alto ejecutivo de la compañía debe estar involucrado. Esto no quiere decir que tenga que gestionar el día a día del proyecto, para eso ya está el responsable de proyecto, sino que se refiere a su participación en reuniones relacionadas con el estado del proyecto. Un sólido compromiso por parte de la dirección es otro de los puntos clave para que la implementación del ERP sea un éxito.

La reticencia por parte del cliente en aceptar el cambio es otro error habitual que puede influir en el éxito de la implementación. Cuando la empresa está dispuesta a cambiar sus procesos de negocio y a adoptar nuevas ideas y conceptos, es más probable que la implementación sea un éxito y que experimente a largo plazo los beneficios del nuevo sistema. Es importante darse cuenta de que un buen partner de soluciones ERP no es solo responsable de proporcionarte un sistema que te ayude a conseguir tus objetivos clave de negocio, sino que también es alguien que te puede guiar hacia una mejor forma de hacer negocios basándose en las mejores prácticas de tu sector.

No documentar tus procesos de negocio una vez finalizada la implementación del ERP es otro de los errores más comunes. La transición más exitosa se puede conseguir cuando hay documentación escrita para cada departamento. Esto permite que la empresa continúe funcionando al 100% durante la transición y el periodo de aprendizaje. Así, en caso de que un empleado se marche de la empresa o cambie de puesto, la persona que lo sustituye puede aprender a desempeñar su trabajo más rápidamente y más eficientemente  ya que dispone de documentación a mano que sirve como formación inmediata.

Otro error frecuente es asumir que las necesidades de formación de tus empleados en la nueva herramienta se acaban con la formación inicial proporcionada por el proveedor. Es imprescindible que los empleados sigan formándose después de que el ERP se haya implementado. Una vez que el ERP ya esté funcionando, los usuarios deben continuar con una formación periódica ya sea cada 4, 6 o incluso 8 meses.

Testar adecuadamente el ERP es una de las tareas imprescindibles que hay que hacer cuando se está implementando el ERP. Es necesario hacer una prueba “en vivo” donde los usuarios de cada departamento hagan su trabajo usando datos reales. Hacer el proceso completo con un orden “pseudoreal”, permitirá identificar cualquier error en los procesos antes de la puesta en marcha definitiva del ERP. En muchos casos, los problemas que descubriremos en la fase de testeo requerirán hacer modificaciones menores. Con el objetivo de minimizar los errores y maximizar el potencial del ERP, es crucial probar todos sus datos, procedimientos y procesos antes de su puesta en funcionamiento definitiva.

No invertir en un ERP a largo plazo

A la hora de elegir un ERP, es importante ser realista en cuanto a las expectativas en la inversión requerida. Recuerda que estás haciendo una inversión para mejorar tu negocio. Si bien es cierto que el dinero que va a costar es importante, la clave está en elegir el ERP adecuado y el partner adecuado, el cual te proporcionará una rápida y eficiente implementación, así como un alto ROI y un bajo TCO (Total Cost of Ownership) después de la implementación.

A veces, lo que puede parecer la solución más económica, es la que a largo plazo resulta más costosa. Cuando estés valorando las diferentes propuestas de los proveedores, si encuentras que una de ellas, desde un punto de vista de coste, es notablemente inferior que la de los demás, sospecha. Puede que sea demasiado bueno para ser verdad.

Esta notable diferencia en el precio suele deberse normalmente a que el ERP de ese proveedor no ofrece las mismas características y beneficios que los de los demás. Es posible que no incluya herramientas esenciales que necesitas para gestionar tu negocio. También puede ser que se trate de una solución muy rígida, haciendo difícil satisfacer las necesidades de tu negocio.

En ocasiones, para conseguir la flexibilidad que necesitas, tienes que volver a invertir en una actualización o en una versión superior, llegando incluso a tener que sustituir en un tiempo tu ERP, reduciendo o eliminando por completo cualquier ahorro inicial que hubieras tenido.

Usa tu intuición y buen juicio cuando compares propuestas de diferentes proveedores.  Busca soluciones que te ayuden a alcanzar los objetivos estratégicos principales de tu empresa. El presupuesto es importante, pero asegúrate de saber lo que estás recibiendo a cambio y pídele a tu proveedor que te diga cuándo podrás empezar a ver un retorno de la inversión. Las decisiones apresuradas en favor del proveedor del ERP de menor coste, puede dejarte más tarde con un montón de costes ocultos y retrasar o eliminar cualquier ROI.

 

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