Factura Electrónica Obligatoria
Todo lo que debes saber. Prepárate para cumplir con la facturación electrónica sin complicaciones.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica realiza la misma función que una factura tradicional en papel, pero se genera y envía a través de programas digitales.
Debe garantizar autenticidad, integridad y legibilidad mediante programas informáticos certificados.
Desde 2015, es obligatoria la facturación electrónica en las relaciones con las Administraciones Públicas, como ayuntamientos y organismos oficiales, especialmente para proveedores.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, esta obligación se amplía también a las operaciones entre empresas y profesionales para reducir la morosidad y digitalizar las empresas.
Primero se aplicará a las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros anuales, y posteriormente será exigible para todas las pymes y autónomos.
Programas adaptados al Sistema VeriFactu
En Aelis, ofrecemos sistemas que cumplen con los requisitos del sistema VeriFactu, la nueva normativa que obliga a las empresas a emitir facturas que puedan ser validadas directamente por la Agencia Tributaria.
Todas nuestras soluciones están preparadas para garantizar el envío automático y seguro de tus facturas, con trazabilidad completa y cumpliendo con los criterios de validez fiscal establecidos en el reglamento.
Características de la factura electrónica
La Ley Crea y Crece busca simplificar la gestión empresarial y reducir trámites. Entre sus medidas principales destaca la implantación progresiva de la factura electrónica obligatoria, impulsando la digitalización y facilitando la gestión más eficiente, moderna y transparente para empresas y profesionales.
Un reglamento en marcha que definirá cómo facturamos
Desde abril de 2025, se encuentra en fase de desarrollo normativo el reglamento que establecerá el funcionamiento de este nuevo sistema.
- Cómo debe funcionar la nueva facturación electrónica estructurada
- Qué características debe cumplir una factura electrónica válida
- Cómo debe emitirse y enviarse digitalmente cada factura
Además, será obligatorio que los destinatarios informen de forma electrónica el estado de pago de cada factura, incluyendo la fecha de pago efectiva, lo que facilitará el control del cumplimiento de plazos.
Un paso contra la morosidad
Uno de los objetivos principales de esta medida es la reducción de la morosidad, un problema que afecta a la liquidez de muchos negocios.
La trazabilidad que exige la factura electrónica mejora la gestión de cobros y ofrece a las empresas mayor visibilidad sobre el estado de sus operaciones.
Gracias a la automatización y digitalización del ciclo de vida de la factura, las empresas podrán tener mayor control y seguridad jurídica.
Nuevas obligaciones para empresas y autónomos
Cualquier empresa o autónomo deberá contar con un programa homologado para poder emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con clientes y proveedores. Ya no se permitirá enviar un PDF por correo electrónico: será obligatorio utilizar sistemas que generen facturas electrónicas.
Esto implica una mejora en los procesos internos de facturación y contabilidad.
Una medida alineada con el Plan de Recuperación y el Kit Digital
El plan contempla acciones para impulsar el crecimiento de las pymes en España, especialmente en cinco áreas clave:
- Emprendimiento
- Escalabilidad y crecimiento
- Transformación digital e innovación
- Impulso al comercio
- Proyección internacional
El programa Kit Digital es una ayuda para que las empresas puedan acceder a sistemas homologadas de facturación electrónica con ayudas públicas y acompañamiento de expertos.
Los cambios de la factura electrónica obligatoria 2025
Obligación legal
Todas las empresas deberán enviar y recibir facturas electrónicas en operaciones entre profesionales.
Control de pagos
Deberás informar del estado y fecha de pago de cada factura que recibas.
Nuevas herramientas
Uso de un software homologado que emita, firme y registre facturas electrónicas bien estructuradas.
Ayudas disponibles
Puedes acceder a ayudas como el Kit Digital para implantar una solución adaptada a la normativa.
Almacenamiento seguro
Las facturas deberán almacenarse en formato digital, disponibles para auditorías durante al menos 4 años.
Elimina errores manuales
Reduce errores humanos y mejora la calidad de los datos, automatizando procesos.
Conoce todos los detalles de la facturación electrónica
Te explicamos de forma sencilla lo que necesitas saber sobre la nueva normativa: requisitos, a quién afecta, sanciones y mucho más.
Beneficios de la factura electrónica obligatoria
Aunque al principio adaptarse a la nueva ley pueda parecer una carga más, su implantación supone una oportunidad de mejora. Este cambio aporta múltiples beneficios tanto para las empresas como para sus clientes.
Con la factura en formato electrónico, cada movimiento queda registrado. Desde que se emite hasta que se paga, puedes ver en qué fase está tu factura con total transparencia.
Al trabajar con un sistema digital, automatizado y seguro, se reducen errores y se mejora el control de todas las operaciones. Ventajas principales:
- Trazabilidad de extremo a extremo
- Menos errores humanos
- Datos fiables y organizados
- Facturas siempre localizables y protegidas
Con la facturación electrónica puedes olvidarte de tareas manuales que requieren tiempo y recursos. Emite, firma, envía, registra, almacena… todo lo puedes hacer de forma automática.
Con sistemas digitales de facturación puedes:
- Generar facturas sin procesos humanos
- Unificarlas con tu ERP, contabilidad o CRM
- Agilizar los flujos de validación y archivo
- Dedicar el tiempo a tareas con mayor valor
Olvídate de los papeles, los correos con adjuntos y las esperas interminables. Con la factura electrónica, los procesos se agilizan: las facturas llegan más rápido, se validan al momento y permiten una gestión del cobro mucho más ágil.
Gracias a esta agilidad, las empresas pueden:
- Reducir los tiempos de validación y aprobación
- Hacer seguimiento puntual de pagos pendientes
- Saber exactamente cuándo vence cada factura
- Mejorar el control y planificación de su tesorería
Este cambio es especialmente útil para pymes y autónomos que necesitan liquidez constante. Cuanto antes cobras, antes creces.
Obligarte a usar factura electrónica también impulsa la digitalización de tu empresa. No es solo una medida legal: es una oportunidad para transformar tus procesos.
Implantar este sistema:
- Te obliga a revisar y mejorar tu operativa interna
- Mejora la eficiencia general de tu empresa
- Te prepara para integraciones con otras herramientas
- Te acerca al estándar tecnológico que ya exige el mercado
La factura electrónica es solo el primer paso hacia una empresa más moderna, competitiva y conectada.
La digitalización del proceso de facturación no solo cumple con la ley: reduce gastos innecesarios y mejora la eficiencia. Sin papel, sin sobres, sin envíos postales ni almacenamiento físico.
Al automatizar todo el ciclo de facturación, las empresas:
- Ahorran en impresión, tinta y archivo
- Ganan espacio físico y digital
- Evitan los costes del correo tradicional
- Liberan tiempo del equipo administrativo
Y lo mejor: ese tiempo y dinero pueden reinvertirse en lo que realmente importa
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La facturación electrónica ya es obligatoria y se aplicará de forma progresiva. Prepárate cuanto antes para evitar sanciones.
Inicio de la factura electrónica
La Ley 25/2013 marcó el primer paso hacia la digitalización de la facturación en España, estableciendo la obligación de emitir facturas de forma electrónica a las Administraciones Públicas. Desde entonces, este formato es obligatorio en las relaciones con el sector público.
Nueva normativa para empresas
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022 y en vigor desde el 19 de octubre de ese mismo año es la que obliga a todas las empresas a facturar electrónicamente.
Calendario previsto
Actualmente, la orden ministerial no se ha publicado lo que ha provocado un retraso en la aplicación de la facturación obligatoria oficial. Las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán un año desde la publicación oficial para adaptarse al nuevo sistema, el resto, contará con dos años de adaptación. Mientras tanto, es recomendable prepararse cuanto antes para evitar riesgos y beneficiarse de la digitalización.
Los cambios de la factura
La automatización de los procesos de facturación es un paso inevitable para todas las empresas, pero también una oportunidad perfecta para mejorar la eficiencia, reducir errores y ahorrar tiempo y costes. Aprovechar estos cambios permite adaptar tu negocio antes de que sea obligatorio, con mayor control, trazabilidad y cumplimiento normativo.
Situación actual
Se puede emitir o enviar en papel, PDF o digital sin formato estándar
Nueva normativa
Obligatorio factura elecctrónica con formato estructurado (XML, UBL, etc)
Situación actual
Se envía por correo electrónico o de forma manual
Nueva normativa
Debe transmitirse mediante plataformas electrónicas compatibles o conectadas
Situación actual
Se pueden recibir y enviar en papel o digital, sin requisitos específicos
Nueva normativa
Conservación digital obligatoria durante al menos 4 años, accesible a inspección
Situación actual
Solo en la facturación con operaciones con las Administraciones Públicas
Nueva normativa
Obligatorio para todas las empresas o autónomos
Consecuencias de no cumplir con la factura electrónica
Ya conoces qué es la factura electrónica obligatoria, pero ¿Qué pasa si una empresa no se cambia a tiempo? La nueva ley de facturación digital establece sanciones económicas para aquellos que no cumplan con la normativa sobre la emisión de facturas electrónicas.
La Ley Crea y Crece contempla multas de hasta 10.000 €, dependiendo de la gravedad del incumplimiento. Estas son las principales sanciones a tener en cuenta:
Si no emites facturas electrónicas cuando son obligatorias
Si una empresa no emite una factura electrónica cuando la normativa lo exige, se expone a sanciones administrativas.
Estas pueden ser de hasta 10.000 €, ignorar la ley no exime de su cumplimiento, y cada factura emitida en otro formato que no sea electrónico, puede considerarse una infracción grave.
No conservar las facturas el tiempo requerido
Las facturas electrónicas deben almacenarse en formato digital durante al menos 4 años.
El incumplimiento de este plazo, ya sea por pérdida de datos, formatos incorrectos o falta de respaldo, también puede conllevar sanciones económicas importantes, ya que obstaculiza las tareas de inspección.
Incumplir obligaciones fiscales o contables
Emitir facturas sin cumplir con los requisitos legales establecidos (por ejemplo, sin incluir ciertos datos obligatorios o sin registro en tiempo y forma) puede ser sancionado.
Según el daño ocasionado o la intencionalidad, las multas pueden aumentar hasta 24.000 € por infracción.
Vulnerar la seguridad o privacidad de los datos
Si el programa de facturación electrónico utilizado no protege adecuadamente los datos, la empresa puede enfrentarse a multas por incumplimiento de la normativa de protección de datos.
En casos graves, las sanciones por fallos de seguridad pueden superar los 60.000 €.
Te ayudamos a cumplir con la normativa, sin complicaciones.
¿A quién afecta la factura electrónica?
La Ley Crea y Crece, introduce la facturación electrónica obligatoria de forma progresiva, afectando a todo el que emita o reciba facturas en el ámbito profesional.
Entre empresas y autónomos
Todas las transacciones entre empresas y autónomos deberán realizarse mediante factura electrónica.
Excepto cuando una de las partes no opere en España ni tenga sede aquí, podrá seguir emitiendo facturas en papel o PDF sin validación estructurada.
Clientes finales
En el caso de los clientes finales (consumidores), la normativa no les afecta.
Las empresas que prestan servicios a particulares podrán seguir emitiendo facturas en formato tradicional, ya sea en papel o en PDF.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
Pasos para hacer una factura electrónica que cumpla con la normativa:
Uso de un software certificado
Para emitir una factura electrónica válida, es imprescindible utilizar un sistema que genere facturas en formato como XML, UBL o Facturae. En Aelis, te ayudamos a encontrar la solución que se adapte a tus necesidades y a la nueva normativa.
Incluye los datos obligatorios en las facturas
Toda factura electrónica debe contener los datos exigidos por ley: información del emisor y del receptor, fecha de emisión, número de factura, concepto, base imponible, impuestos aplicados y el importe total.
Firma digital
Es necesario firmarla electrónicamente mediante un certificado electrónico válido. Esta firma confirma tanto la identidad del emisor como que el contenido no ha sido modificado desde su emisión.
Envío a través de plataformas sincronizadas
Deben enviarse a través de plataformas electrónicas compatibles. Estas plataformas pueden ser públicas (como FACe) o privadas (EDI, software de facturación), y garantizan la trazabilidad, la entrega y el recibo.
Almacenamiento digital de las facturas
Las empresas deben almacenar sus facturas electrónicas durante mínimo cuatro años en formato digital. Además, deben estar accesibles para su consulta o inspección por parte de la Agencia Tributaria. Es recomendable usar sistemas que permitan su localización rápida y segura.
El papel del software en la factura electrónica
Solo los programas certificados por la Agencia Tributaria pueden emitir facturas electrónicas válidas. Pero más allá del cumplimiento legal, el programa que elijas impactará directamente en la productividad, la agilidad y la seguridad de tu negocio. Una tecnología moderna no solo evita problemas: te permite trabajar mejor.
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¿Cómo me adapto a la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica ya no es una opción, es un requisito legal. Pero, adaptarse es más sencillo de lo que parece, si eliges el software adecuado y un partner que te acompañe.
En Aelis, te ayudamos a digitalizar tu facturación con soluciones sencillas, homologadas por Hacienda y listas para cumplir con todos los requisitos de la Ley Crea y Crece.
- Nos adelantamos a la normativa
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- Te acompañamos durante todo el proceso
No esperes al último momento. Gana en control, seguridad y eficiencia desde hoy.
Líderes en programas de Facturación Electrónica
Como Partner Platinum de Sage, en Aelis, te ofrecemos soluciones 100% homologadas y preparadas para cumplir con las normativas vigentes y te ayudamos en todo el proceso de adaptación.
Gestionamos las facturas electrónicas con herramientas intuitivas, seguras y alineadas con Hacienda. Además de cumplir con las normativas, puedes beneficiarte ahorrando tiempo y digitalizando procesos.
Características
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Facturación Integrada
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Empresas que ya confían en Aelis
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria es un sistema de facturación digital regulado por la Ley Crea y Crece, que obliga a empresas y autónomos emitir y recibir sus facturas exclusivamente en formato electrónico. Esta ley afectará a todas las operaciones entre empresas y profesionales, y su implantación es progresiva según el volumen de facturación anual. A partir de 2025, ya es obligatoria para empresas con facturación mayor a 8 millones de euros, y será progresivamente obligatoria para el resto.
En Aelis te ayudamos a cumplir con esta normativa de forma sencilla, asegurando que tu sistema de facturación esté totalmente adaptado.
¿Qué características debe tener un software de facturación electrónica válido?
El programa debe estar adaptado a los requisitos del reglamento de factura electrónica y contar con conexión a la plataforma pública de Hacienda (FACeB2B u otras). Debe asegurar trazabilidad, integridad del contenido, autenticidad del emisor y permitir el reporte automático del estado de cobro. En Aelis, como Partner Platinum de Sage, implementamos soluciones homologadas que garantizan el cumplimiento legal y aumentan la eficiencia de tu negocio..
¿Qué ocurre si sigo emitiendo facturas en papel o PDF convencional?
Emitir facturas fuera del formato electrónico establecido será considerado infracción y podrá conllevar sanciones económicas de hasta 10.000 €.
El receptor podría rechazarlas por no cumplir con la normativa. La obligación es legal y no se puede ignorar. Desde Aelis te ayudamos a evitar estos riesgos con programas que automatizan tu facturación y garantizan la validez legal de tus documentos.
¿Qué ventajas tiene implantar ya la factura electrónica en mi empresa?
La nueva factura obligatoria permite optimizar procesos, eliminar errores manuales, mejorar la trazabilidad de cobros, cumplir con las exigencias fiscales y ofrecer una imagen moderna y profesional. Además, se reducen costes operativos, mejora la gestión documental y facilita la integración con otras herramientas. En Aelis ayudamos a las empresas a convertir esta obligación en una oportunidad de transformación digital real.
¿Qué pasos debo seguir para adaptarme a la nueva ley?
- Evalúa el estado actual de tu sistema de facturación.
- Selecciona una solución certificada y adaptada a las nuevas normativas.
- Forma al equipo interno y revisa procesos de emisión y recepción.
- Activa el sistema de trazabilidad de cobros.
En Aelis te acompañamos en todo este proceso, de forma consultiva y con soporte técnico completo.
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