En los últimos tiempos, es frecuente escuchar hablar sobre el inminente apagón del papel a raíz del desarrollo digital. Esto puede provocarnos algún que otro dolor de cabeza y un obstinado posicionamiento de resistencia al cambio. Pero lo cierto es que vivimos en la Sociedad de la Información y que, lejos de saber lo que pasará mañana, hoy por hoy o te “tecnocratizas” o te quedas fuera. En el mundo de la pyme, lo digital, por suerte, nos ofrece multitud de posibilidades (en el aspecto marketiano, nos convierte en iguales a los “gigantes”).
Entre estas ventajas, destacamos la facturación electrónica, que desde 2010 es obligatoria para todos los proveedores de la Administración Pública. Como sabemos que este cambio supone un reto para gran parte de los empresarios, compartimos las dudas más frecuentes que surgen sobre la Facturación electrónica:
- ¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que remplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal, con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura no observadas en la factura en papel.
- ¿A quién le interesa la factura electrónica?
El uso de la factura electrónica no depende directamente del tamaño de la empresa y es muy interesante tanto para grandes empresas como para pymes, ya que permite un ahorro importante de costes, como son la agilidad en los procesos de mecanización y tratamiento de documentos, disminución de errores por manipulación humana, ahorro de franqueos, papel y mensajería.
- ¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital o e-Factura?
Sí, son equivalentes, e incluso existen otros términos análogos. En el lenguaje legal se suele emplear la expresión “remisión por medios electrónicos de facturas”.
- ¿Necesito la autorización de mi cliente para poder facturar electrónicamente?
Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. El destinatario debe estar de acuerdo, además, en el formato en que se va a facturar electrónicamente.
- ¿Quién es el responsable último de la validez de la firma y de su correspondiente certificado?
El destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y, por tanto, el certificado firmante. Para ello dispondrá de los medios informáticos necesarios, aunque el responsable último es el emisor de la factura.
- ¿Hay que aplicar la facturación electrónica a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados?
Se puede utilizar la facturación electrónica a sólo una parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y electrónicamente en un mismo ejercicio para un mismo cliente.
- ¿Se puede encargar a un tercero el proceso de facturación electrónica?
Sí. Todo o parte del proceso de facturación se puede ceder a un tercero, como por ejemplo a las entidades financieras. En cualquier caso, los responsables últimos ante las autoridades son los obligados tributarios, es decir, el profesional o empresario que debe expedirla y su cliente destinatario.
- ¿Qué papel juegan los fabricantes de software en la implantación de la factura electrónica?
Juegan un papel muy importante, sobre todo en el caso de las pymes, que no están preparadas para afrontar este cambio. Ellos analizan las necesidades de las pymes para afrontar este nuevo reto y ofrecen soluciones adaptadas a las mismas, así como a las diferentes posibilidades de utilización de la factura electrónica.
- ¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido?
Firmando la factura con una firma electrónica reconocida. En el proceso de firma, se usa un certificado digital avanzado que garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad.
- ¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?
No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato “Factura-e” (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).
- ¿Por qué medios se puede enviar la factura electrónica al receptor?
Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo único. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página web desde la que se la pueda descargar, mediante un servicio web (Web Service), etc., pero siempre firmada electrónicamente para asegurar la inalterabilidad del contenido.
- ¿Qué ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o revocado?
Las facturas remitidas electrónicamente, firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos. Por ello, el software del expedidor debe comprobar la validez del certificado antes de su firma.
Teniendo en cuenta que la facturación electrónica supone un importante ahorro a las Pymes, ya que por cada e-factura emitida el emisor se ahorra aproximadamente 0,7 euros y el receptor 1,85 euros -según datos de la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc)-, es preciso dejar la visión romántica del papel para los libros y su olor incomparable y las notas sobre la nevera. En lo que a las empresas se refiere, en Aelis apostamos por lo digital.