Conoce las funcionalidades básicas de Outlook

La tecnología avanza muy rápido, por lo que es es importante tener un conocimiento informático amplio y actualizado de las herramientas con las que trabajamos para que nos ayuden a progresar y ser más eficientes día a día.
¡Queremos ayudarte a conseguirlo! Por ello os hablaremos de los aspectos más generales de una de las herramientas que más se utiliza en todas las empresas: Outlook.

OUTLOOK

QUÉ ES

Outlook es una aplicación desarrollada por Microsoft, para gestión de correo y/o agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.

  • Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones. Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Gmail o de prácticamente cualquier otro proveedor con Outlook.
  • Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic.
  • Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.
  • Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las herramientas de office.

 

TIPOS DE CUENTAS DE CORREO

La configuración no se queda sólo en el nombre del usuario ni del dominio, sino también en el tipo de protocolo que el correo debe tener.

¿A qué se refiere esto? Se refiere al conjunto de normas y estándares que rigen la interacción y el intercambio de información a través de los servidores de correo. Se diferencian por:

  • POP3: Es una cuenta más básica. En el momento que configuremos esta cuenta en cualquiera de los destinos: Equipo, móviles, tablets… étc. no tendrá ninguna sincronización entre los distintos dispositivos.
  • IMAP: Es una cuenta que está entre la cuenta POP3 y la Exchange. Permitiría sincronización, pero no completa.
  • Exchange: Cuenta totalmente sincronizable entre cualquiera de los dispositivos en el que esté configurada como Exchange.

 

VERSIONES

Las funcionalidades de su Outlook están limitadas en base al tipo a la versión de licencia que tenga contratada:

  • Sin suscripción: Se trata de una licencia perpetua adquirida a través de la compra de un paquete Office mediante un pago único (Sin suscripción)
  • Microsoft 365: Se trata de una adquisición de uso de esa licencia a través de suscripción.

Para poder conocer qué versión tiene instalada puede hacerlo desde:

  • Outlook: Outlook/Archivo/Cuenta de Office
  • Panel de control: Panel de control/Programas y características/Aplicaciones de Microsoft (Posteriormente aparecerá la versión que tenga configurada)

 

ACTUALIZACIONES

Es importante mantener nuestras licencias de Office actualizadas para el correcto funcionamiento del correo.

Las opciones de actualización de Office difieren según el tipo de producto de Office que tenga actualmente:

  • Sin suscripción: Únicamente podrá realizar actualizaciones de esa misma licencia mediante parches, pero no se actualizará a una versión superior. Si es eso lo que busca deberá comprar la versión más reciente, o optar por la opción de Microsoft 365 (Mejor de las opciones).
  • Microsoft 365: Se realizan actualizaciones de versión automáticas.

Para realizar actualizaciones de tu misma versión (Sin suscripción) o a través de Microsoft Office 365 deberás dirigirte a:

Outlook/Archivo/Cuenta de Office/Opciones de Actualización/Actualizar ahora

 

 

CONFIGURAR UNA CUENTA DE CORREO

Se puede realizar desde Outlook o Panel de control, preferiblemente desde ésta última opción al ser más intuitivo.

  • Si tienes una licencia sin suscripción:

Panel de control/Mail (Microsoft Outlook /Cuentas de correo electrónico/Nuevo/Configuración manual o tipos de servidores adicionales 

Seleccionar POP o IMAP o Exchange

Seleccionar: Tipo de cuenta e indicar: Servidor de correo entrante y saliente (Indicado por vuestro proveedor o Google)/Nombre de usuario y Contraseña/Más configuraciones

 

En la pestaña de Servidor de salida señalar la opción de ‘Mi servidor de salida (SMTP) requiere autentificación’

Y en la pestaña de Avanzadas indicar los datos de Números de puerto de servidor en función de la licencia suministrada por su proveedor y Entrega a 30 días:

 

  • Si tienes una licencia Microsoft 365:

Panel de control/Mail (Microsoft Outlook)/Cuentas de correo electrónico/Nuevo y Rellenar los datos: Su nombre, Dirección de correo y Contraseña

 

CONFIGURAR ESTILO DE FONDO

Muchas empresas emplean gran parte de su jornada trabajando a través del Outlook. Por ello han incluido una opción de una visualización que cansa menos la vista. Esta configuración estará disponible en las siguientes versiones:

  • Sin suscripción: A partir de la versión 2013 (Incluida)
  • Microsoft 365

Para poderlo configurar: Outlook/Archivo/Cuentas de Office/Tema de Office: Gris Oscuro/Negro

 

OPCIONES DE VISTA

Las vistas le ofrecen diferentes formas de ver los elementos. Cada carpeta, bandeja de entrada y calendario, le permite personalizar la vista para cambiar la organización de elementos, fuentes y muchas otras opciones de configuración.

La configuración más común que se realiza es la visualización de correos, ya que es fundamental para trabajar más cómodamente y ser más productivos.

Le explicamos 2 de las configuraciones más frecuentes que nos suelen pedir:

Panel de lectura: Muestra, oculta o cambia el panel de lectura de correos: Outlook/Vista/Vista previa del mensaje y elegir la opción que desee.

Vista previa del mensaje: Para detectar los correos rápidamente. Puedes mostrar parte del contenido del email en cada correo sin necesidad de abrirle: Outlook/Vista/Vista previa del mensaje y elegir la opción que desee.

 

Pero como no es lo mismo leerlo que escucharlo, te dejamos aquí un VIDEO de nuestro compañero explicándolo para que no pierdas detalle!

No obstante, si necesitas asesoramiento o soporte informático, ¡Solicítanoslo! Estaremos encantados de ayudarte.

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