Quizá tu equipo comercial aún utiliza hojas de cálculo para gestionar los datos. Esto, como todo, tiene su parte buena y su parte mala. ¿La buena? Es cómodo. Es una herramienta de lo más común, que prácticamente cualquier comercial sabe utilizar.
¿Lo malo? Que seguramente no todas las hojas Excel estén actualizadas, que no se puede compartir la información entre los diferentes miembros del equipo o que la información no está unificada, por lo que no puedes tener una visión global de la actividad del equipo de ventas.
Como verás, hay más inconvenientes que ventajas, así que hoy vamos a ver los beneficios de dejar de utilizar hojas de cálculo y empezar a usar un ERP.
1. Mejores métricas para hacer un seguimiento de las ventas
Una hoja de cálculo no proporciona las métricas que el director comercial necesita para hacer unas sólidas previsiones de venta, mientras que un ERP sí lo hace.
Entre estas métricas encontramos la relación entre clientes potenciales y número de pedidos, el ratio de propuestas ganadas, así como las propuestas hechas.
La medición y el seguimiento de las métricas comerciales permiten a los jefes de ventas conocer el nivel de productividad y de eficacia del departamento, así como realizar cualquier tipo de ajuste.
2. No más sorpresas desagradables
Los gerentes no deberían pasar horas preparando un informe para averiguar qué está pasando con una campaña de ventas. Deberían poder ver su cartera de un vistazo e identificar cuentas prioritarias, oportunidades y clientes en riesgo.
Para hacer esto, necesitan un panel de control con métricas clave que les avise inmediatamente de un acuerdo que no se ha cerrado o de un cliente que no ha vuelto a realizar un pedido, por ejemplo.
No hay nada que más desconcertante que un contratiempo inesperado relacionado con un objetivo de ventas. Está claro que un ERP no evitará esos reveses, pero, al menos, esos objetivos incumplidos de venta no serán una sorpresa.
3. Se recupera tiempo
Los jefes de ventas que hacen un seguimiento de las campañas con hojas de cálculo están perdiendo muchas horas de trabajo que podrían estar dedicando a tareas más productivas como, por ejemplo, supervisar proyectos clave.
Con un ERP, se puede acceder a información relevante sobre el estado de las ventas en cualquier momento.
En definitiva, un ERP ahorra tiempo y permite emplearlo de una manera mucho más productiva.
4. Datos de venta siempre actualizados
Las hojas de cálculo funcionan como documentos independientes. Aun cuando se vinculan varias hojas, carecen de las funcionalidades necesarias para actuar como una base de datos única. Además, las hojas de cálculo no son adecuadas para almacenar grandes cantidades de datos y puede resultar complejo usarlas y mantenerlas si tienen varios cientos o miles de entradas.
Sin embargo, la base de datos única sobre la que se sustenta cualquier ERP es la forma más conveniente y eficiente de organizar una amplia lista de clientes, los informes de ventas y las tablas de datos.
5. Una pista de auditoría
Si varios miembros del equipo comercial están trabajando en varias versiones de una hoja de cálculo, rastrear los cambios y preservar la integridad de los datos puede resultar difícil.
Sin embargo, si usas un ERP puedes proteger tus datos, rastrear el historial de cambios y aislar errores más fácilmente. De esta manera, podrás obtener una vista, en tiempo real, de la información clave de ventas, lo que ayudará a tomar mejores decisiones comerciales.
En realidad, aun usando un ERP, siempre habrá un lugar para las hojas de cálculo en cualquier negocio ya que son una herramienta clave para cualquiera al que le guste interpretar y manipular datos rápidamente. Es más, ten en cuenta que el ERP puede almacenar hojas de cálculo y otros documentos.
Conclusión
Está claro que las hojas de cálculo son muy útiles, pero, como has visto, tienen sus limitaciones.
Si realmente quieres aumentar la productividad y la eficacia de tu departamento comercial, lo mejor es que utilices un ERP como, por ejemplo, Sage 200cloud.