La digitalización llega a la facturación.
La Ley Crea y Crece impulsa la factura electrónica en las relaciones B2B, con beneficios para pymes y autónomos. Es hora de conocer sus fundamentos y adaptarse a esta nueva era.
Qué es una Factura Electrónica
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Se emite y recibe en formato electrónico, lo que permite un mayor control y eficiencia en la gestión administrativa. Las ventajas de la factura electrónica son numerosas: reduce costes, agiliza el proceso de facturación, facilita la contabilidad y el almacenamiento, y es más segura que la factura en papel.
Para emitir y recibir facturas electrónicas es necesario utilizar un software específico que garantice la autenticidad e integridad del documento. En España, existen diferentes formatos de factura electrónica, como Facturae o TicketBAI, que deben cumplir con los requisitos establecidos por la normativa vigente.
Las características principales de una factura electrónica, según el reglamento de facturación son las siguientes:
- Debe cumplir con todos los requisitos establecidos en el reglamento de facturación, al igual que cualquier otra factura.
- Tanto la emisión como la recepción de la factura deben realizarse en formato electrónico. Una factura impresa, aunque haya sido creada en un ordenador, no se considera electrónica.
- El receptor de la factura debe haber dado su consentimiento para recibirla en formato electrónico. No obstante, existen excepciones a esta regla en las que se establece la obligación de recibir facturas electrónicas.
- La autenticidad de la factura y la identidad del emisor deben estar garantizadas por un método válido, como la firma o el intercambio electrónico de datos (EDI).
Normativa de la factura electrónica
La normativa sobre la factura electrónica está compuesto por diversas piezas. Entre las más importantes encontramos:
- La directiva comunitaria del IVA. Dos artículos (218 y 232) que podrían verse afectados si la factura electrónica se vuelve obligatoria. Se habla de la posibilidad de emitir o transmitir facturas en papel, lo que requeriría una excepción para España si se quiere implementar la factura electrónica obligatoria.
- La Ley 56/2007, con su reciente reforma por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), establece las bases del impulso a la factura electrónica en España. El artículo 2.bis de la ley reformada define las obligaciones para su emisión y recepción. Sin embargo, su entrada en vigor completa está supeditada a la aprobación de una excepción a la directiva del IVA y al desarrollo reglamentario, cuyo borrador ya está disponible.
- Aunque las facturas electrónicas sean digitales, no dejan de ser facturas y, por lo tanto, deben cumplir con la normativa general, especialmente con la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el reglamento de facturación. Esto significa que deben incluir la misma información que las facturas en papel, como los datos del emisor y del receptor, la descripción de los bienes o servicios, el importe total y los impuestos aplicables.
- La Ley Antifraude de 2021 (Ley 11/2021) también tiene incidencia en la factura electrónica. Esta ley modificó la Ley General Tributaria, introduciendo la obligación de usar un «software antifraude» para garantizar la inalterabilidad, trazabilidad y conservación de las facturas electrónicas. En diciembre de 2023, se aprobó el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla reglamentariamente esta obligación.
- La facturación electrónica en las relaciones con la Administración Pública se rige por un marco legal específico. La Ley 25/2013, junto con su normativa de desarrollo, establece las normas y requisitos que deben cumplir las empresas y autónomos que emitan facturas electrónicas a las Administraciones Públicas.
Tipos de Facturas Electrónicas
La factura electrónica, como toda tecnología, está en constante evolución. El proyecto de reglamento contempla la posibilidad de que surjan nuevos formatos en el futuro, ya sea por su carácter innovador o por su adopción en sectores específicos.
De momento, el reglamento autoriza cuatro formatos:
- Mensaje XML del CEFACT / ONU. Un formato estándar aplicable a toda la industria, según los esquemas XML 16B (SCRDM – CII).
- Mensaje UBL de factura y nota de crédito. Definidos por la norma ISO / IEC 19845:2015.
- Mensaje EDIFACT de factura. Basado en la norma ISO 9735.
- Mensaje Facturae. Versión vigente para la facturación entre empresas y profesionales.
La obligación de la factura electrónica en España
La factura electrónica será obligatoria en España para todos los empresarios y profesionales, incluyendo pymes y autónomos, en sus relaciones entre empresas y profesionales. La fecha exacta de esta obligación aún está pendiente de aprobación.
Una vez aprobado el reglamento, se establecen los siguientes plazos para adaptarse a la nueva normativa:
Un año para empresas con una facturación superior a ocho millones de euros.
Dos años para el resto de las empresas.
Excepcionalmente, algunas empresas ya están obligadas a facturar electrónicamente si aceptan este formato por parte de sus clientes o sus clientes lo solicitan expresamente. Entre estas empresas se encuentran los prestadores de servicios esenciales en áreas como finanzas, telecomunicaciones, agua, gas, electricidad, agencias de viajes o transporte.
En la contratación pública, muchos proveedores, como las sociedades anónimas y limitadas, también están obligados a presentar facturas electrónicas.
Beneficios de la factura electrónica para pymes y autónomos
La factura electrónica ofrece un sinfín de ventajas para las pymes y autónomos. Entre las más relevantes, podemos destacar:
- Digitalización: Agiliza los procesos contables, permite una trazabilidad completa con clientes y proveedores, e incluso facilita el seguimiento digital de los pagos.
- Seguridad: Incorpora mecanismos de autenticación que evitan la suplantación del emisor, aumentando la confianza en el proceso.
- Comodidad: Elimina la necesidad de gestionar documentos en papel, aporta mayor previsibilidad y facilita la gestión documental.
- Reducción de la morosidad: La Agencia Tributaria tendrá acceso a más datos, lo que puede contribuir a una mayor eficiencia en la gestión de cobros.
- Pago por adeudo domiciliado: Simplifica el proceso de pago mediante la inclusión del identificador de cuenta del deudor y el consentimiento de pago.
- Título ejecutivo: Permite convertir la factura en un título ejecutivo, evitando la necesidad de acudir a un juicio declarativo para cobrar la deuda.
Diferencias entre la Ley Crea y Crece
Aunque ambas leyes estén relacionadas, en el tema de las facturas electrónicas van de la mano. Sin embargo, no son iguales. Mira esta tabla para ver las diferencias más importantes:
La implantación de la factura electrónica se acerca, pero aún dispones de tiempo para prepararte. Es importante que elijas un software de facturación electrónica que te asegure el cumplimiento de la normativa de forma fácil y sin complicaciones. De esta manera, podrás realizar la transición sin problemas y continuar con tu actividad sin interrupciones. No pierdas la oportunidad de aprovechar las ventajas que ofrece la factura electrónica y estar listo para el futuro.
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