Escoger el ERP más adecuado para tu empresa suele ser un proceso largo y complicado, sobre todo si se quiere hacer bien.
Cuando uno toma la decisión de implementar un ERP y empieza a buscar posibles ERP y proveedores, se encuentra con decenas de opciones, tanto de ERPs como de proveedores, que dificultan notablemente la elección.
Por eso, queremos que conozcas los 6 aspectos claves que debes considerar cuando estés evaluando diferentes ERP y proveedores. Sobre todo, ten en cuenta que ese binomio ERP-proveedor es indisoluble. De nada te sirve el proveedor más experimentado y con mejores referencias si el ERP no se adapta a tus necesidades y de nada te sirve un ERP que podría adaptarse perfectamente a tus requerimientos sin un proveedor que cuente con la experiencia necesaria para personalizarlo bien.
6 Criterios para evaluar ERPs y proveedores
Experiencia en tu sector
Uno de los criterios más importantes a seguir a la hora de seleccionar proveedores de ERP es que tengan experiencia en la implantación de este software en tu sector.
No existe un ERP exclusivo para cada empresa (excepto si es de desarrollo propio). Sin embargo, cada empresa tiene unas necesidades y requerimientos específicos. Por eso, es importante encontrar proveedores que entiendan tus necesidades y que sean capaces de personalizar el ERP que comercializan para poder cubrirlas.
A la hora de seleccionar posibles proveedores es importante investigar. Descubrir en qué empresas ha realizado implantaciones, especialmente las relacionadas con tu sector, y llamarlas para pedir referencias. Otra opción es asistir a las conferencias de usuarios que suelen organizar los proveedores de ERP para hablar con clientes y pedirles feedback.
Experiencia del equipo de consultores
Los consultores de los proveedores de ERP son los responsables de interpretar las necesidades y requerimientos específicos de la empresa y traducirlos en un ERP escalable y flexible que pueda crecer con tu empresa.
El coste de la personalización para implementaciones pequeñas y medianas puede superar con creces el coste del software solo, por eso es muy importante que el proveedor del ERP disponga de un equipo de consultores experimentados.
Pida referencias de clientes a los que hayan personalizado el ERP para obtener de primera mano un feedback respecto a la experiencia y profesionalidad de este equipo.
Aparte de eso, pregunta, mucho. Todo lo que se te ocurra. Que no te quede ni una sola duda: ¿cuál es el tiempo promedio de implantación para un proyecto como el tuyo?; ¿cuál es el enfoque o metodología para garantizar que tus necesidades estén reflejadas en el diseño del ERP?; ¿puedo administrar el interfaz de usuario?, etc.
Compromiso con la usabilidad
Aprender a usar un ERP e interiorizar su uso es todo un desafío, sobre todo para usuarios que utilizan uno por primera vez. Sin embargo, es crucial. De nada sirve tener el ERP ideal para tu empresa si tus usuarios no lo usan o no lo hacen correctamente.
Por eso, es vital que el proveedor de ERP esté enfocado en mejorar la usabilidad del software y en mejorar la experiencia general del usuario de forma constante.
Para saber cuánto de comprometidos están los proveedores con la usabilidad, solicita ver implementaciones reales y en vivo. Pide también ver al menos las 2 últimas versiones (mejor si son 3) del ERP para comprobar si ha habido avances en la interfaz de usuario y la navegación.
Experiencia en realizar integraciones
Busca proveedores con experiencia en realizar integraciones con sistemas y aplicaciones de terceros.
La integración con los sistemas heredados es el mayor desafío de cualquier implantación. Si ese es tu caso, pide referencias de clientes donde se haya realizado este tipo de integraciones. Descubre en detalle cómo se realizaron y cómo están funcionando desde un punto de vista de precisión y velocidad.
Escalabilidad
Pregunta al proveedor cómo está rastreando la escalabilidad, el rendimiento y la velocidad de la plataforma.
Cualquier proveedor de ERP basado en la nube tendrá disponible esta información de forma inmediata ya que la están usando para administrar los recursos de cada cliente.
En el caso de proveedores de ERP “in situ”, pide ver las comparativas que han hecho donde se muestra la escalabilidad de la aplicación en una variedad de procesadores y servidores.
La escalabilidad puede marcar el éxito o el fracaso del sistema ERP que implantes, por eso es muy importante prestarle atención en la fase de selección de proveedores.
Seguridad y acceso a informes
Es importante analizar exhaustivamente cómo trata cada ERP la seguridad y el acceso a la información. Analiza si permite la asignación de roles y cuántos tipos diferentes, la forma de autenticación de cada uno de los roles y el acceso a la información e informes basados en esos roles.
Estas medidas de seguridad son clave para que la información confidencial no se comparta y para que la información financiera, entre otras, esté a salvo.
Los proveedores que disponen de ERPs avanzados pueden definir los niveles de seguridad y autenticación basados en roles. Además, su modelo de protección de datos se extiende a las herramientas de análisis y reporting.