La gestión de las nóminas es una funcionalidad de vital importancia para cualquier compañía. Por ello, en este artículo exponemos las 10 principales funcionalidades que debe tener un programa de Nóminas.
La correcta confección de las nóminas y los seguros sociales es una tarea clave para cualquier organización, que requiere de la utilización de un software de nóminas fiable, compatible con otros programas de gestión, que facilite la digitalización de la empresa y su utilización en la nube.
En este sentido, la confección de nóminas online facilita una comunicación más abierta, cercana y transparente entre empleado, manager, empresa y asesoría.
Un software que no sea fiable puede ser en principio barato, pero puede acabar siendo muy caro, ya que los errores en las nóminas, en la cumplimentación de los seguros sociales o en la liquidación de las retenciones de los empleados pueden salir muy caros a la empresa.
Además, en un entorno tan dinámico como el actual, en el que la digitalización impregna cada vez más todas la tareas de las empresas, las programas de nóminas deben ser accesibles y minimizar o eliminar tareas rutinarias, para así ganar tiempo para poder dedicarlo a cuidar el activo más valioso de cualquier negocio: las personas.
Para facilitar llevar al día las obligaciones en materia laboral, un software de nóminas online de última generación puede ser una de las mejores inversiones de cualquier empresa que tenga que gestionar las nóminas de sus empleados, pero para ello debe disponer de las siguientes funcionalidades:
Facilitar la gestión de todo el ciclo de vida laboral de los empleados de la empresa
Debe permitir el alta y el envío de datos de afiliación y contratación, el control y seguimiento de las incidencias más habituales (variables salariales, incapacidades temporales, ausencias, etc.) y la realización de todo tipo de cálculos y simulaciones de nóminas y sus costes en pantalla (atrasos, pagas extras, anticipos, etc.), para así poder modificar y ajustar las nóminas directamente.
Conexión con la Seguridad Social y otros organismos oficiales
Se deben poder liquidar telemáticamente los seguros sociales a la Tesorería General de la Seguridad Social a través del Sistema de Liquidación Directa y facilitar la integración con otros aplicaciones de otros organismos oficiales, como contrat@, certific@, la web de la Agencia tributaria, etc.
Actualizado a la legalidad vigente
El cálculo de las nóminas debe estar siempre al día de los cambios legales para cumplir con la normativa laboral, adaptarse a los distintos convenios colectivos y cumplir con las obligaciones fiscales.
Adaptado al Reglamento General de Protección Datos (RGPD)
Debe facilitar el cumplimiento del RGPD facilitando información sobre:
- El derecho de los empleados a acceder a sus datos personales, así como su tiempo de almacenamiento.
- El derecho a eliminar o rectificar datos personales en circunstancias particulares.
Generación de informes y herramientas de analítica
Permitir desglosar los cálculos y ofrecer información detallada de los procesos laborales, así como el seguimiento, análisis e información de los empleados para optimizar las relaciones laborales.
Conectar a la empresa con sus trabajadores
En este sentido, una aplicación que centralice toda la información de interés para los empleados de la empresa en un portal del empleado será de gran utilidad, tanto para la empresa como para sus trabajadores. Además, reducirá el tiempo dedicado a facilitar información (la descarga de sus nóminas o certificados de IRPF, por ejemplo) a los miembros de la plantilla, ya que la tendrán accesible desde el portal e, incluso, desde una app móvil.
Múltiples regímenes de cotización a la Seguridad Social
Además de cumplir con las obligaciones derivadas del Régimen General de la Seguridad Social, un programa de nóminas debe permitir el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales de otros regímenes como el agrario, el de artistas y el del mar.
Gestión abierta
Debe permitir trabajar además de con varios ejercicios y empresas, con diferentes centros de cotización y convenios, así como facilitar la gestión analítica, permitiendo la distribución de costes de los diferentes centros de trabajo, zonas geográficas y áreas de la empresa.
Conexión directa con el correo electrónico
Es necesario que facilite el envío por correo electrónico de la nómina y todo tipo de informes.
Integrada y compatible
La integración con otras aplicaciones de gestión administrativa y contable facilitará la gestión integral de la organización. Además, debe de poder enlazar con las aplicaciones ofimáticas de uso más común, facilitar la descarga de convenios colectivos y ser compatible con soluciones de control de presencia, algo cada vez más importante, ya que el Gobierno pretende que todos los empleados registren su horario de trabajo.
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Fuente: Sage (www.sage.es)