En los últimos años se ha generalizado la externalización de los sistemas informáticos en las empresas independientemente de su tamaño. Los objetivos principales que se buscan son:
- Reducción de costes a la vez que se obtiene mayor flexibilidad
- Personal más especializado para mantener sistemas cada vez más complejos.
- Las empresas prefieren centrar sus esfuerzos en la actividad de su negocio.
Los 10 Factores Claves para el éxito de este Servicio son:
- Definir de forma clara qué áreas del sistema informático se quieren externalizar y cuáles son los niveles de servicio que esperamos del proveedor.
- Asignar un responsable técnico del servicio que se responsabilice del sistema del cliente. A medio plazo, irá conociendo las necesidades del cliente y podrá recomendarles las soluciones tecnológicas que mejor se adaptan a su negocio.
- Establecer un procedimiento que permita escalar las incidencias que surjan a los usuarios.
- Documentar correctamente el sistema informático para que el soporte se pueda realizar de forma óptima.
- El proveedor del servicio deberá reportar las tareas realizadas al cliente enviando informes periódicos o facilitando el acceso remoto a su sistema de gestión (CRM).
- Mantener reuniones anuales de seguimiento que permitan mejorar la calidad del servicio y planificar las renovaciones del sistema.
- Definir un calendario de visitas preventivas que permitan resolver problemas antes de que afecten a los usuarios o generen pérdidas de información.
- Utilizar herramientas de gestión remota que permitan monitorizar el sistema y dar soporte a los usuarios sin perder tiempo en desplazamientos.
- Elegir un proveedor que tenga una estructura adecuada al tamaño de la empresa que contrata el servicio.
- Firmar un acuerdo de confidencialidad adaptado a la LOPD.