Escoger el ERP más adecuado para tu empresa, no es algo que puedas decidir en un día. Cuando uno toma la decisión de implementar un ERP y empieza a buscar posibles ERP y proveedores, se topa de bruces con la realidad: decenas de opciones que dificultan notablemente la elección.
Por eso, queremos que conozcas las 5 preguntas que debes hacerte antes de comenzar el proceso de búsqueda. Te ayudarán enormemente a acortar tu proceso de selección.
¿Necesitas un ERP basado en proyectos o en productos?
Solemos encontrar 2 tipos de ERP. Uno es el que satisface principalmente las necesidades de proveedores de servicio (proyectos); otro es el que se centra básicamente en las necesidades de las empresas manufactureras.
Esto es lo habitual, pero hay soluciones ERP, como Sage X3, que se ajustan a las necesidades de ambos ya que disponen de dos módulos específicos, normalmente a escoger uno de ellos, uno de “Fabricación” y otro de “Proyectos”.
Centra tu investigación en los ERP enfocados al perfil de tu empresa (fabricación o servicios) y descarta a los demás.
¿Prefieres un ERP en la nube o instalado en tus servidores?
La mayoría de las empresas suelen tener claro si prefieren una instalación in situ o prefieren una solución en la nube.
Un ERP instalado en tus propios servidores supone un proceso de instalación significativo, además de que implica actualizaciones continuas y tareas a realizar que hay que considerar. Por contra, eres el dueño total del ERP y no hay ninguna duda acerca de dónde están todos tus datos.
Por el contrario, un ERP en la nube no requiere implementación, pero los datos no están en tu propio data center. Aun así, tienes acceso a la última versión del ERP sin tener que parar tu actividad para actualizarlo. Además, los proveedores de softwares ERP basados en la nube normalmente incluyen back ups y servicios de recuperación de datos ante desastre, evitando así cargar de más trabajo a tu ya de por sí cargado departamento de TI.
Una vez hayas determinado qué ERP es mejor en tu caso, teniendo en cuenta para ello la infraestructura de IT que necesitas y el presupuesto con el que cuentas, la comparación de los diferentes ERP será mucho más rápida y sencilla.
¿Qué le pides a un proveedor de ERP?
Ahora que ya has descartado una parte de las soluciones ERP que hay en el mercado, es hora de afinar la búsqueda un poco.
Lo normal es que el ERP que implantes lo utilices durante los próximos años, por lo que la relación que tengas con el proveedor del mismo es fundamental.
Primero de todo, valora qué softwares ERP son compatibles con tus actuales sistemas. En la era de los datos, es importante contar con un ERP que se integre perfectamente con otros sistemas back-end.
También es importante valorar el enfoque que los proveedores han adoptado acerca de las últimas tecnologías como el acceso móvil o el análisis de datos. Asegúrate de que apuestas por un proveedor con visión de futuro. Es la mejor forma de asegurarte que el ERP tendrá un ciclo de vida largo, lo que significa un mayor retorno de la inversión a largo plazo.
Asimismo, contar con un proveedor con experiencia en tu propia industria es un plus a tener en cuenta.
Igualmente, es conveniente considerar si el proveedor proporciona su propio servicio de soporte al cliente o si lo subcontrata. Muchas empresas crean un fuerte vínculo con sus proveedores durante el proceso de selección e implementación, para luego descubrir que el servicio de soporte está externalizado, debilitando esos lazos ya creados.
Por último, como en cualquier comparativa de proveedores, es importante conocer el bagaje de cada uno porque una cosa es sentir cierta simpatía por un proveedor y otra distinta es confiar tus funciones de negocio a su ERP sólo por el feeling.
¿Necesitas personalizar el ERP?
La personalización del ERP permite a tu empresa conseguir exactamente las características y funcionalidades que deseas por algo más de dinero. Sin embargo, tiene una cara B: es mucho más difícil y caro actualizar el software.
En ocasiones, merece la pena sacrificar algunas opciones a cambio de contar con un ERP que puedas mantener actualizando y relevante mucho más tiempo. Si puedes hacerlo, ganarás en flexibilidad a la hora de elegir proveedores y ERP. Asimismo, el coste de implementación y de mantenimiento del ERP será menor.
¿Cuál es el TCO y el ROI?
El coste total de propiedad (Total Cost of OwnerShip o TCO) es el coste total de proveer y mantener una solución informática. Permite conocer los costes directos e indirectos, así como los beneficios de la inversión.
Es un modelo que ayuda a las empresas a conocer los costes en los que se incurre, estén presupuestados o no, por tener y utilizar un componente de la infraestructura informática a lo largo de su ciclo de vida.
Por otro lado, el retorno sobre la inversión (Return of investment o ROI) es el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un período de tiempo.
Esto implica que a mayor ciclo de vida del ERP, menor será el TCO y mayor será el ROI. Por eso es importante comparar soluciones ERP escalables, flexibles y en línea con los avances tecnológicos que tu empresa va a implementar en los próximos años.
En otras palabras, es importante asegurarse de que el ERP no sólo satisface las necesidades actuales de tu empresa sino también las futuras.
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