Si bien es cierto que los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales han estado asociados desde un principio a las grandes compañías, hoy en día, este servicio ya está al alcance de las pymes. La realidad del tejido empresarial se ha impuesto, pues según el último número de «Perspectivas del Sistema Financiero», el 99% de las empresas españolas son pymes.
El ERP es un sistema de gestión de información que integra y automatiza muchas de las prácticas de los negocios asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Es decir, es una forma de utilizar la información a través de toda la organización en sectores claves como las compras, el inventario, la cadena de suministros, el control financiero, los recursos humanos, la distribución, las ventas, el marketing y la administración de relaciones con clientes.
Pese a las facilidades que puede ofrecer este software, son muchas las pymes que no consideran trabajar con ERP. El miedo a lo desconocido se convierte en una carrera de obstáculos: dudas sobre el costo de la solución y la infraestructura tecnológica y la formación de los empleados. Por estos motivos, vamos a arrojar luz sobre por qué es una buena opción adquirir un ERP.
1. Gran oferta de alternativas económicas viables
En el mundo ERP, existen tres alternativas adecuadas para la PYME. La primera corresponde a la multitud de ERP empaquetados que se ofrecen de forma específica, según el sector de actividad de la empresa. Al respecto, existen ofertas no demasiado caras que cubren todos los procesos de negocio de la PYME y que cuentan con un margen para adaptar procesos específicos de fácil implantación, si el proveedor de ERP está consolidado en el mercado.
Como segunda opción se encuentran las soluciones ERP basadas en ASP, y, por lo tanto, en servicios de aplicación a través de internet. Su atractivo reside en que todos los datos y aplicaciones residen en el proveedor de servicios, de modo que sólo se necesita tener un equipo conectado a internet.
La tercera y última alternativa son los proyectos ERP basados en software libre. Su mayor ventaja salta a la vista: el coste de la adquisición de la solución. Además, se tiene el acceso total al código fuente del proyecto y una libertad absoluta de personalización. Eso sí, esta aplicación requiere personal altamente cualificado
2. Integración de la información
La razón de ser del ERP es disponer de una información de calidad clasificada y de acceso en tiempo real. Para ello, es necesario que toda la información esté integrada. Sobre todo la integración entre elback-office y el front-office, es decir, el apoyo mutuo entre las fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las áreas de compras, administración, distribución y monitoreo de recursos. Una relación de fuerzas más que fructífera.
3 y 4. Reducir la incertidumbre sobre la veracidad de la información y mejorar la comunicación interdepartamental
El ERP permite que las distintas áreas de una PYME trabajen con la misma información, por lo que se reduce la existencia de datos obsoletos y su repercusión en la toma de decisiones. Además al trabajar con una información integrada, se ahorrarán los costes en tiempo para propagar la información a toda la sociedad empresarial.
5. Aumentar la productividad
El estandarizar los procesos produce una mejora sensible de control de compras, ventas y pedidos, por ejemplo, logrando reducir los ciclos financieros y el tiempo de otro tipo de operaciones.
6. Mejora en la toma de decisiones
Los apartados con los que cuenta el ERP permiten obtener una visión global de la empresa. Aspecto fundamental para analizar hasta el más mínimo detalle y elegir la mejor alternativa.
7. Competitividad
La PYME, hoy en día, necesita realizar optimizaciones continuas de sus costes así como actualizar sus márgenes de beneficio respeto a la competencia. Un buen ERP, permite a la empresa tener un control al detalle de estos aspectos y le ofrece la capacidad de analizar estos datos en tiempo real para acelerar la toma de decisiones y mostrarse como una empresa competitiva y atractiva para los clientes.
8. Mejora de cara al cliente
Un ERP acelera enormemente las relaciones con el cliente, gestionando todo el flujo informativo y todos los procesos que tienen que ver con el cliente, pues reduce el tiempo de respuesta al mismo. Además, facilita la comunicación de manera clara y breve sobre los nuevos servicios o productos.
9. Reducción de inventarios
Cuando se dispone de toda la información integrada y de un completo histórico de las operaciones de la empresa, se pueden ajustar las existencias de inventario, lo que conseguirá gestionar de forma más eficiente los recursos económicos de la PYME.
10. Escalabilidad y control de crecimiento
La escalabilidad y flexibilidad es un aspecto fundamental del software ERP, incluyendo el hecho de que sea modular, ya que le garantizará una capacidad de adaptación al cambio. El ERP le permitirá a la empresa controlar de manera fiable y segura su crecimiento.
Como se puede observar no son pocas las razones para implantar un ERP. Aelis acerca esta realidad con los softwares Sage 100 y Sage Murano