8 razones por las que no puedes confiar en las hojas de cálculo para hacer previsiones
Excel es una herramienta muy útil. Es muy práctica para un amplio abanico de usos, desde elaborar presupuestos hasta crear listas. Sin embargo, independientemente de la habilidad que tengas o lo creativo que seas con esta herramienta, Excel tiene límites.
No puedes gestionar una organización de ventas utilizando Excel o su aplicación asociada Outlook ya que estarás pagando un alto precio en términos de pérdida de tiempo, acceso limitado a la información y, a la larga, pérdida de ventas.
Te damos ochos razones por las que no puedes confiar solamente en las hojas de cálculo:
1. Necesitas mejores previsiones
Las previsiones creadas a partir de hojas de cálculo son débiles puesto que no proporcionan cierta información, como:
- El número de contactos, presentaciones o presupuestos que se necesitan para generar un objetivo de venta.
- El volumen de preventas y el progreso respecto de los pedidos esperados.
- El número de clientes que hizo pedidos durante el último período o durante el mismo período del año anterior.
2. No puedes trabajar con información no actualizada
Una hoja de cálculo solo proporciona una imagen de un momento puntual y enseguida queda obsoleta, a menos que se actualice regularmente. Por ejemplo, las previsiones para el próximo trimestre no siempre se actualizan cuando se reprograma una venta potencial que está a punto de cerrarse. Esto se agrava cuando los equipos de venta y de gestión utilizan diferentes versiones de la hoja de cálculo.
3. Tienes que basarte en la realidad
Los comerciales son personas optimistas por naturaleza. Sin embargo, una herramienta de gestión de ventas equilibra el optimismo con la realidad, prepara para ventas corrientes y valoraciones de oportunidades así como fechas límite, lo que asegura un trabajo realizado más objetivo y el progreso en relación con cada cliente u oportunidad.
4. Quieres saber qué hacer a continuación
Las hojas de cálculo no desencadenan las acciones de una agenda cuando se asigna una acción a un cliente o a una oportunidad. Y no proporcionan un registro de acciones, e-mails ni reuniones asociadas, etc.
5. Quieres estar protegido
Las hojas de cálculo tienen poca utilidad si el jefe de ventas o un representante de ventas dejan la empresa. Debido al alto nivel de renovación del personal comercial, es crucial que toda la información sobre clientes, contactos y oportunidades se almacene en un repositorio central de manera que no desaparezca cuando un representante de ventas se marche.
6. Necesitas parámetros para monitorizar el progreso
Una hoja de cálculo apenas podrá proporcionar a un jefe de ventas los parámetros que necesita para crear y supervisar previsiones sólidas de ventas. Estos parámetros incluyen la proporción de contactos respecto de las ventas, la tasa de éxito de las propuestas y los presupuestos.
7. No estarás preparado para cualquier contratiempo
Los jefes de venta que dependen de hojas de cálculo corren el riesgo de verse sorprendidos o abrumados por cosas como un contratiempo en un objetivo.
8. El tiempo es oro
Los jefes que monitorizan las ventas con hojas de cálculo pierden un valioso tiempo de trabajo. Continúan dedicando tiempo a preparar informes y presentaciones así como a recoger la información necesaria para sus informes.
Un CRM es una herramienta que puede ayudar a evitar verse sorprendido por un contratiempo en las ventas. Con una herramienta efectiva, los jefes pueden consultar tanta o tan poca información sobre clientes, campañas y oportunidades como necesiten antes de cualquier reunión.
Con una herramienta de CRM, no necesitarás un comercial que te cuente lo que está pasando.
A continuación…
En el siguiente capítulo te explicamos cómo el uso de una herramienta de CRM puede ayudarte a dirigir tus prioridades y desafíos de ventas y puede reducir las frustraciones del comercial.
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