Tras meses de investigación y recogida y análisis de información, llega el primer momento de la verdad en el proceso de selección de un ERP: las demos.
Ya tienes seleccionados los ERPs y los proveedores que, a priori, encajan con lo que estás buscando y es hora de que cada uno te demuestre “in situ” si son un firme candidato para llevar a cabo la implantación del ERP.
Y, una de las mejores formas de demostrarlo es con una demo de producto, durante la cual podrás ver el ERP en cuestión, además de hacer preguntas que te ayuden a valorar correctamente a cada uno de los candidatos.
¿Y cuáles son esas preguntas que hay que hacer en las demos de ERPs? Todas las que consideres oportunas pero, sobre todo, haz estas 9.
Lo que tienes que preguntar en las demos
1. ¿Incluye algún flujo de trabajo específico de mi industria?
Uno de los criterios más importantes a la hora de valorar cualquier proveedor de ERP es si tiene experiencia en tu industria, si realmente conoce tus necesidades y particularidades. Pide referencias de clientes de tu misma industria o de otras análogas que actualmente estén utilizando el ERP para cubrir sus necesidades de gestión.
2. ¿Qué informes avanzados proporciona?
Los mejores ERPs, como Sage 50c, proporcionan un conjunto de datos consolidados a partir de los cuales se pueda extraer información precisa en tiempo real. Además, proveen de una visión general y analítica de todos los valores de tu empresa para una toma de decisiones más acertada.
Asegúrate de que el ERP satisface las necesidades de información y de análisis de cada una de las operaciones de tu negocio: ventas, compras, almacenes, fabricación, contabilidad, etc.
3. Fabricación: ¿para qué puede utilizar el ERP?
Está claro que si no te dedicas a fabricar, esta pregunta no tiene sentido, pero si lo haces, es una pregunta muy relevante.
Un ERP ayuda en muchas de las tareas de fabricación, pero no todos cubren las mismas necesidades. Comprueba si entre las funcionalidades del ERP están la gestión de las listas de materiales, recetas o fórmulas, gestión del inventario, planificación de la producción, cálculo de costes, gestión de la calidad o cualquier otra funcionalidad que tu empresa necesite.
4. Equipo comercial: ¿qué tipo de informes va a proporcionarles?
El departamento comercial es uno de los departamentos clave en cualquier empresa. Sin ventas, no hay empresa. Así de simple.
El ERP debe generar informes que permitan al equipo de ventas saber, por ejemplo, los pedidos enviados, los que van con retraso o los que acaban de salir de producción. De esta manera, podrán atender mejor a los clientes, además de vender más.
En ERP avanzados, el responsable comercial puede ver que programas de precios y/o descuentos funcionan mejor, así como colaborar con el departamento de marketing en el diseño de nuevas estrategias de ventas.
En conclusión, un buen ERP tiene que facilitar al departamento comercial información que le permita identificar más y mejores oportunidades de venta a un menor coste, así como proporcionar un mejor servicio al cliente.
5. ¿Integra datos de múltiples departamentos?
La combinación de información de diferentes áreas de negocio te permite ser más eficiente gracias al análisis de diferentes factores.
Por ejemplo, puedes saber el impacto que tuvo la última campaña de marketing en las ventas y si hubo suficiente stock para satisfacer el incremento de la demanda. Informaciones como esta, te permiten realizar previsiones más precisas y establecer los protocolos necesarios para soportarlas.
6. ¿Es usable?
Qué mejor momento para comprobar la usabilidad (facilidad de uso) de un software que en una demo.
Aprender a usar un ERP e interiorizar su uso es todo un reto, sobre todo para usuarios que utilizan uno por primera vez. Sin embargo, es vital. De nada sirve tener el mejor ERP del mundo si tus usuarios no lo usan o no lo hacen correctamente.
7. ¿Se integra con mis otras aplicaciones?
Es posible que ya estés usando otros sistemas y aplicaciones en la gestión de tu empresa, por lo que es clave preguntar por la posibilidad de integrarlas con el ERP, en caso de que sea necesario.
También es importante solicitar al proveedor referencias de integraciones similares. Descubre en detalle cómo se realizaron y cómo están funcionando desde un punto de vista de precisión y velocidad.
8. ¿Qué medidas de seguridad tiene el ERP?
Es importante conocer cómo trata cada ERP la seguridad y el acceso a la información: si permite la asignación de roles y cuántos tipos diferentes, la forma de autenticación de cada uno de los roles y el acceso a la información e informes basados en esos roles.
Estas medidas de seguridad son clave para que la información confidencial no se comparta y esté a salvo.
Los ERPs más avanzados pueden definir los niveles de seguridad y autenticación basados en roles. Además, su modelo de protección de datos incluye las herramientas de análisis y de reporting.
9. ¿Crecerá con mi negocio?
Si estás invirtiendo en un ERP, obviamente no querrás que se quede obsoleto en 1 año. Ten en mente al menos 10 años. Por eso, es fundamental que sea escalable.
Descubre cuáles son las limitaciones del ERP en cuanto a escalabilidad y a su capacidad para generar informes para que puedas tomar una decisión acertada sobre su conveniencia.
Y hasta aquí las 9 preguntas que, al menos, debes hacer en cualquier demo de ERP. Hacerlas, te permitirá obtener información lo suficientemente valiosa y útil para afrontar con éxito el siguiente paso: elegir el ERP que vas a implementar.
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