Mejorar la productividad va muy ligado a optimizar las reuniones de trabajo. Todos sabemos que, cuando se alargan en extremo, se convierten en verdaderas ladronas de tiempo. Te damos diez pautas que pueden ayudarte a evitarlo.
Echa un vistazo a tu agenda. ¿Está llena de reuniones con clientes, proveedores, colaboradores o miembros de tu equipo de trabajo? Las reuniones son necesarias y muchas veces cruciales para la toma de decisiones, pero también se puede pecar de encuentros a veces innecesarios, que se alargan demasiado, que no interesan a todos los presentes o, por el contrario, que carecen de algunas personas necesarias para abordar el tema o para terminar de centrar los objetivos. Estos son algunos trucos para organizar reuniones mucho más productivas.
Clave 1: ¿Es necesaria?
Puede parecer una pregunta obvia, pero a tenor de lo que sucede no lo es. Asegúrate de que la reunión es imprescindible antes de convocarla.
Clave 2: ¿Quiénes estarán presentes?
La siguiente pregunta es a quiénes es necesario invitar, sin dejarse a nadie en el tintero ni convocar a quienes no hacen falta. Si alguno de ellos no puede asistir, plantea posponerla, reorganizar a los convocados o cancelarla. De lo contrario, puede que termines teniendo dos reuniones en lugar de una.
Clave 3: Asigna responsable
Será el encargado de convocar la reunión; organizar la agenda y el orden del día; enviar la documentación previa y posterior con el resumen final, y coordinarla.
Clave 4: Crea una agenda visible y compartida
Es fundamental que todos los asistentes cuenten con una agenda en los días previos, compartida por todo el equipo. De esta forma, podrán realizar un trabajo previo, preparando posibles soluciones, cuestiones, estrategias, etc., y organizar sus tareas y propuestas. El tiempo de todos es igual de importante.
Clave 5: Fija temas concretos
La concreción de los temas y ceñirnos a ellos es una de las claves para optimizar las reuniones. Lo ideal es fijar pocos temas, dos o tres, en lugar de querer abarcar múltiples aspectos. Al inicio de la reunión se hará un breve repaso de control de reuniones anteriores (si es el caso) y del orden del día, evitando desviarse o incluso estableciendo de antemano un tiempo concreto para otros temas que puedan surgir fuera de la agenda.
Clave 6: Optimiza el tiempo
Parece muy obvio tener que recordar la puntualidad de todos los asistentes, tanto en el inicio de la reunión como en su finalización (así no interferiremos en el resto del día de nadie). ¿Habéis terminado antes de lo previsto? Pues que no se hable más, la reunión ha finalizado.
Clave 7: Prepara la logística
Seguro que te ha sucedido que la videoconferencia o el proyector no funcionan o que no han traído el café o el agua. Antes de comenzar, es necesario chequear todo para evitar perder el tiempo con estos contratiempos.
Clave 8: Incentiva a participar
Todos deberíamos formar parte activa de una reunión, teniendo la libertad y confianza para exponer libremente nuestras ideas. Si alguien no lo hace, pregúntale y motívale para que se exprese. La participación alta crea un ambiente mucho más dinámico y hace la reunión más productiva.
Clave 9: Tomad decisiones
El tiempo vale oro y aquellas reuniones que aprovechan el tiempo son las que permiten tomar decisiones o centrar bien los objetivos. Por el contrario, muchas veces ganan las conjeturas y divagaciones.
Clave 10: Conclusiones y seguimiento
La reunión óptima es la que termina con unas conclusiones claras de lo acordado y del papel o tarea posterior de cada uno. Habrá que establecer acciones, plazos y responsables. Igual de importante es que se haga un seguimiento posterior, por correo electrónico por ejemplo, donde se haga un repaso de la reunión y de las ideas principales y se establezca una hoja ruta para el futuro.
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