Addon de Importación y Exportación de Asientos de Sage 50

[dt_gap height=»20″ /]En esta presentación mostraremos cómo realizar una incorporación de asientos desde un fichero externo o una exportación de asientos con destino a otro programa a través del Addon de Importación y Exportación de Asientos ya incluido en Sage 50.[dt_gap height=»20″ /]

[dt_gap height=»40″ /]FICHERO

[dt_gap height=»10″ /]En primer lugar, el formato que va a utilizar el programa es el formato llamado xdiario, xcuentas o xsubcuentas que utilizaba el programa ContaPlus. Por lo tanto esta importación o exportación nos servirá para ficheros que provengan o bien de un ContaPlus, de otros Sage 50 o de programas que generen este tipo de ficheros.

[dt_gap height=»10″ /]Este fichero es bastante estándar, y la información de su composición es accesible en internet.

[dt_gap height=»40″ /]PASOS PREVIOS A LA IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN

[dt_gap height=»10″ /]Antes de realizar el proceso de importación o exportación de asientos, revisaremos la configuración de ciertas cuentas contables que puedan tener implicación en el proceso.

[dt_gap height=»30″ /]Revisar cuentas contables

[dt_gap height=»10″ /]Debemos comprobar que tengamos bien configuradas las cuentas contables. Para ello iremos a: Archivos/Plan contable/Cuentas:[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»20″ /]Para revisar las cuentas que utilizaremos en la exportación e importación: nos situamos sobre la cuenta (en nuestro caso sobre la cuenta de 47700019 de IVA)/Editar/Add-ons/ Imp./Exp. De asientos / IVA/IRPF /Tipo de IVA: Seleccionaremos el tipo de IVA que corresponda (en nuestro caso un IVA Devengado en Régimen General, ya que es un tipo del tipo de 21%)/Aceptar

[dt_gap height=»10″ /]NOTA: Si correspondiera a una cuenta de recargo de equivalencia deberíamos señalárselo aquí también.

[dt_gap height=»10″ /]Se deberán revisar todas las cuentas contables que se vayan a importar o exportar.

[dt_gap height=»30″ /]Revisar el Tipo de IVA de las cuentas contable de IVA

[dt_gap height=»10″ /]Si vamos a importar/exportar asientos de facturas tendremos que comprobar si las cuentas de IVA tienen asociado su tipo de IVA correspondiente a través de: Archivos/Tipos de IVA/Seleccionar el tipo de IVA.

[dt_gap height=»10″ /]Esto es importante para cuando creemos los asientos a partir de una importación de ficheros de facturas, ya que no solo nos va a crear el asiento, si no que también nos creará el registro de IVA de forma que podremos hacer liquidaciones de IVA dentro del programa.

[dt_gap height=»10″ /]En nuestro ejemplo, comprobaremos que para el tipo de IVA: 03 IVA 21% (5,2 %) está recogida la cuenta 47700019 incluida en el archivo que vamos a importar para que pueda crear los registros de IVA.[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»50″ /]IMPORTACIÓN DE ASIENTOS

[dt_gap height=»10″ /]Una vez ya configuradas las cuentas contables, ya podremos realizar la importación. Para ello seleccionaremos: el módulo de Importación/Exportación de asientos/Archivos/Importación de Asientos/ y revisaremos:

[dt_gap height=»40″ /]Inicio del proceso[dt_gap height=»10″ /]

• Mantenimiento de divisas: Debemos tener bien indicado el Campo ISO en cada una de las divisas que tengamos creadas en Sage 50 para importar asientos en multidivisa.

En nuestro Caso Código ISO: EUR[dt_gap height=»10″ /]

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• Mantenimiento de nivel 3: Deben estar marcadas correctamente la opción de CIF y ficha del cliente o proveedor para el tratamiento de cuentas contables suyas.

En nuestro ejemplo, para la cuenta 400 de proveedores vemos que está marcado CIF y ficha de proveedor. Así cuando utilicemos la cuenta a partir de una importación no solo nos creará el mantenimiento de la cuenta, sino también el de proveedores. Lo mismo ocurrirá con las cuentas de clientes 430.[dt_gap height=»10″ /]

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• Definición de cuentas estándar: Revisar las cuentas de IVA y retenciones repercutidas y soportadas están bien definidas en el mantenimiento de cuentas contables estándar.[dt_gap height=»10″ /]
• Por último, a modo informativo nos informa que siempre podremos borrar la última importación en el caso de que nos hayamos equivocado o queramos eliminarla.

[dt_gap height=»40″ /]Selección de ficheros

[dt_gap height=»10″ /]Nos muestra las opciones de importación de ficheros que tiene el programa:[dt_gap height=»10″ /]

• Cuentas[dt_gap height=»10″ /]
• Asientos[dt_gap height=»10″ /]
• Observaciones

[dt_gap height=»10″ /]En todas ellas, cuando la seleccionamos ya nos sugiere la ruta de la última importación que hemos hecho. Esto nos servirá si tenemos que hacer importaciones repetitivas y queremos dirigir el fichero siempre al mismo lugar.[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»40″ /]Configuración asientos

[dt_gap height=»10″ /]Marcaremos las siguientes opciones según nos convenga:[dt_gap height=»10″ /]

• Crear previsiones a partir de asientos de facturas de compra y venta usando la configuración de proveedores y clientes: Si nosotros solamente vamos a importar facturas y vamos a hacer los cobros y pagos utilizando las utilidades desde Sage 50, esta sería una opción útil porque nos va a crear las previsiones, podremos hacer remesas, sacarnos listados de autocartera y utilizar todas las opciones del programa. Si en el fichero tenemos tanto facturas como asientos de cobro o pago en el caso de facturas de compra no necesitaríamos marcar esta opción porque ya la factura nos aparecería cobrada o pagada y no necesitaríamos sacar los listados de previsiones ni siquiera que exista la previsión.[dt_gap height=»10″ /]
• Importar asientos con fecha posterior a la fecha final del ejercicio: Si marcamos esta opción también nos importaría los asientos que tuviéramos en el fichero con fechas posteriores a esta fecha al fin de ejercicio.[dt_gap height=»10″ /]
• Asientos de divisa: Elegiríamos la divisa para asientos que no tengan informada divisa ni tampoco su cuenta asociada.[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»20″ /]Daríamos a Siguiente y a Empezar la Importación de datos según todos los ficheros seleccionados.[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»20″ /]Si vamos a consultar el asiento volveremos al: Módulo de contabilidad/Asientos/Entrada de asientos/seleccionamos el asiento (En nuestro caso nos vamos al único asiento importado 11 y ya vermos que el asiento se ha importado correctamente con sus cuentas y con el registro de IVA asociado a la cuenta 47700019)[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»20″ /]Por último, podremos revisar todas las importaciones de asientos que hemos realizado a través del: Módulo de Importación y Exportación de asientos/Listado de registro de importaciones de asientos. Si queremos borrar alguna de ellas tendríamos que: seleccionar la importación que queremos borrar y darle al botón de borrar asientos importados.[dt_gap height=»10″ /] 

[dt_gap height=»50″ /]EXPORTACIÓN DE ASIENTOS

[dt_gap height=»10″ /]Para realizar la exportación de asientos, igualmente iremos al: Módulo de Importación y Exportación de asientos/Archivos/Exportación de asientos/Elegiremos que asientos queremos exportar (ya sea por fecha, número de asiento o bien todos los asientos que no hayamos traspasados anteriormente)

[dt_gap height=»10″ /]Entonces el programa nos va a mostrar seleccionados todos los asientos a exportar. Si hay alguno que por alguna razón no queremos importar podremos desmarcarles.

[dt_gap height=»10″ /]Para continuar daremos a Exportación de asientos donde el programa nos mostrará una serie de consideraciones y de ruta de la exportación.[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»20″ /]Una vez leído todo, daremos a Aceptar, y entonces nos indicará que se nos ha generado los ficheros de Diario (aparecen los asientos) y Subcuentas (aparecen las cuentas contables) en la ruta de exportación indicada.[dt_gap height=»10″ /]

[dt_gap height=»20″ /]Por lo que, si queremos comprobar la exportación, nos iremos a: Listados/Registro de exportación de asientos y veremos las exportaciones que hemos ido haciendo a lo largo de las fechas que hemos seleccionado con los números de asientos incluidos en esta exportación:[dt_gap height=»10″ /]

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¿Te has perdido algún paso?

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Te mostramos un VIDEO en el que nuestro compañero consultor te lo explica con todo detalle:

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