No todos los profesionales que integran una pyme son conscientes del papel tan determinante que tiene un responsable financiero. Por este motivo, el departamento financiero suele recibir con retrasos y a última hora toda la facturación a clientes, costes y gastos, albaranes, justificantes de pago, etc.
Es primordial asentar en la empresa una política en donde se perciba el papel de los CFOs como imprescindible y determinante para la toma de decisiones.
Para que esta premisa se convierta en un valor de la organización, se puede:
Definir un protocolo de actuación
Establecer un protocolo que refleje la forma y plazos en la que debe entregarse cada aspecto financiero.
Determinar por escrito cada cuánto tiempo debe entregarse la documentación y de qué forma beneficiará a todos: por un lado el CFO podrá llevar una previsión de tesorería semanal y, por otro, los trabajadores no acumularán papeles arriesgándose a perderlo.
Comunicarlo y verificarlo
Ponerlo en común con los responsables de cada área para entender sus dificultades y facilitar el nuevo proceso de entrega.
Recordar lo acordado
Emitir recordatorios, vía correo o de palabra en la propia oficina, para crear consciencia y favorecer la nueva dinámica de trabajo.
Utilizar las herramientas adecuadas de facturación y comunicación
Utilizar plataformas que faciliten la transmisión de esa información. Hoy en día, con la nube o cloud computing, todos pueden acceder a los datos desde cualquier lado, por lo que no tendrás problemas para que el intercambio de datos sea algo ágil y sencillo.
Una vez que todos los integrantes se habitúen a esta nueva forma de entrega, se podrá dar un paso más exigiendo las previsiones de gastos de cada departamento, sus ingresos, etc. en el tiempo pactado.
En definitiva, cuantos más datos de calidad, mejor. Si faltan datos financieros o son inadecuados los que se utilizan, será difícil detectar los problemas a tiempo y en consecuencia no se podrán aplicar las medidas
correctoras necesarias.
Para ello, probablemente habrá que realizar algunos cambios en la compañía, empezando por la forma de entregar todo este “papeleo”. En estos casos conviene contar con soluciones de gestión de negocio como Sage 200 con la que lograrás una óptima conexión entre todos los departamentos.
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