Disponer de distintos programas para gestionar todas las actividades de una empresa es un hecho que ocurre más habitualmente de lo que pensamos.
Esto sucede porque a medida que una empresa empieza a crecer, va implementando las soluciones que necesita. Pero llegado el momento, si miramos el conjunto, nos daremos cuenta de que se tratan de simples «parches» para ir dando respuesta a situaciones concretas en cada momento y que dichos «parches» no tienen nada que ver unos con otros. Es por esto por lo que la información que tenemos está descentralizada y el resultado es que sacar informes o hacer análisis resulta muy difícil y algunas veces hasta imposible.
Te voy a poner tres ejemplos muy claros de esto que te cuento:
GESTIÓN Y FABRICACIÓN/PROYECTOS
Piensa por ejemplo en qué pasa cuando NO tienes integrada la Gestión y la Fabricación o los Proyectos.
En estos casos te encontrarás:
- Falta de trazabilidad entre ambos sistemas, por ejemplo, desde el módulo de fabricación no podrás consultar el stock, entre otras cuestiones.
- Mala toma de decisiones a la hora de generar previsiones de compra y/o fabricación, ya que ambos sistemas se afectan entre sí. Por ejemplo, nuestras necesidades de fabricación podrían llegar a tener en cuenta los pedidos que nos realizan nuestros clientes, stocks mínimos y máximos establecidos, etc. si ambos sistemas estuvieran integrados. Pero al no estarlo, las previsiones que hagamos nos llevarían mucho esfuerzo y tiempo y podrían ser erróneas.
- Tareas manuales. Como, por ejemplo, en la introducción de órdenes de fabricación, ya que al no estar integrados ambos sistemas, tendremos que generar de forma manual dichas órdenes en base a los criterios establecidos por el usuario. Con respecto a la gestión de proyectos, la falta de integración también nos puede llevar a tareas manuales como, por ejemplo, la facturación por hitos, ya que dichas facturas se deberán introducir manualmente en el módulo de gestión comercial.
- Duplicidad de trabajos manuales, por ejemplo, en la creación de productos y escandallos de fabricación en ambos sistemas, lo que nos puede llevar a errores en referencias, precios, etc.
- Falta de visión global de nuestro stock ya que no podremos realizar la consulta del stock teniendo en cuenta las unidades disponibles, las unidades pedidas, unidades en fabricación, etc. e incluso la valoración del mismo, por ejemplo, el valor de nuestro stock con todos los costes asociados.
- Falta de visión global de los proyectos. La estructura de cada proyecto deberá realizarse de forma manual, pero además, los distintos proyectos pueden incurrir en diversos costes que deberán introducirse de forma manual, lo que puede implicar errores y pérdida de una visión completa de lo que sucede.
Sin embargo, son muchos los beneficios que nos encontramos al SÍ tener integrada la Gestión y la Fabricación/Proyectos:
- Trazabilidad entre ambos sistemas, teniendo la posibilidad de consultar cuestiones como el stock de nuestro almacén, las previsiones de compra o fabricación, etc.
- Cálculo de necesidades de compra o fabricación en base a criterios establecidos por los usuarios, como pueden ser los pedidos de venta que se han realizado, el stock disponible, etc.
- Cálculo de previsiones de entrada o de fabricación. Tener una visión global me dará agilidad a la hora de trasmitir al cliente una previsión de entrada o fabricación de mercancía de cualquiera de mis productos.
- Generación de órdenes de fabricación automáticas en base a los criterios que establezcamos en nuestro sistema, con los escandallos de fabricación configurados, lo que me ayudará a no cometer errores manuales, por ejemplo, a la hora de la introducción de materias primas o fases de fabricación.
- Valoración de stock actualizado, incluyendo los costes de fabricación asociados.
- Visión global de los proyectos. Asignación automática al proyecto de los documentos de compras y ventas que pueden afectarle y generación automática desde el proyecto de las facturas correspondientes por hitos. Dicho tratamiento nos permitirá tener una visión global a tiempo real del estado de nuestros proyectos.
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Pero no te quedes solo en las implicaciones que puede de tener la Gestión y la Fabricación/Proyectos integrados. Piensa, por ejemplo, en las consecuencias que puede tener en tu empresa la integración o la falta de ella entre la Gestión y la Contabilidad.
GESTIÓN Y CONTABILIDAD
Entre las implicaciones que suponen para una empresa NO tener la Gestión y la Contabilidad integradas encontramos:
- Falta de trazabilidad entre los documentos. Es decir, no se dispone de la posibilidad desde los asientos contables de facturas y/o cobros de consultar la factura física que generó dichos asientos.
- Posibilidad de descuadre entre las facturas generadas desde gestión comercial y el asiento contable, ya que pueden modificarse tanto la factura, como el asiento sin que las modificaciones se reflejen en ambas partes.
- Tareas Manuales. Realización de trabajos manuales como es la contabilización manual de facturas o mediante la importación de asientos, cuando previamente el usuario ha adaptado los ficheros para realizarla.
- Posibilidad de errores manuales como pueden ser la introducción errónea de importes, cuentas contables o, lo más habitual, el descuadre de impuestos entre ambos sistemas.
Y dicho esto, ahora toca ver los beneficios de SÍ tener integradas la Gestión y la Contabilidad:
- Trazabilidad total de los distintos documentos. Es decir, el acceso desde la propia factura al asiento contable, pago, etc. y viceversa.
- Controles de modificaciones o eliminaciones de registros. Cualquier modificación llevada a cabo en una factura tendrá su reflejo en el asiento contable generado o la imposibilidad de eliminaciones de asientos, si cualquiera de estos se ha generado desde gestión comercial. Con lo cual nos aseguramos de que ambos sistemas tengan datos completamente integrados.
- Contabilizaciones automáticas de facturas con un solo click. De esta forma, evitamos errores humanos de contabilización y tareas manuales que no aportan ningún valor.
- Visión global de compras y ventas desde un punto de vista contable o comercial.
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No sólo la integración entre la Gestión y la Contabilidad tiene su miga. El tercer ejemplo que quiero que veamos para entender la importancia de tener integrada toda la gestión de la actividad de tu empresa, es que pienses en cómo gestionas tus clientes. Si ya lo haces a través de una solución CRM, fenomenal, el primer paso ya lo tienes hecho ya que conocerás todas las bondades de los CRM´s. Sin embargo, si queremos ir más allá a la hora de evitar errores y ser más efectivos en nuestro trabajo diario, el segundo paso que debes dar es integrar ambas soluciones o disponer de una solución completa que englobe todas las funciones de estos sistemas: ERP como Sage 200c + CRM.
GESTION Y CRM
Como en el ejemplo anterior, lo primero que vamos a hacer es hablar de las consecuencias de la NO integración entre la Gestión y el CRM.
En este caso te encontrarás con los siguientes inconvenientes:
- Tareas manuales duplicadas como, por ejemplo, dar de alta los clientes en ambos sistemas, lo que puede afectar a la falta de integridad de nuestros datos.
- Falta de trazabilidad entre ambos sistemas. Y en este sentido vamos a exponer una casuística que te resultará familiar ya que seguro que en tu empresa los comerciales, usuarios habituales del CRM para la gestión de oportunidades de venta, necesitan consultar en algún momento información relevante para su trabajo diario como pueden ser las facturas pendientes de cobro o la facturación realizada a sus clientes. En estos casos, lo que suelen hacer es recurrir a las personas de Administración para que les ayuden, pero así, lo único que se consigue, es que otra persona de la empresa deje de hacer sus funciones.
Y, en contraposición a esto, destacan los siguientes beneficios de SÍ tener integrada la Gestión y el CRM:
- Automatización de tareas como puede ser la creación de clientes, productos, etc. evitando así esfuerzos innecesarios y errores.
- Trazabilidad global entre ambos, lo que nos permitirá consultar información relevante para la toma de decisiones. Por ejemplo, la consulta de facturas, cobros, impagos, etc. Por lo que, siguiendo con el ejemplo anterior, los comerciales ya no tendrán que interrumpir a las personas de Administración y podrán ser autónomos para seguir vendiendo.
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Como ves, te he puesto tres ejemplos muy claros de las ventajas e inconvenientes de tener integrada o no la gestión de todas las actividades de la empresa. Y, en resumen, siempre hablamos de «trazabilidad o la falta de ella», de «elegir la automatización de las tareas o la realización manual de las mismas», de querer «disponer o no de una visión global de los procesos de la empresa» y de elegir entre «tener el control de tu empresa o no». La clave precisamente está ahí, en qué elegimos. Y, para decidirlo, no queremos que te quedes sólo con las vinculaciones que hemos visto ya que existen muchas más cuestiones que te podría interesar tener integradas y que marcarán la diferencia frente a tus competidores.
- Integración entre la Contabilidad y los Impresos Oficiales
- Integración entre la Contabilidd y el SII
- Integración entre la Gestión y tu página web
- Integración entre la Gestión y Amazon
- etc.
