La digitalización de la gestión de gastos con Okticket y Sage transforma una tarea esencial para las empresas, como la gestión de los gastos de los empleados, en un proceso eficiente y libre de errores. Estas herramientas permiten ahorrar tiempo y recursos mientras garantizan seguridad y adaptabilidad.
- Las empresas suelen enfrentar varios obstáculos al gestionar sus gastos, tanto sus empleados desde el momento que genera el gasto, hasta el departamento contable para recibirlo, gestionarlo y conservar el ticket.
Empleados en movilidad
Pérdida o deterioro de tickets y facturas.
- Justificación tardía de los gastos.
- Sobrecarga administrativa.
- Pérdida de dinero y conflictos con contabilidad.
Departamento de contabilidad
Falta de control en el proceso de gastos.
Resúmenes confusos y disparidad de formatos.
Errores contables y estrés en periodos críticos.
Conservación de tickets y problemas de inspección por pérdida o deterioro de los mismos.
Gestión de gastos con Okticket
OKticket es una solución digital diseñada para simplificar la gestión de gastos en las empresas. Desde la captura de tickets hasta la integración con sistemas contables como Sage, OKticket automatiza cada paso del proceso, permitiendo que los empleados y responsables financieros se concentren en lo que realmente importa.
Funcionalidades de Okticket
Alguna de sus funcionalidades más destacadas son:
Optimización del proceso
Okticket permite registrar, tramitar y supervisar gastos de manera digital, segura y rentable desde cualquier dispositivo:
– App móvil: La aplicación móvil de OKticket está disponible para iOS y Android, lo que permite a los empleados gestionar gastos desde cualquier lugar en segundos. Además, su funcionalidad offline asegura que los gastos puedan registrarse incluso sin conexión a internet, sincronizándose automáticamente cuando el dispositivo se conecta.
– Gestor web: Ofrece administración en tiempo real, siguiendo el flujo de aprobación definido por tu empresa.
Lectura automática de tickets
Una de las funciones más valoradas de OKticket es su capacidad para registrar gastos de manera sencilla. Los empleados pueden tomar una foto del ticket o factura directamente desde la aplicación móvil. Gracias a su tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con Inteligencia Artificial, OKticket extrae automáticamente datos clave como el importe, la fecha y el IVA, eliminando la necesidad de introducir información manualmente.
Personalización para tu empresa
OKticket permite clasificar los gastos en categorías predefinidas, como transporte, comidas o alojamiento. Esto facilita el seguimiento detallado de los gastos por tipo, proyecto o cliente, y proporciona una visión clara de las áreas donde se están destinando los recursos.
Compatibilidad métodos de pago
Permite el pago ya sea en efectivo o tarjeta, pudiendo ser personal o de empresa.
– Tarjeta de empresa: Con un acuerdo con más de 100 bancos, podrás cotejar y conciliar de forma automática todos los cargos y gastos que han llegado a la tarjeta.
– Tarjeta OKT Card: Es la tarjeta Mastercard de débito de Okticket para cada empleado que facilita:- Control centralizado de gastos.
- Configuración de políticas según perfiles.
- Conciliación automática de gastos.
Flujo de aprobación automatizado
El sistema de OKticket incluye un flujo de aprobación jerárquico que garantiza que todos los gastos sean revisados antes de su validación. Los responsables reciben notificaciones automáticas para aprobar o rechazar gastos, lo que acelera el proceso y asegura el cumplimiento de las políticas internas.
Supervisiones, reportes y análisis a tiempo real
Gestiona límites de gasto por empleado, periodo o categoría de manera flexible y en tiempo real. También dispones de un dashboard intuitivo, obteniendo informes en tiempo real que ayudan a los responsables financieros a analizar los gastos de manera eficiente. Puedes exportar informes personalizados en formatos como Excel o PDF, adaptándolos a las necesidades de la empresa.
Gestión del IVA y Cumplimiento normativo
OKticket identifica automáticamente el IVA recuperable en cada gasto, ayudando a las empresas a maximizar sus deducciones fiscales. Además, está diseñado para cumplir con las normativas locales, proporcionando tranquilidad en términos de auditorías y fiscalidad.
Seguridad y Control
Con OKticket, los datos están protegidos en la nube con altos estándares de seguridad. El sistema también permite auditar cambios y gestionar roles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan realizar modificaciones.
Funcionamiento de Okticket
- Captura tu gasto con una foto
- Crea una nota de gastos.
- ¡Deshazte del ticket!
Integración con Sage 200: una alianza perfecta
La integración entre Okticket y Sage 200 es simple, bidireccional y evolutiva, facilitando enormemente la gestión contable y administrativa de los gastos empresariales:
- Exportación automática de datos: Los gastos registrados en la app se trasladan automáticamente al ERP en un formato compatible con Sage. Esto incluye detalles como:
– Fecha del gasto.
– Categoría.
– Importe total.
– IVA desglosado. - Automatización de asientos: Los gastos se asignan automáticamente a las cuentas contables correspondientes en Sage, según las categorías configuradas en OKticket. Esto evita errores manuales y asegura que la contabilidad esté siempre actualizada.
- Sincronización en Tiempo Real: Con una integración configurada, los datos pueden sincronizarse en tiempo real o de forma programada, asegurando que no haya retrasos en la transferencia de información entre OKticket y Sage.
- Optimización del proceso de IVA: Los datos de IVA recuperable se trasladan directamente a Sage, simplificando el proceso de deducción fiscal y asegurando el cumplimiento normativo.
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Reducción de Tareas Manuales: Al eliminar la necesidad de registrar manualmente los gastos en Sage, se reduce el riesgo de errores humanos y se ahorra tiempo en tareas administrativas.
- Despídete de conservar los tickets físicos: Cumple con la homologación tributaria de la Agencia Tributaria, asegurando validez legal para tickets y facturas digitales.
¿Por qué elegir Okticket?
Más de 3.500 empresas confían en esta solución por razones claras:
- Digitalización completa y legal.
- Integración directa con sistemas contables.
- Implantación rápida y efectiva.
Deja atrás los problemas de las notas de gastos y da el salto a la gestión digital, automática e integrada con Okticket y Sage. ¡Es hora de simplificar tu vida y la de tu equipo!
¿Listo para transformar la gestión de gastos en tu empresa?
