La efactura, factura electrónica o factura telemática es un archivo informático que contiene toda la información requerida en una factura, firmada electrónicamente con un certificado digital de unas determinadas características y remitido a su destinatario mediante métodos electrónicos o telemáticos.
Es de suma importancia este tema ya que a partir del 15 de Enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas han de ser obligatoriamente electrónicas.
Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:
- Administración General del Estado (Estatal).
- Comunidades Autónomas (Autonómica).
- Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).
Y también a:
- Organismos autónomos.
- Universidades Públicas.
- Entidades de derecho público.
- Órganos constitucionales.
- Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, aquí le proporcionamos información sobre qué es la factura electrónica, los conceptos más importantes a tener en cuenta de la misma, los requisitos imprescindibles para emitirla, el proceso, la verificación y los beneficios que aporta emitir una factura electrónica y su recepción para las empresas.
Además, como proveedor de facturas de las Administraciones Públicas, te puedes descargar a continuación los siguientes documentos que te serán de gran utilidad. Sólo tienes que pinchar en el enlace para descargarlos:
- Preguntas Frecuentes de proveedores de facturas electrónicas de las AAPP: «FACE: EL PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO. Permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que acepten la recepción de facturas en formato electrónico y que estén dadas de alta en el sistema»
- Manual de uso del portal de proveedores de facturas electrónicas de las AAPP: «FACe: EL PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO.»
En primer lugar, vamos a ver los conceptos más importantes de las facturas electrónicas de una forma muy esquemática:
- Archivo informático: Por el momento cualquier tipo de archivo como PDF, Word, Excel, XML o EDI, entre otros.
- Firma electrónica avanzada: Sistema que mediante la aplicación de algoritmos matemáticos de encriptación asegura:
- INTEGRIDAD: garantiza que el archivo firmado no ha sufrido ninguna modificación.
- AUTENTICIDAD: garantiza la identidad de quien ha firmado el archivo.
- Remisión telemática: Envío al destinatario, del archivo de la factura y la firma, por medio de equipos electrónicos utilizando teléfono, radio, medios magnéticos u ópticos, etc.
La factura electrónica firmada digitalmente sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel. Únicamente es necesario cumplir con una serie de requisitos:
La factura electrónica: el proceso en 6 pasos
De manera muy esquemática, te presentamos a continuación los pasos que deberías seguir a la hora de emitir una factura electrónica o eFactura:
1. Conformidad explícita previa del destinatario de la factura.
2. Generación de la factura electrónica por el Emisor, o un tercero.
3. Firma electrónica avanzada del emisor, o un tercero, o medida garante equivalente.
4. Remisión telemática al destinatario.
5. Recepción y verificación de integridad y autenticidad por el destinatario (este apartado se desarrolla en el siguiente apartado de forma más extendida)
6. Conservación durante la prescripción fiscal de forma accesible completa y utilizable:
- El destinatario los originales recibidos.
- El expedidor la copia o matriz.
La factura electrónica: verificación
El receptor de facturas electrónicas debe disponer de un procedimiento de verificación segura de la firma, facilitado por el emisor.
Los propios dispositivos de verificación de firma deben controlar que la firma electrónica que acompaña a la factura se corresponde con los datos de verificación de firma existentes en el certificado del firmante y adicionalmente deberán arbitrar un procedimiento que les permita conocer la validez del certificado.
Las entidades certificadoras son las responsables de facilitar los servicios de consulta a sus bases o directorios de certificados revocados (CRL).
Existen certificados con sello de tiempo que eximen de la obligación de verificar la validez del certificado porque realizan la verificación en origen.
Uno de los objetivos de la Administración es impulsar el uso de las TIC en pymes (Plan Avanza).
La Administración, a su vez, se beneficia de:
- Optimización de sus procesos administrativos.
- Mejor accesibilidad a la información.
- Contribución a políticas de conservación medioambiental y desarrollo sostenible.
Pero además, no se trata sólo de las ventajas que tiene la Administración en este tema, sino que son muchos los beneficios para las empresas que emiten y reciben facturas electrónicas.
Beneficios de la Emisión para las empresas:
- Disminución de costes por factura emitida.
- Optimización de la gestión administrativa en la empresa. Eliminación de tareas de poco valor añadido.
- Ahorro de espacio y gestión más rápida efectiva de archivo.
- Mayor eficiencia de gestión, auditoría e inspección.
- Mejora y consolidación de la relación con clientes. Recepción inmediata de la factura.
- Disminución de riesgo de fraude.
Beneficios de la Recepción para las empresas:
- Disminución de costes por factura recibida.
- Mejora de la eficiencia administrativa:
- Posibilidad de integrar automáticamente las facturas recibidas.
- Eliminación de tareas de poco valor añadido relacionadas con la manipulación de las facturas tradicionales.
- Mejor gestión de tesorería.
- Visibilidad sobre el flujo de facturas y minimización de incidencias en la recepción.
- Seguridad
- Ahorro de espacio y gestión más rápida y efectiva de archivo.
Como conclusión, la utilización de los documentos electrónicos aportará a las empresas, y a la PYME en especial, un gran ahorro de costes y una importante mejora en su productividad y eficiencia.
- Ahorro de consumos de papel, tintas, toner, impresora, sobres, …
- Ahorro de tiempo de manipulación, ensobrado, …
- Ahorro de costes de envío tradicional
- Inmediatez de la recepción frente al correo tradicional
- Seguridad por la firma electrónica
- Ahorro de archivo tradicional
- Ahorro de tiempo de entrada de datos de documentos recibidos
- Necesidad de inversión reducida para su implantación
A partir del 2011 es obligatorio para todos los proveedores de la Administración Pública la utilización de la e-factura, pero algún día llegará el apagón del papel para todos. Por ello, el programa de gestión empresarial Sage Murano ERP está en la vanguardia de la tecnología y adaptado a las obligaciones legales del momento para que no tengas que preocuparte más que de las cuestiones importantes de tu día a día y no pierdas el tiempo en temas que Sage Murano ERP es capaz de resolver de forma ágil y sencilla.
