Planificar, presupuestar, hacer seguimiento, facturar/certificar, analizar, etc., son palabras que forman parte del día a día de las empresas que trabajan bajo proyecto como constructoras, instaladoras, fabricantes de maquinaria, ingenierías, etc.
Pero no son solo palabras, detrás de ellas hay un conjunto de tareas no repetitivas donde el plazo de entrega y el control de costes y márgenes es fundamental. Unas tareas que serían casi imposibles de realizar de forma rentable sin contar con un buen ERP para control de proyectos.
Pero, entonces, ¿qué funcionalidades debería tener un buen ERP de proyectos? Eso es lo que vamos a ver a lo largo de este artículo.
Funcionalidades básicas
Un buen ERP de gestión de proyectos debe cubrir 4 áreas fundamentales: planificación, presupuestación, seguimiento y facturación. Vamos a ver cada una de ellas en profundidad.
Planificación
Un buen ERP de proyectos tiene que permitir planificar el conjunto de tareas y subtareas que conforman el proyecto, pudiendo asignar un tiempo determinado de duración para cada una y estableciendo las relaciones de dependencia entre ellas.
Además, tenemos que poder asignar a cada fase o subfase los recursos (materiales, maquinas o empleados) que vamos a necesitar.
Presupuestación
Un adecuado ERP de gestión de proyectos debe cubrir todas nuestras necesidades en cuanto a presupuestos se refiere:
- Crear el presupuesto/s asociado a un proyecto desglosado en capítulos, subcapítulos, fases, subfases, etc,, así como realizar todos los cambios que sean necesarios.
- Asignar a cada apartado las líneas o partidas con la cantidad de recursos (materiales, máquinas o mano de obra) involucrados, así como el valor asignado a cada uno ellos ya que serán la base para realizar el presupuesto.
- Disponer de un seguimiento detallado del presupuesto, desde el documento inicial hasta el final, teniendo acceso a las diferentes revisiones realizadas.
Seguimiento
Planificar y presupuestar está muy bien, pero de nada sirve si no podemos realizar un seguimiento adecuado.
Para ello, un buen ERP de proyectos permite la imputación de tiempos de empleados y máquinas, materiales consumidos, gastos generales, etc. Todo con el objetivo de controlar exhaustivamente la evolución de los costes y los tiempos de un proyecto.
Asimismo, nos deberá facilitar las herramientas necesarias para tomar las medidas correctoras adecuadas en caso de que haya desviaciones importantes.
Facturación
Todas las áreas anteriores son fundamentales, pero la facturación no es un apartado menor ni mucho menos y menos en empresas que trabajan bajo proyecto ya que la facturación suele atender a más de una casuística: facturación por entrega a cuenta, facturación directa al cliente y facturación a origen o certificaciones en función de unas mediciones.
Si el ERP no es capaz de atender bien cada una de estas circunstancias, todo el trabajo realizado anteriormente se irá al traste.
¿Algo más?
Lo que hemos visto hasta ahora son las funcionalidades básicas que debería tener cualquier ERP de proyectos que pretenda ayudar a sus clientes a ser competitivos.
Sin embargo, aquí no acaba todo, ya que, por regla general, las empresas que trabajan por proyectos suelen tener otras necesidades que también necesitan cubrir.
Hablamos de necesidades como movilidad y accesibilidad, es decir, poder acceder al ERP desde cualquier lugar y en cualquier momento con tan solo una conexión a Internet.
También hablamos de capacidad de integración que permita al ERP integrarse con otras soluciones que ya se tiene y que no se quiere renunciar a ellas.
Y, por último, hablamos de flexibilidad y escalabilidad. Es necesario contar con un ERP que sea capaz de evolucionar con nosotros. Es decir, uno que se ajuste a nuestro tamaño y volumen de hoy, pero también al de mañana. No puede ser que hoy nos sobre y mañana nos falte.
¿Es Sage 200cloud Proyectos una buena opción?
Si partimos de que Sage 200cloud Proyectos ofrece tanto las funcionalidades básicas como las añadidas que hemos mencionado en el artículo, sí es un buen ERP de gestión de proyectos.
Si a esto le sumamos que no sólo es un ERP de proyectos sino que es un ERP con muchos más módulos (el de proyectos es solo uno de ellos) que puedes contratar según tus necesidades (tú eliges el número de módulos y el número de usuarios), así como el aval de Sage, estamos ante uno de los mejores softwares de gestión de proyectos del mercado.
Eso sí, aun siendo uno de los mejores, no sirve para todas las empresas ya que está enfocado en compañías que facturen entre 2 y 50 millones de euros y que tengan hasta 200 empleados. Si tu empresa es una de ellas, quizás deberías conocer mejor todo lo que Sage 200cloud Proyectos puede hacer por ti.