Como sabes, a partir del 15 de Enero de 2015 es obligatorio que las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas sean electrónicas.
Lo primero que tienes que saber es que, para generar una eFactura en Sage 100 necesitas tener contratado el módulo de Gestión Comercial en su versión Pack+.
¡Importante! Necesitas Gestión Comercial Pack+ Sage 100, porque si tienes la Pack simple no vas a poder generar facturas electrónicas.
Si no tienes claro qué versión de Gestión Comercial tienes, si la Pack o la Pack+, sólo tienes que ir, dentro de Sage 100, al menú de ayuda, es decir, en la barra superior, el icono del interrogante «?» y seleccionar la opción «Acerca de Sage 100 Gestión Comercial«. Se abrirá una ventana como la que te donde aparece la información de la versión de Sage 100 que tienes instalada.
Una vez comprobado que tienes dicha versión, vamos a detallar los pasos a seguir para generar una eFactura.
Pero antes queremos contarte algo, ten en cuenta que se trata de un proceso muy laborioso que tendrás que repetir cada vez que quieras emitir facturas electrónicas, por ello, hemos hecho un desarrollo para convertirlo en un proceso automático.
Procedimiento para la generación de eFactura en Sage 100
1. Indicar el tipo de factura en Sage 100
Lo primero que debes hacer es indicar en la ficha de los terceros que sean Administración Pública, que se debe emitir eFactura del tipo eFactura.
Para ello, debes acudir a la ficha del cliente en cuestión e ir a la pestaña «Parámetros«. A la izquierda de la ventana verás que pone «Opciones de tratamiento«, tienes que hacer click ahí y luego abrir el desplegable disponible en el apartado «Facturación electrónica > Formato de Facturas» para elegir la opción «Facturae» como se aprecia en la siguiente imagen.
Pero ojo!! Ten en cuenta que NO debes seleccionar la opción «Facturae con firma Xades«, ya que la firma de la eFactura se va a realizar posteriormente, debido a la necesidad de incorporar los centros administrativos de la eFactura.
Deberás repetir este proceso para cuantos clientes necesites emitir Facturas Electrónicas.
2. Generación de la eFactura
Una vez generadas las Facturas dentro de los Documentos de Venta, podrás seleccionar cuantas facturas quieras haciendo click con el ratón encima de ellas. Recuerda que para seleccionar más de una a la vez deberás mantener pulsado el botón del teclado «Control» o «Ctrl» (situado por norma general en la esquina inferior izquierda de tu teclado) a la vez que vas seleccionándolas.
Cuando ya tengamos seleccionadas la factura o facturas que queramos, iremos al botón «Acciones» de la propia pantalla y se abrirá un desplegable donde veremos las opciones:
- Generar eFactura: esta acción permite generar las facturas seleccionadas en formato electrónico.
- Generar y enviar EFactura: esta acción permite generar y enviar las facturas seleccionadas en formato electrónico.
Este proceso también se puede realizar desde el propio documento.
Sage 100 genera las facturas electrónicas en función de la «Configuración de la Sociedad» establecida en la pestaña «Comunicación» y de la pestaña «Complemento» de la ficha de los clientes.
3. Convertir las facturas electrónicas de la versión 3.1 a la 3.2
Las eFacturas que acabas de generar están en la versión 3.1, porque Sage 100 las genera así por defecto, pero para poder presentar las facturas electrónicas a la Administración Pública deben estar en la versión 3.2, por lo que es necesario hacer una conversión de la 3.1 a la 3.2.
El conversor de eFacturas Sage 100, es un ejecutable tipo exe, que podemos facilitarte. Telf. 917 48 28 70
Sólo tendrás que ejecutar el exe, verificar que la ruta que indica es la correcta y hacer click en el botón «Convertir Ficheros a Facturae 3.2»
Cuando el proceso termina, en la propia pantalla veremos el número de eFacturas convertidas y la ruta donde se ubican, tanto las eFacturas originales en la versión 3.1 como las que están en formato 3.2.
Este es el primer paso que podrías evitar hacer manualmente con el proceso automático que hemos desarrollado.
4. Aplicación de Facturación Electrónica
4.1 Descarga del software
Una vez completados los pasos anteriores, es necesario informar a los Centros Adminsitrativos y Firmar la eFactura. Para ello, deberemos instalar un software que podemos encontrar en la página web:
http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx
Sigue los pasos que se indican para instalarlo.
4.2 Importación de eFacturas
Hay una opción que permite realizar la importación de las eFacturas, para que una vez importadas se pueda informar o seleccionar los centros administrativos que utiliza dicha Factura Electrónica.
Selecciona la opción «Importar» y escoge las facturas electrónicas previamente guardadas en la versión 3.2 para su importación.
Cuando estén importadas, podrás verlas todas en la lista de eFactura con el estado de Borrador.
4.3 Editar una Factura Electrónica, Códigos DIR3
Tendrás que asignar los correspondientes Códigos DIR3 (Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas, incluyendo sus codificaciones y datos de uso común) a cada eFactura antes de enviarlas a las Administraciones Públicas. Se trata de un proceso más o menos laborioso en función del número de Administraciones Públicas a las que necesites enviarles las facturas ya que cada Organismo u Oficina de Registro posee un código DIR3 diferente.
Esto es así según la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso a la factura electrónica y creación de un registro contable de facturas del Sector Público (BOE 28 de diciembre de 2013), que obliga a cubrir en la Factura-e los datos, Código y Descripción, de la Oficina Contable, del Órgano Gestor y de la Unidad Tramitadora.
Todos estos trámites los puedes solventar con el proceso automático:
Para informar de estos datos manualmente, selecciona una eFactura y pincha en «Editar«.
Debes editar la información del receptor de la eFactura, eso sí, una única vez por receptor.
- Editar la información del Receptor
- Informar los Centros Administrativos
- Guardar la información del Receptor
Para informar los centros administrativos, en el Botón número 2 podemos visualizar / editar / eliminar los centros administrativos con los datos del centro (Código, nombre, tipo…).
Una vez se han informado los centros administrativos del Receptor, si tenemos otra eFactura para el mismo receptor únicamente será necesario informar el receptor (la propia aplicación ya informa de los centros administrativos del receptor) y guardar la eFactura.
Pero debes darle a «Guardar» para que queden registrados los cambios realizados.
4.4 Firmar eFactura
Para poder firmar la eFactura es necesario tener el certificado en la máquina, y proceder a firmar la eFactura desde la aplicación, este proceso se puede realizar desde la lista de facturas o en el mantenimiento de facturas.
Al realizar esto, la aplicación muestra una pantalla con los certificados existentes en la máquina para seleccionar el certificado a utilizar y de esta manera firmar todas la eFacturas.
En definitiva, esperamos que este post te haya servido para presentar tus facturas electrónicas ante las Administraciones Públicas correctamente.
Sin embargo, nosotros seguimos pensando que para crecer y tener éxito, es fundamental ser efectivos y este tipo de cuestiones sólo suponen un gasto de tiempo y esfuerzo y, muchas veces, implican errores humanos que se podrían evitar al automatizar los procesos.
Por ello, te invitamos a ver el proceso automático que hemos desarrollado para generar eFacturas automáticamente desde Sage 100.
