¿Cómo importar datos en Sage CRM?

En este post queremos explicarte cómo puedes importar datos en Sage CRM partiendo de un archivo externo

Para ello, el CRM dispone de un importador de datos, el cual nos permitirá importar partiendo de un archivo externo, tanto empresas, personas como clientes potenciales. Pero es necesario tener en cuenta una serie de consideraciones iniciales que te explicamos a continuación.

Consideraciones iniciales:

1. Los campos que vayamos a insertar, deben de estar creados previamente en el CRM.
2. El archivo externo admite los formatos CSV como MS Excel, pero debe de cumplir una serie de requisitos que resumo y aconsejo seguir:

• La primera fila deberá contener los nombres de columnas o encabezados.
• Si se importan Empresas, los contactos y direcciones deben ir en la misma fila que la empresa, al igual que cualquier dato relativo a dicha empresa. Si se añaden más contactos, o más direcciones, se crean varias filas, duplicando la información relativa a la empresa que sea común.
• Si se importan particulares o clientes potenciales, hay que realizar el mimos proceso.
• Campos: respetar el formato de CRM y unificarlo en todo el Excel. Fechas con el mismo formato, textos sin exceder la longitud, números decimales, …
• Campos selectores: se debe rellenar o con la traducción de la opción deseada del selector, o con el código, pero siguiendo el mismo criterio en todo el Excel. Importante que coincida exactamente caracter a caracter.
• Depurar cualquier error en las celdas, es decir, evitar las típicas # en el Excel.
• Recomiendo como último paso, convertir todas las celdas a modo texto y guardarlo como Excel 2003.

Para seguir explicándo cómo importar datos en Sage CRM después de seguir todas estas consideraciones, te enseñamos la imagen de los que sería un ejemplo de un Excel sencillo con información básica:

Como ves, se trata de una misma empresa («Aelis Consulting S.L.) con dos contactos (Carlos y Jonathan). Vamos a insertar esta empresa con sus dos contactos, por lo que hay que tener presentes los siguientes puntos:

1. Control de duplicados.  Si lo tenemos activado, habrá que configurar obligatoriamente como mínimo un campo en la entidad empresa y otro en la entidad persona para la búsqueda de duplicados, de forma que obligatoriamente habrá que insertar un contacto en cada empresa (rellenando el campo usado para el control de duplicados).
2. Campos obligatorios. En el caso de existir en el CRM campos obligatorios, dicha información  deberá estar en el fichero a importar. Recomiendo eliminar momentáneamente la obligatoriedad de algunos campos durante la importación.

Una vez visto esto, vamos a importar datos en Sage CRM de nuevas empresas.

Pasos para importar nuevas empresas:

1. Vamos a Administración -> Gestión de Datos -> Carga de Datos y seleccionamos la opción Empresas.

2. Creamos una Nueva Carga.

3. Rellenamos todos los datos necesarios, y dejamos las opciones por defecto. Podemos modificar el formato de fechas para adecuarlo a nuestras necesidades, probando antes el resultado con una sola empresa.

La opción Seleccionar entre asignaciones existentes, es útil si vamos a importar un segundo excel similar a previos ya importados, de forma que seleccionando una de las importaciones pasadas, nos ahorraremos parte del siguiente paso.

Nos saldrá una advertencia que debemos Aceptar.

4. Aparecerá la pantalla de asignación de datos, donde realizamos el mapeo de campos entre el fichero y el CRM. Algunas asignaciones se detectan automáticamente, pero hay que revisarlas por si fuera necesario modificarlas. El proceso es sencillo, se pulsa en el campo y se indica a donde irá dirigido en el CRM con las opciones que se nos proponen. Prestar atención a las notas de la imagen.

• Asignación de un campo de Dirección (al pulsar sobre el).

• Asignación de un campo de empresa. Añadiremos a este el control de Duplicados. Si encuentra en el sistema una empresa con el mismo nombre, se añadirán los datos procedentes del archivo que no existan en el CRM, incluyendo direcciones y personas.

• Asignamos el resto de campos. Los Teléfonos se asignan de forma similar a las Direcciones.
• Guardamos y pulsamos en Vista previa de la carga de datos.

5. En la siguiente pantalla aparecen una seria de opciones que explicamos brevemente.

• Origen: es un campo que aparece dentro de las entidades, para saber la procedencia de la empresa o persona.
• Procesar duplicados: recomiendo seleccionar Procesar Duplicados por Lotes, de forma que si encuentra duplicados nos devuelva un Log  y un excel que se puede volver a importar. De la otra forma pararía el proceso en espera de la intervención del usuario con cada duplicado encontrado.

Una vez pulsado en Cargar, Si no se produce ningún error, terminará la carga devolviéndonos un pequeño resumen y un enlace al Log y al excel de duplicados.

6. Podemos comprobar la empresa importada, visitando el Grupo recién creado por el importador (una forma de tenerlas agrupadas), como buscando por empresa.

Si necesitas más ayuda, no dudes en contactar con nosotros en el 900 834 649 o en el email atencionalcliente@aelis.es.

¡Queremos ayudarte!