Fuente: EDICOM
Analizamos las nuevas disposiciones en materia de emisión de factura electrónica, y cómo han sido traspuestas a la legislación española en el Real Decreto 1619/2112 de 30 de Noviembre. Este decreto otorga explícitamente libertad al emisor de facturas digitales para optar por el sistema que garantice la integridad y autenticidad de los documentos expedidos que mejor se adapte a sus necesidades, planteando alternativas a la firma electrónica.
El pasado 1 de Diciembre de 2012, se publicó en el BOE el Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre, donde se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Son escasos los cambios con respecto al modelo anterior, ya que sigue considerando como factura electrónica aquella que garantice la autenticación de origen y la integridad de datos, legitimando como vía para la expedición y transmisión de los documentos legales las mismas tecnologías que ya recogía en el Real Decreto 1496/2003 (firma electrónica avanzada, Sistema EDI, Sistemas de control, Pistas de auditoría fiables). No obstante, esta nueva transposición otorga libertad al emisor para optar por un sistema u otro, siempre marcando una serie de requisitos de validación por las autoridades pertinentes.
El reglamento reconoce explícitamente a la firma electrónica como medio para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
No obstante, otorga libertad para los emisores de facturas a la hora de elegir métodos alternativos a la firma, como pudieran ser el desarrollo de modelos específicos de gestión y control en base las denominadas “Pistas de auditoría fiables” que en todo caso deberían ser analizadas y validadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
A la dificultad y coste de desarrollar modelos individualizados que deben ser auditados y autorizados por las administraciones competentes, hay que añadir las posibles implicaciones en las relaciones con los distintos clientes receptores de facturas. Estas circunstancias hacen de la firma electrónica avanzada el método más seguro, rápido y rentable para implementar soluciones de emisión de facturas “auténticas” e “íntegras”.
Real Decreto 1619/2012: Una mirada al modelo electrónico
El Real Decreto 1619/2012 surge para armonizar la directiva existente 2010/45/UE con fecha de 13 de julio de 2010.
A continuación desglosamos los artículos de la disposición que inciden de una forma directa en el modelo de facturación electrónica en España.
ARTÍCULO 8: Medios de expedición de facturas
Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.
Básicamente nos dice que las facturas electrónicas podrán expedirse siempre y cuando se garantice la autenticidad e integridad de las mismas. Y esto se garantiza al hacer uso de cualquier medio admitido en derecho (firma electrónica avanzada, Sistema EDI, Sistemas de control, Pistas de auditoría fiables), recogidos en el artículo 10.
Artículo 9: Factura electrónica
Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.
Estas premisas no cambian con respecto a la legislación anterior.
Artículo 10: Autenticidad e integridad de la factura electrónica
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:
a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
En el artículo 10 el reglamento reconoce expresamente que el intercambio electrónico de datos (EDI) y la firma electrónica avanzada, garantizan la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas y son por lo tanto un método válido. Además, deja una puerta abierta al uso de otros medios, previa comunicación y autorización de uso por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
En los artículos 19, 20 y 21 se recogen las obligaciones de conservación de las facturas electrónicas, siendo estas las mismas que se planteaban en el modelo anterior donde se establece la conservación electrónica en su formato original durante un periodo de 5 años de tiempo, así como la necesidad de habilitar un sistema para la búsqueda selectiva, copia o descarga de las facturas en un formato legible para su acceso por parte de la Administración.
La conclusión evidente para las empresas es que la adopción de un modelo de facturación electrónica basado en un sistema EDI, además de ser un sistema reconocido y recomendado por las autoridades se trata de una solución rentable para la gestión administrativa y fiscal de las compañías que aporta eficiencia e importante ahorros de costes frente a la factura tradicional en papel.
