Existen infinidad de softwares de gestión financiera para empresas. Algunos se venden como soluciones independientes y otros como módulos que forman parte de un ERP integrado como Sage X3.
Su utilidad está más que demostrada. De hecho, lo normal es que este software sea el primero que adquiera una empresa. Sin embargo, no todos los softwares de este tipo tienen las mismas funcionalidades.
Si queremos disponer de una gestión financiera eficiente y que aporte valor a la empresa, es fundamental que el software de gestión financiera que implantemos cuente con, al menos, las siguientes 5 funciones.
Las 5 Funciones básicas
Control del beneficio
Dos son los principales motivos para utilizar este tipo de software:
- Control del beneficio
- Análisis de costes
En términos generales, un software de gestión financiera nos debe proporcionar una visión general de cómo estamos usando los recursos financieros de la empresa, así como el estado de salud general de nuestras finanzas.
En términos de control del beneficio, este tipo de software nos debe ayudar a determinar el retorno de la inversión de cualquier compra y a identificar las mayores fuentes de beneficios.
Si hablamos de costes, nos tiene que ayudar a controlar los gastos. Por ejemplo, evaluando individualmente cada centro de costes o cada compra.
Control de la facturación
Cualquier empresa que tenga un tamaño significativo gestiona muchas facturas, tanto emitidas como recibidas. Además, cada factura está asociada a un pago o a un cobro, por lo que gestionar bien todo este proceso es fundamental para el correcto funcionamiento de la empresa.
La única manera que conocemos de gestionarlo bien sin gastar ingentes cantidades de recursos es utilizando un software de gestión financiera que ayude a gestionar y agilizar todo el proceso.
Control del presupuesto
La mayoría de los propietarios, directores o gerentes de las empresas entienden que la realización de un presupuesto y el control del mismo es fundamental.
Un software de gestión financiera ayuda tanto a crear presupuestos como a hacerles un seguimiento. Nos muestra en detalle en que se está gastando el dinero la empresa y las posibles desviaciones que se producen entre lo presupuestado y la realidad.Un buen software de gestión financiera puede marcar la diferencia entre el malgasto de los recursos financieros y una gestión eficiente de los mismos que permita a la empresa disponer de más recursos para reinvertir.
Efectivo, liquidez y deuda
Las empresas necesitan saber con qué dinero cuentan en cada momento.
Es muy importante gestionar adecuadamente la deuda y el efectivo. Es necesario que las empresas encuentren el equilibrio entre la excesiva liquidez y el sobreendeudamiento. Y, en este proceso, es fundamental la intervención de un software de gestión financiera que lo permita.
Gestión del riesgo
Asumiendo que el riesgo es algo inherente a cualquier negocio, el objetivo es reducirlo al máximo posible.
Los softwares de gestión financiera ayudan a minimizar los riesgos ya que proporcionan una imagen precisa de lo que está sucediendo en la empresa en cada momento. Esto ayuda a los decisores a tomar decisiones informadas y no especulativas que es lo que dispara el riesgo.
Estas son las 5 funcionalidades básicas que debes buscar en cualquier software de gestión financiera si pretendes gestionar eficientemente los recursos financieros de la empresa. No olvidemos que el objetivo final de este tipo de herramienta es hacer cambios en la empresa que ayuden a incrementar el beneficio.
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