El servicio de implantación de una solución CRM es tan importante como el producto en sí. Es vital que el proveedor entienda las necesidades del cliente. La metodología de AELIS en la implantación de los proyectos busca los siguientes objetivos:
- Mejorar el control del proyecto minimizando los riesgos inherentes al mismo.
- Reducir los costes y tiempos de implantación.
- Crear unas pautas comunes para todas las personas involucradas en el proyecto.
Para que una implantación no sea traumática, es vital elegir un partner con una metodología claramente definida.
La Importancia de planificar:
El inicio del Proyecto se compone de las siguientes etapas:
- Definir quienes serán las personas involucradas en el proyecto y qué rol tendrán.
- Planificar claramente los hitos del proyecto.
- Antes de comenzar la etapa de análisis es necesario tener una idea clara de la filosofía y del funcionamiento del sistema CRM. No se persigue que se conozca el funcionamiento de los programas sino entender los fundamentos de los mismos.
Para realizar el diseño de la solución de negocio nos guiaremos por las siguientes fases:
- Análisis de las Funciones y Procesos de la Compañía: Se Estudia las Funciones y Procesos que sigue la operativa de la compañía en cada una de las áreas funcionales a implantar.
- Redacción del Informe de la Solución de Negocio: Este informe reflejará el resultado de los análisis anteriores presentando la solución en Sage CRM a la problemática de la compañía Cliente.
- Presentación y Aprobación de la Solución: Se presenta para su discusión el “Informe de la Solución de Negocio” que deberá ser aprobado por el Cliente.
Los Primeros Pasos:
Configuración y Personalización. En esta fase se desarrollan todas las nuevas necesidades detectadas en la fase anterior. Esta fase comprende las siguientes etapas:
- Personalización Básica:
- Creación de las nuevas entidades y procesos: Creación de entidades específicas del proyecto que no están preestablecidas.
- Configuración de Usuarios: Creación de las cuentas de usuario y definir políticas de seguridad.
- Plantillas de Correspondencia: Personalizar plantillas corporativas que se utilizarán con Word y CRM.
- Definición de Informes: Definir si es necesario adaptar los informes que vienen por defecto en SAGE CRM y si es necesario crear algún informe nuevo.
- Implementación de los Procesos Internos de la Empresa
Maqueta Inicial de Proyecto:
- Desarrollo y Test del Prototipo:
- Creación de una Instalación Prototipo.
- Pruebas de Personalizaciones.
- Pruebas de Integración con otras aplicaciones.
- Pruebas de carga. Si el volumen de datos o número de usuarios es elevado, se realizarán pruebas de carga para verificar que el rendimiento del sistema es adecuado.
- Validación del Sistema:
- Pruebas de implantación. Se comprobará que la instalación prototipo cubre las expectativas del cliente.
- Documentación de los procesos Operativos. Se elaborará un manual con los procedimientos operativos que serán utilizados en el nuevo sistema.
- Formación a Usuarios. La formación comprende dos grandes áreas:
- Formación a los usuarios Finales. La formación es impartida al cliente y a los usuarios claves. Comprende la formación funcional de los módulos de SAGE CRM que tenga previsto utilizar el cliente inicialmente.
- Formación de Administrador. Comprende la formación en las herramientas de administración de la aplicación, tales como configuración de usuarios, definición de flujos, escalados, personalización básica de pantallas. Solamente es aconsejable si el cliente dispone de un departamento informático y tiene interés en gestionar él mismo el sistema. En caso contrario, es aconsejable contratar un servicio de gestión externo.
Puesta en Marcha del Proyecto:
Instalación Definitiva y Validación. Una vez depurado el prototipo, se crea el entorno definitivo de explotación. Esta fase, que se realiza conjuntamente con el Cliente, consiste en adecuar la parametrización y los datos básicos del sistema de acuerdo a los resultados de las pruebas del Prototipo y de todos los análisis y estudios realizados.
