Cada día, millones de empresarios utilizan distintos productos y aplicaciones para compartir con otras personas información financiera y de clientes. Estas aplicaciones son a menudo unas herramientas empresariales clave para los profesionales comerciales y contables de hoy en día; pero, a medida que tu negocio crece, tener bloques de datos desconectados frenará ese crecimiento.
No cometas este error.
¿Qué te parece si te decimos que pasar información financiera y de clientes desde distintos productos y aplicaciones a un lugar en la nube tiene sentido, que permitirá a tus equipos de ventas y de contabilidad ganar en productividad y eficiencia?
¿Qué te parece si te decimos que conectar tu departamento de administración y tu departamento de ventas en la nube te dará tranquilidad y permitirá a todo el personal lograr más resultados y con más agilidad?
Con una solución de contabilidad en la nube, podrás dominar los distintos flujos de información de tu empresa y ver las cosas como son, no como querrías verlas.
Entonces podrás utilizar esta información sobre el negocio a la que acabas de acceder para responder a una pregunta aún más importante: ¿qué quiere realmente mi cliente?
Aquí te explicamos las tres señales de aviso a las que debes estar atento si quieres saber cuándo es el momento de pasar tu información crucial financiera y de clientes a la nube.
Te mostraremos qué significa exactamente gestionar tu información más importante con una solución de contabilidad en la nube para ti y para tu negocio.
Y, por último, explicaremos los 9 fastidios de tener bloques de datos que no echarás de menos en cuanto empieces a utilizar una solución de contabilidad en tiempo real.
Tres señales de aviso cruciales de que los bloques de datos desconectados están frenando tu negocio
Vamos a hablar de la utilización de distintos productos y aplicaciones para gestionar tus datos de clientes y cómo esto está frenando el crecimiento de tu negocio.
Estos productos y aplicaciones pueden resultar unas herramientas útiles de gestión y colaboración para información comercial, financiera y de clientes, pero a medida que tu negocio se expande, tus necesidades pasarán a ser más complejas.
Como una familia joven a quien su primera casa le queda pequeña, llegará un momento en que tu negocio tiene que pasar información clave financiera y de clientes a un lugar al que todos puedan acceder de manera segura, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Solo entonces tú y tu equipo podréis centraros en lo que es realmente importante: satisfacer a vuestros clientes y expandir el negocio.
En este capítulo, te mostraremos las tres señales de aviso a las que debes estar atento si quieres descubrir cuándo tiene sentido trasladar tu información financiera y de clientes a un nuevo hogar.
1.ª SEÑAL DE AVISO: TU EQUIPO PIERDE TIEMPO TRATANDO DE CONECTAR DATOS DE DISTINTOS PRODUCTOS Y APLICACIONES
Ningún gerente quiere tomar decisiones empresariales importantes basándose en información limitada u obsoleta; no obstante, muchos pasan horas analizando información financiera y comercial presentada a través de distintos productos y aplicaciones.
Utilizar varios productos y aplicaciones limita la capacidad de los equipos comerciales y financieros para actualizar la información y conectarse mutuamente, y también aumenta las posibilidades de errores en el trabajo de tu equipo.
Por ejemplo, si no hay un lugar central donde almacenar estos datos, las personas o equipos presentan su información por separado e incluso podrían basar sus informes en datos obsoletos.
Este flujo de trabajo inconexo dificulta que puedas compilar la información que necesitas para tomar decisiones de gestión bien fundadas sobre el futuro de tu empresa.
2.ª SEÑAL DE AVISO: TUS EQUIPOS COMERCIALES Y FINANCIEROS PASAN HORAS TRABAJANDO EN LO QUE NO DEBERÍAN
Utilizar distintos productos y aplicaciones y almacenar información de clientes en varios lugares también implica que tu equipo tiene que introducir información clave sobre los clientes en distintos lugares.
Este modo de trabajar lleva bastante tiempo a finales del mes o trimestre, y muchos equipos comerciales y financieros afirman que es un tiempo que podrían dedicar a tareas más provechosas como responder a consultas comerciales, hablar de ideas sobre nuevas promociones de ventas o preparar las cuentas de los principales clientes.
Si tu equipo está dedicando tiempo a introducir manualmente información como gastos o a realizar otras tareas administrativas, tu empresa está perdiendo unas horas facturables valiosas en tareas improductivas.
¿Puedes permitirte dejar que los mejores miembros de tu equipo pasen su jornada en tareas improductivas?
3.ª SEÑAL DE AVISO: A TU EQUIPO LE CUESTA COLABORAR EN LA INFORMACIÓN DE CLIENTES MÁS RECIENTE
Como gerente de un negocio en expansión, te esfuerzas por atajar los procesos de negocio ineficientes, pero ¿has considerado cómo se comparte dentro tu equipo la información sobre clientes?
Por ejemplo, un bufete de abogados podría utilizar un producto para compilar datos financieros relativos a sus clientes y cuentas por cobrar. Y los empleados de este bufete podrían utilizar otra aplicación para colaborar en información actualizada durante su jornada laboral.
Esto significa que varios empleados están utilizando y modificando varias versiones de información de clientes en distintos lugares.
Incluso si estos empleados no cometen errores y se acuerdan de actualizar cada producto o aplicación, compartir internamente la información de clientes más reciente sigue suponiendo un gran reto para
tu equipo. Trabajar en varias versiones de información de clientes es un modo ineficaz de colaborar, y no es el que utilizan las empresas en expansión de hoy en día.
Encontrar un nuevo hogar para tu información más valiosa
Muchas de las aplicaciones y productos actuales seguirán desempeñando un papel en tu empresa, pero por mucho que los domines o por muy creativo que seas con ellos, tienen sus límites. Y tu equipo topará antes con estos límites si dependes de distintos productos y aplicaciones para gestionar información importante de clientes.
La cuestión es esta: Si tu información importante de clientes reside en distintos lugares, estás lastrando el crecimiento de tu negocio. Los gerentes que lo hacen están, sin saberlo, pagando un precio en forma de tiempo perdido, acceso limitado a la información y, en última instancia, pérdida de ventas.
En este capítulo explicamos por qué pasar tu información comercial y financiera a una solución de contabilidad en la nube como Sage Live tiene sentido para tu negocio.
Mejora la calidad de las previsiones financieras
Preparar una previsión de ventas basada en información almacenada en distintos lugares tiene unas limitaciones. Reflexiona sobre si sabes:
- Cuántos clientes potenciales, presentaciones o presupuestos necesitas para generar una venta.
- El número de clientes potenciales que hace falta para alcanzar un objetivo.
- La eficacia de una campaña comercial concreta y la respuesta de los distintos mercados o segmentos.
Almacenar tu información financiera en una solución de contabilidad en la nube te ayudará a ver cuántos clientes potenciales ha conseguido tu empresa y hacer un seguimiento de los ingresos que genera el negocio. También ofrecerá más información sobre el historial de compras de los clientes.
Toma decisiones en base a información comercial más correcta
Si distintos departamentos de la empresa solo pueden acceder a datos de su parte del negocio, o si están utilizando datos incorrectos, la productividad y eficiencia de tus equipos disminuirán. La información de varias
aplicaciones ofrece una perspectiva en un momento determinado y, a menos que esté toda actualizada, esta información pronto queda obsoleta.
Por ejemplo, las previsiones para el próximo trimestre no se actualizarán cuando cambies la fecha de una posible venta a punto de cerrarse. Esto se agrava cuando los equipos directivos y comerciales utilizan distintas versiones de la información de un cliente.
Ahí es donde una solución de contabilidad en la nube puede ser útil. En la nube, la información siempre está actualizada, siempre en tiempo real: esto significa que tendrás una fuente de datos veraz siempre al día que refleja los cambios en las ventas y los ingresos previstos.
Comprueba si los informes de tu negocio son realistas
El personal comercial es por naturaleza optimista, y este optimismo puede filtrarse a su interpretación de los informes de ventas.
Como gerente, puede que confíes en la opinión de tu equipo comercial, pero a veces tienes que poder interpretar la lógica subyacente en sus gráficos y figuras.
Por eso, vale la pena contar con unos potentes cuadros de mando financieros que puedas verificar de un vistazo y utilizar para moderar el optimismo de tus equipos con algo de realismo.
Protege tus activos empresariales más importantes
Los productos y aplicaciones de hoy en día responden a menudo a elecciones personales. En muchos casos, solo los principales usuarios entienden las peculiaridades de un producto o aplicación complicado y cómo utilizarlos para gestionar los datos de clientes.
¿Qué pasa si uno de estos miembros clave de tu empresa se va?
Sus conocimientos también se perderán y la información que deje no será relevante o no podrá utilizarse, o incluso tendrá que recrearse.
Si quieres proteger a tu empresa de los efectos de la rotación del personal, es lógico mantener la información de clientes, de ventas y financiera en un lugar central, seguro y accesible, como en la nube.
De este modo no perderás información importante ni tendrás que reinventar la rueda cada vez que un representante, contable o gerente se marche. Aún mejor, cuando tu empresa crezca tendrás un sistema en marcha para que todos dispongan de lo que necesitan.
Accede a unos parámetros empresariales más fiables
Una información preparada a partir de bloques de datos desconectados no puede dar a un director de ventas los parámetros que necesita para elaborar unas previsiones de ventas sólidas en las que basarse. Entre estos parámetros se encuentran el coeficiente entre clientes potenciales y pedidos, la ratio de éxito de las propuestas presentadas y los presupuestos.
Seguir estos parámetros mediante una solución en la nube permite a los gerentes aplicar un enfoque ascendente o basado en la actividad a las previsiones de ventas.
Esto significa que las previsiones se basan en los niveles de actividad objetivo, como el número de clientes potenciales y presentaciones de ventas, el número de ofertas y presupuestos y las tasas de conversión demostradas históricamente.
Elimina los reveses inesperados
No deberías tener que dedicar horas a preparar un informe para poder controlar los gastos, ver cuál es el comportamiento de las ventas y determinar si las previsiones de ingresos cumplen los objetivos.
Y no tendrías que deber esperar hasta finales de mes para obtener unos datos de ventas fiables y actualizados.
Tendrías que poder ver toda esta información de un vistazo y poder identificar los clientes prioritarios, las oportunidades, los clientes en riesgo, etc.
No hay nada más alarmante que un revés inesperado con respecto a un objetivo de ventas. Una solución de contabilidad en la nube no evitará estos reveses, pero ya no te cogerán por sorpresa.
Ahorra tiempo
Los gerentes que siguen la información comercial y financiera mediante docenas de aplicaciones pierden unas horas de trabajo valiosas. Están dedicando un tiempo a recopilar información y preparar informes que podría dedicarse a tareas más productivas.
Con una solución de contabilidad en la nube, podrás ver tanta o información de clientes como quieras antes de cualquier reunión. Y no necesitarás a un comercial o a un miembro de tu equipo contable para que te digan cómo va tu empresa.
Una solución de contabilidad en la nube te permite ahorrar tiempo y preservar unas horas de tu jornada que puedes dedicar a gestionar proyectos clave e iniciativas de toda la empresa.
Aumenta la productividad de tu personal
Cuando tus empleados colaboran gracias a información en la nube, toda tu empresa trabaja de manera más inteligente
Por ejemplo, un miembro del equipo comercial podría recibir una llamada de un cliente y luego actualizar información sobre este desde la oficina. Más tarde, si otro comercial ha salido y está a punto de reunirse con este cliente, puede ver la información desde su dispositivo móvil.
Ambos empleados pueden colaborar en un cliente desde cualquier lugar, evitar duplicar el trabajo del otro y ser más productivos.
Básate en unos verdaderos registros y controles de auditoría
Cuando empezaste, no pasaba nada si gestionabas tu negocio utilizando varios productos, porque no era demasiado difícil encontrar donde estaba la información de tus clientes.
No obstante, a medida que tu negocio se expande, gestionar información financiera es más complejo. Un equipo que está creciendo tendrá dificultades para unificar información almacenada en muchos lugares distintos. Unos bloques de datos desconectados no pueden dar la tranquilidad que suponen unos registros y controles de auditoría creados a medida.
Una solución de contabilidad en la nube reúne la información de tus clientes y asegura que tus notas y decisiones estén vinculadas a las cifras para obtener un panorama financiero completo.
Mejora los procesos de negocio
La información de clientes está constantemente fluyendo por tu empresa.
Cuando un cliente solicita un presupuesto, realiza una compra, ordena el envío y paga una factura, su información pasa de un equipo o departamento al siguiente.
Manejar esta información de manera coherente supone un reto. Con una solución de contabilidad en la nube, tu empresa puede configurar cómo se comparte automáticamente determinada información
financiera entre ventas y contabilidad para que ambos departamentos sepan dónde se encuentran los clientes en sus ciclos de facturación.
Estos departamentos o equipos pueden utilizar esta información para decidir cómo actuar antes de ponerse en contacto con un cliente. Además, pueden ahorrar tiempo estableciendo facturas recurrentes.
Una empresa que controla la información sobre sus clientes está mejor posicionada para conseguir sus objetivos.
Mejora la rentabilidad en toda la empresa
Un informe de IDG de 2014 identificó que las empresas con unos datos más eficaces crecían un 35 % más rápido. Es más fácil identificar patrones de ventas y oportunidades de ventas cruzadas si tienes información sobre el volumen y el valor de las transacciones en tu empresa.
Puedes identificar las pérdidas de clientes y tomar medidas para atajarlo antes de perder negocio. Y puedes convertir datos clave de rendimiento en informes fáciles de entender e identificar oportunidades para impulsar el crecimiento de tu empresa.
Por ejemplo, si sabes que hay un retraso en tus existencias actuales, tus equipos comerciales pueden centrarse en vender otros productos y servicios que no estén afectados por este retraso. Mientras tanto, puedes centrarte en mejorar las tasas de ejecución de pedidos en toda la empresa.
Juntos, tú y tus equipos comerciales haréis crecer el negocio.
Trata de vender los productos apropiados a las personas apropiadas
Si tienes unos datos de clientes adecuados, puedes analizar los informes de ventas en tiempo real y decidir qué tipo de productos y servicios promover. Entonces tu equipo de ventas podrá utilizar esta información para realizar ventas cruzadas de los productos relevantes a los clientes existentes.
O bien, un agente comercial podrá utilizarla para determinar si debería tratar de realizar ventas por más valor después de que un cliente compre vuestro producto o servicio.
Utilizando esta información, podrás encontrar los productos y servicios adecuados a las solicitudes de los clientes.
Y podrás ofrecerles lo que desean.
9 preocupaciones que olvidarás al tener consolidados los datos de tus clientes
Si ya estás utilizando software en la nube, ya sabes lo productivo y eficiente que puedes ser gracias al poder de la nube.
La cuestión es: ¿te acuerdas de cómo era utilizar distintos productos, aplicaciones e incluso informes en papel para gestionar tu información de clientes y financiera?
Si aún no utilizas un software en la nube para gestionar tu información comercial y financiera, no te preocupes.
En este capítulo te explicamos 9 cosas que no echarás de menos de trabajar con datos desconectados en cuanto pases tu valiosa información financiera y de clientes a una solución de contabilidad en la nube.
1. Información financiera y de clientes sin actualizar
¿Has intentado alguna vez combinar información de distintas fuentes para luego darte cuenta de que no está al día? Mantener la información en un lugar –en la nube– significa que siempre está actualizada.
2. Preocuparte por las copias de seguridad
Lo único que es peor que la información no actualizada de una aplicación es la pérdida de información crítica. Cuando tus datos están en la nube, siempre se garantiza la copia de seguridad.
3. Perder tiempo con actualizaciones y parches
Como contable, es un fastidio tener que perder el tiempo con actualizaciones técnicas y parches. Por suerte, todo esto se realiza automáticamente en la nube, por lo que puedes concentrarte en tu verdadero trabajo.
4. Tomar decisiones utilizando información obsoleta
Como tienes acceso a la información financiera y de clientes más reciente, no tienes que esperar un correo electrónico con los últimos datos, sino que puedes tomar decisiones y acelerar el crecimiento de tu empresa hoy mismo.
5. Acceder a tus datos
Cuando un miembro importante de tu competente equipo contable se va a casa o, aún peor, de vacaciones, ¿puedes seguir accediendo a su información? Si se guarda la información financiera y de clientes en la nube, tú y tus equipos sí podéis.
6. Conectar tus aplicaciones (de manera segura) entre ellas
Si tú y tu equipo utilizáis distintas aplicaciones, gestionar de manera segura los datos de clientes requiere un gran trabajo en sí. No obstante, si guardas la información clave de clientes en un lugar, en la nube, ahorrarás tiempo y evitarás dificultades técnicas.
7. Sorpresas desagradables
Es difícil hacer un seguimiento de la información crítica para el negocio si las notificaciones llegan de distintas fuentes. Cuando tu informaciónfinanciera está gestionada en la nube, puedes ver qué está sucediendo
en tiempo real e incluso configurar notificaciones en un sitio para obtener actualizaciones inmediatas.
8. Preguntarte por qué a tu equipo le cuesta colaborar
Antes de la nube, los empresarios y gerentes tenían que dedicar tiempo a asegurarse de que el personal de ventas hablaba con el de contabilidad. Ahora, todos tus empleados pueden colaborar utilizando una única solución y no tendrán que perder el tiempo buscando en docenas de productos y aplicaciones los últimos informes de ventas o información de clientes.
9. Preguntarte si tus informes son correctos
Los productos y aplicaciones más nuevos son solo tan inteligentes como la persona que crea las fórmulas subyacentes, y a menudo exigen numerosas actualizaciones y correcciones de errores. Cuando tu equipo utiliza software en la nube con un motor de contabilidad global de calidad superior, estas fórmulas ya están comprobadas y demostradas.
Conclusión: El futuro de la contabilidad está aquí, en tiempo real, en la nube
Es hora de encontrar un nuevo hogar para la información de clientes crítica para tu negocio.
Si pasas la información comercial y contable de las numerosas aplicaciones y productos distintos que utiliza tu empresa a una solución de contabilidad en la nube, reducirás los errores empresariales y aumentarás laproductividad de tus equipos.
También protegerás los datos empresariales clave y te asegurarás de que los equipos de ventas y de contabilidad colaboren en la información más reciente. Y tendrás una solución que se irá adaptando al crecimiento de tu negocio.
¿Lo mejor de todo?
Conectar la administración con las ventas te dará la tranquilidad que supone tomar unas decisiones empresariales basadas en la información más reciente.
Como una familia que se traslada de su pequeña casa inicial a una más grande, después de que tu empresa adopte una solución de contabilidad en la nube, recordarás los días en que tu negocio vivía solamente con unos datos de clientes desconectados y te preguntarás cómo os las arreglabais.
