Resolvemos las dudas más frecuentes sobre el software de gestión de horario
En marzo publicamos un artículo donde explicamos las principales funcionalidades sobre el software presentado por Sage para adaptarse a la nueva normativa sobre el control de horario de los empleados: Sage Control Horario (aquí lo puedes consultar).
Ahora, hemos recopilado todas las preguntas y dudas que nuestros clientes nos han transmitido sobre Sage Control Horario y queremos compartir en el Blog las respuestas, que creemos que serán muy útiles para los que todavía no se hayan adaptado a la normativa (¡Ojo! la norma entró en vigor el pasado 12 de mayo de 2019).
1 – ¿Cómo se hace la puesta en marcha del software?
En el momento en el que se confirma la contratación de Sage Control Horario, desde Woffu se pone en contacto vía email con el cliente informando sobre cómo proceder a la implantación y adjuntando el Excel de importación masiva.
Una vez se reciban los datos, se configurará la cuenta y en un plazo máximo de 15 días Sage Control Horario estará listo para empezar a poder utilizarlo.
Se contactará con el interlocutor de la empresa y se revisará la cuenta para acabar de ultimar detalles de configuración (permisos, reglas, festivos…). Confirmada la importación, todos los usuarios reciben la bienvenida para ser totalmente autónomos con el software, ¡sin formación!
RRHH estará en constante contacto con soporte y se irán formando con las llamadas, mails y chat en directo.
* En el caso de requerir enlace con Sage 200cloud, el procedimiento es diferente, ya que no se realiza la carga masiva de Excel sino que se organiza una sesión con RRHH para enlazar ambos programas.
Controla la jornada de los empleados
2 – ¿Cómo puedo controlar los empleados que han fichado?
Desde el Dashboard corporativo y a través del fichaje, puede controlarse en todo momento qué personas han entrado, cuáles no, cuáles entran en un turno posterior y cuáles no tienen que fichar porque tienen ausencia programada y aceptada por su responsable.
Esta información está disponible para responsables de equipo y administradores.
3 – Cómo puedo saber que el fichaje digital se está realizando dese el puesto de trabajo?
Sage Control Horario permite dos formas de limitar o controlar el fichaje digital (web o APP)
A. Para personas que trabajan siempre en un o unos mismos centros: se vincular todas las direcciones IP (Wifi´s) a estos centros de trabajo y se configuran qye las personas que forman parte de ese centro pueden fichar siempre y cuando los dispositivos estén conectados a alguna de las direcciones IP establecidos.
B. Para personas deslocalizadas o en itinerancia: el sistema solicita la ubicación del dispositivo desde el cual se está fichando y as´registramos el recorrido del usuario a través del GPS, puede consultarse a tiempo real desde la pestaña «Fichajes».
4 – ¿Se puede seleccionar quién puede fichar por el móvil y quién no?
Si, hay diferentes maneras de configurar y discriminar qué usuarios pueden fichar digital/terminal físico/no fichar…
Informes personalizados por empresa
5 – ¿Se pueden configurar y extraer los informes?
Sí, tiene la funcionalidad de añadir libremente campos en las fichas de los empleados para que estos aparezcan también en los informes y puedan filtrarse y exportase a Excel.
6 – ¿Existe la opción de multiempresa para un grupo de empresas independientes?
Se disponen de las Sedes (multiempresa), que consiste en tener diferentes cuenta independientes dentro de una cuenta que las engloba a todas. Esta funcionalidad sólo está incluida en el plan Enterprise.
7 – Si les ofrecemos trabajar como Sedes, ¿el número de empleados para los tramos de tarifas sería el total del grupo o de cada sede?
El total del grupo.
8 – En el caso de las Sedes, ¿se pueden controlar que un trabajador tenga itinerancia entre las diferentes empresas?
La funcionalidad de las Sedes no permite a un mismo usuario estar activo en diferentes cuentas, pues se tratan como empresas independientes. Para que pase de una sede a otra, tiene que suspenderse en una y añadirse en la otra, pero no arrastra el historial con la actividad que tenía en la anterior sede.
10 – ¿Cómo se puede exportar la información a otros sistemas?
Toda la actividad queda registrada en diferentes informes que pueden filtrarse por cualquier campo y se tiene sempre la posibilidad de exportar todos esos datos a un Excel.
Multidioma
11 – ¿Está disponible en otros idiomas?
Español, catalán, inglés, francés, italiano y portugués.
12 – ¿Cómo se gestionan empresas con contratos temporales o picos de trabajo y contrataciones por temporadas?
Al inicio, se presupuesta la solución en base a un número de usuarios de media anual y en la renovación (al año) y en base a la fluctuación de usuarios mensual que hayan tenido en cuenta, se hace una regularización de usuarios, facturando los usuarios de más en los meses específicos o haciendo un abono en el caso de haber sido menos.
13 – ¿Con qué tipo de fichajes cuenta Sage Control Horario?
Tiene dos tipos de fichaje disponible:
– Digital (explicado en la pregunta nº 3).
– Terminales físicos: Sage Control Horario está integrado con terminales de diferentes modelos (exterior, interior, pantalla táctil…) ydiversos tipos de fichaje (huella dactilar, reconocimiento facial, tarjeta de proximidad…).
Los dispositivos son de la marca Suprema y está integrado con su software Biostar 2.
14 – ¿Cuántos niveles de validación tienen las solicitudes de vacaciones, ausencia y demás permisos?
Pueden configurarse hasta dos niveles de validación, el primero por parte del responsable directo del empleado que autoriza una solicitud; y el segundo y definitivo, por parte de otro usuario (normalmente RRHH) que acepta la solicitud confirmándose y haciendo que el empleado reciba la notificación conforme tiene la aceptación.
