Sage AutoScan es una herramienta avanzada que utiliza tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para automatizar el proceso de extracción de datos contables de facturas. Es capaz de leer automáticamente las facturas, ya sean en formato físico (escaneadas) o digital (PDF, Word, etc.), y extraer información clave como:

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Importe total
• Impuestos aplicables
• Datos del proveedor

No necesita plantillas ni ajustes personalizados previos para cada factura, ya que su sistema OCR está diseñado para identificar estos campos de manera inteligente y sin intervención manual.

Una vez extraída la información, genera automáticamente los asientos contables en el ERP de la empresa (como Sage 50 o Sage 200). Esto elimina la necesidad de ingresar los datos manualmente, lo que acelera significativamente el procesamiento de facturas, reduce errores humanos (como entradas incorrectas o duplicación de datos), y permite que el equipo se enfoque en tareas de mayor valor.

Esta solución está diseñada para mejorar la eficiencia y precisión en la gestión contable y financiera de empresas, lo que resulta especialmente valioso durante periodos de alto volumen de facturación, como los cierres fiscales​.

Sage AutoScan no solo automatiza la captura de datos de facturas, sino que también mejora la gestión documental dentro de las empresas. Los documentos se organizan y vinculan directamente con las transacciones correspondientes en el sistema contable, lo que facilita su recuperación rápida y eficiente. Esto es particularmente útil en auditorías o inspecciones fiscales, ya que permite rastrear cualquier documento con facilidad dentro del sistema.

Además de las facturas, AutoScan también puede gestionar otros tipos de documentos, como los de carácter laboral, comercial o contractual. Estos documentos son clasificados y archivados automáticamente, lo que otorga a las empresas un control completo de su documentación. La búsqueda de documentos se vuelve más sencilla, ya que se puede hacer por diferentes criterios, como el nombre del proveedor, la fecha, o incluso el número de expediente.

Este sistema no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también asegura que la empresa cumpla con sus requisitos legales y administrativos, ofreciendo una visión clara y ordenada de toda la documentación relacionada con las transacciones.

Sage AutoScan mejora el cumplimiento normativo y la trazabilidad de los documentos.

Al vincular automáticamente cada documento con su correspondiente transacción contable, crea un registro claro y completamente auditable en cada paso del proceso. Esto garantiza que todos los documentos y datos estén disponibles de manera inmediata para inspecciones, auditorías o revisiones fiscales, facilitando el cumplimiento normativo.

Además, el sistema registra automáticamente todos los accesos y modificaciones realizados en los documentos, lo que refuerza el control interno. Esto es esencial para que las empresas puedan demostrar que sus procesos financieros se gestionan correctamente, cumpliendo con las normativas fiscales y legales.

Sage AutoScan organiza de manera eficiente toda la documentación relacionada con las transacciones empresariales, garantizando un control adecuado y un cumplimiento normativo con trazabilidad completa, lo que lo convierte en una herramienta integral para la gestión empresarial​.