Elige un Software de Gestión con una política clara de Mantenimiento
A la hora de elegir un Software de Gestión para tu empresa o pyme es fundamental tener en cuenta una serie de criterios entre los que se encuentra el de establecer una política clara de mantenimiento teniendo en cuenta que los usuarios necesitarán soporte funcional y que el ERP se tendrá que adaptar a los cambios legales y tecnológicos que vayan apareciendo.
Por esto es fundamental que elijas un ERP que responda a tus necesidades presentes, pero también futuras, las que surgen después de la compra del producto y que serán todas aquellas a las que ahora mismo no les das relevancia pero que, una vez puesto en marcha el proyecto, se convertirán en parte fundamental del éxito de la implantación del Software de Gestión en la empresa ya que darán respuesta al efectivo funcionamiento de los usuarios de la solución, así como a los cambios legales y tecnológicos que vayan surgiendo.
La solución más óptima es elegir una solución de mantenimiento mixta en la que el fabricante del ERP se encarga de evolucionar el producto y resolver telefónicamente las dudas sencillas que surgen a los usuarios y el partner se encarga de resolver dudas más complejas o asesorar a los usuarios para que utilicen correctamente el producto, es decir, el partner ofrece el trato personalizado que un fabricante no puede ofrecer por su tamaño.
SERVICIO DE SOPORTE DEL PARTNER
A parte del Servicio de Soporte del fabricante, es importante poder contar con un partner que sea capaz de resolver dudas más complejas o asesorar a los usuarios para que utilicen correctamente el producto, es decir, que sea capaz de ofrecer el trato personalizado que un fabricante no puede dar por su tamaño.
A la hora de elegir un partner es fundamental:
- Analizar su trayectoria,
- La experiencia de sus consultores
- Los casos de éxito que le avalan y
- La calidad del trato que aporta,
pero más importante es aún tener en cuenta:
- la variedad de Soluciones de Gestión que baraja y
- su experiencia en la evolución de las mismas
ya que estas serán las claves para que pueda darte un servicio de soporte de calidad, aconsejarte en función de tus necesidades y hacer evolucionar tu empresa cuando se necesite (Ejemplo. personalizaciones, desarrollos a medida, etc.)
Pero el servicio de soporte que te puede dar el partner no tiene por qué resumirse sólo al mantemiento del Software de Gestión, si no que, en función del partner, puede aglutinar muchos más conceptos. Piensa que lo mejor es contar con un partner que sea capaz de darte soporte a cualquier nivel y sobre diferentes temas (Ejemplo. Matenimiento Informático o de Hardware, Servicios Cloud, otras soluciones como Softwares de Gestión de Almacenes o CRM, etc.) para que puedas tener centralizada en una única empresa de confianza todas aquellas gestiones que quieres externalizar, teniendo esto la ventaja añadida de que esa empresa será capaz de conocerte al nivel suficiente como para solucionar tus problemas a la mayor brevedad y aconsejarte teniendo siempre una perspectiva global de tus circunstancias. Como ya comentábamos, la solución más óptima será elegir una opción de mantenimiento mixta o, lo que es lo mismo, poder depositar nuestra confianza en un partner que nos de ese trato cercano y con el que podamos contar en cualquier momento y con un fabricante que nos garantice una serie de premisas claves en el servicio de soporte que nos ofrece antes de elegir el Software de Gestión que mejor encaja con nosotros.
SERVICIO DE SOPORTE DEL FABRICANTE
En este sentido, necesitarás una política de Soporte enfocada no sólo a resolver dudas técnicas, si no a acompañar al usuario y ayudarle día a día en su trabajo.
Ten muy en cuenta las siguientes claves sobre qué quieres que incluya el servicio de soporte antes de elegir el Software de Gestión:
- Confirma con el fabricante que la solución estará siempre actualizada automáticamente a los últimos cambios legales y funcionales. No olvides que los cambios legales afectarán directamente a tu operativa diaria y necesitarás un Software de Gestión cuyo fabricante te garantice su correcta adecuación a los mismos. Los cambios legales son continuos y obligatorios, así que tendrás que adaptarte a los mismos te guste o no, por lo que lo mejor es elegir una herramienta que te ayude ante estas modificaciones.
- Comprueba si podrás hacer consultas ilimitadas a los técnico para resolver las dudas de uso del programa e incidencias. Día a día los usuarios irán avanzando en la utilización de la solución pero en cualquier momento pueden surgir nuevas dudas por lo que tener un contacto con el que resolverlas les hará ser más efectivos, aprender más rápido y eliminará las posibles frustraciones que pueden surgir al trabajar con un nuevo programa informático.
- Garantiza que tu información está a salvo y que se puede recuperar. Tu información es lo más valioso para ti, por lo que es fundamental cuidarla y tratarla adecuadamente.
- Contrata un Servicio de Soporte con el que ahorres costes no sólo en el mantenimiento técnico, sino también las las actualizaciones. Además, si se trata de un Servicio de Soporte con una modalidad de pago en suscripción, estas no tienen tratamiento contable de inversión, no se tiene que amortizar y su coste se puede deducir como gasto corriente.
Elige el Servicio de Soporte que mejor se adapte a tus necesidades
Las ventajas de elegir un Servicio de Soporte sobre otro pueden ser muchas, pero lo ideal es que este servicio se adapte a ti y a tus necesidades en cada momento.
Existen fabricantes de Softwares de Gestión que ofrecen diferentes niveles de Servicio de Soporte adaptados a todo tipo de clientes y por los que puedes ir «moviéndote» en función de tus necesidades, pero verifica que todos los niveles incluyan las actualizaciones periódicas de versiones de software, legales o funcionales bajo las que siempre vas a tener que trabajar sin costes añadidos.
