Cada vez es más frecuente y necesario disponer de sistemas de información que permitan una rápida y segura disposición de los datos para ganar competitividad y eficiencia, pasando a ser estos, piezas estratégicas esenciales en la organización.
Entre estas tecnologías destacan los software de gestión ERP (Entreprise Resource Planning) y, específicamente, los sistemas de gestión de almacenes (SGA o WMS Warehouse Management System).
En algunas ocasiones hay confusión en el alcance de cada uno, siendo frecuente errores como si un SGA puede facturar y gestionar la contabilidad de una empresa o si un ERP puede gestionar equipamientos y zonas de trabajo y la optimización de movimientos.
Por todo ello, hemos querido dedicar este post a tratar las principales diferencias entre ambos, y fundamentalmente en base a los siguientes criterios:
- La gestión de ubicaciones: Los ERP solo permiten la gestión de ubicaciones de forma básica, es decir, podemos saber en qué almacén está un artículo pero no en qué parte exactamente de este almacén. Sin embargo el SGA permite una configuración avanzada de estas ubicaciones, pudiendo elegir uno mismo el destino de los artículos o incluso llegando algunos a gestionarlas de manera automática.
- La interacción con dispositivos externos:Un ERP no interactúa con dispositivos externos, como los terminales de radio frecuencia; el SGA tiene la opción de interactuar con estos dispositivos, siendo sólo algunos SGA capaces de hacerlo también mediante dispositivos externos como “voicepicking” (comunicación de picking por voz), básculas, robots, enfardadoras, etc…
- Consideración del tipo de almacén: Los ERP sirven para la gestión de almacenes manuales dejando a los automáticos (los que no requieren personal) sin solución, en cambio el SGA es capaz de gestionarlo tanto en manual como en automático y robotizado. Algunos de los SGA incluso cuentan con sistemas de control de transporte (Galileo) con la capacidad de interactuar con otros sistemas.
- Movimientos del almacén: Algunos SGA ofertados actualmente son capaces de gestionar los equipamientos y además, crear zonas de trabajo donde los asigna dinámicamente. Es decir, el SGA es capaz de indicarnos el equipamiento (ej. Toro mecánico) que necesitamos para acceder a la ubicación donde se encuentra la mercancía que queremos recoger de manera óptima. Por ejemplo, si tenemos en una ubicación una mercancía con un peso de 100 kilos y tenemos 2 toros mecánicos (uno que soporta hasta 50 kilos y otro hasta 200 kilos), el SGA nos indicará qué equipamiento necesitamos, dónde está para cogerlo y la ruta óptima para ir desde donde está al destino teniendo en cuenta multitud de variables. Sin embargo, todo esto no está contemplado en un ERP.
- La gestión de equipamientos o maquinaria: Algunos SGA ofertados actualmente son capaces de gestionar los equipamientos y además, crear zonas de trabajo donde los asigna dinámicamente. Es decir, el SGA es capaz de indicarnos el equipamiento (ej. Toro mecánico) que necesitamos para acceder a la ubicación donde se encuentra la mercancía que queremos recoger de manera óptima. Por ejemplo, si tenemos en una ubicación una mercancía con un peso de 100 kilos y tenemos 2 toros mecánicos (uno que soporta hasta 50 kilos y otro hasta 200 kilos), el SGA nos indicará qué equipamiento necesitamos, dónde está para cogerlo y la ruta óptima para ir desde donde está al destino teniendo en cuenta multitud de variables. Sin embargo, todo esto no está contemplado en un ERP.
- La gestión de tareas: Los ERP no están preparados para realizar la gestión de tareas en un almacén, como podría ser la gestión de movimientos que hace un operario en las tareas de “picking”, ejemplo que hemos puesto en el punto anterior, optimizando y controlando los tiempos, realizando informes estadísticos y permitiendo una medición cuantitativa de los datos, para facilitar la toma de decisiones. En cambio, sólo algunos SGA pueden gestionar dichas tareas además de permitir crear grupos de tareas para asignarlas estratégicamente a grupos de trabajo.
- Los sistemas de optimización de rutas. Permiten a los operadores logísticos planificar las rutas que deberán seguir los transportistas para entregar la mercancía de la forma más eficientemente posible en un SGA, tarea no contemplada generalmente en un ERP, siendo Sage Murano una de las pocas excepciones.
Resumiendo, un ERP sirve para todos aquellos controles llamados de back office, tales como la gestión de ofertas, pedidos, facturas y la contabilidad, y en algunos casos incluye opcions modulares como el análisis de negocio, RRHH, gestión de nóminas, fabricación, gestión de proyectos, etc. Siendo muy pocos en el mercado, como es el caso de Sage Murano, los que integran todos estos en un mismo producto.
Y un SGA, nos permitirá un enfoque global, llevar un inventario permanente en tiempo real con un perfecto control del stock, optimizando las funciones relativas al flujo de mercancías, asegurando su trazabilidad, disminuyendo los errores y mejorando la preparación de pedidos, a la vez que nos proporciona un aumento de la capacidad de almacenaje, todo ello generando un ahorro de costes, mediante sus múltiples prestaciones, y donde el retorno de la inversión puede ser incluso inferior al año.
Es por ende, que una buena combinación entre ambos sistemas, será capaz de disminuir los costes operativos, incrementar la productividad y proporcionar un aumento de las ventajas competitivas de nuestra organización.