A la hora de comparar ERPs tiene especial peso la parte de Contabilidad ya que muchas veces es la que marca la diferencia a la hora de decidirnos. Por eso, queremos hacer hincapié en analizar de una manera muy práctica lo que podrías hacer con una solución de Contabilidad Simple y lo que podrías hacer con el módulo de Contabilidad y Finanzas de una solución como Sage 200.
No nos vamos a limitar a comparar funcionalidades, sino que vamos a llevarlo a la realidad del día a día en las empresas para ver las implicaciones que cada acción tiene.
¡Comenzamos!
¿Cómo introduces asientos en Contabilidad?
Muchas empresas introducen asientos de forma manual, pero verás que muchos de esos asientos son repetitivos y lo hacen igualmente de forma manual. Esto se debe a que tienen una solución de Contabilidad Simple que no les permite generar automáticamente asientos. Pierden tiempo y cometen errores.
Sin embargo, soluciones estandarizadas como Sage 200, permiten la generación automática de asientos y de facturas periódicas, pudiendo así programar en el tiempo la generación de dichos asientos, De esta forma, evitaremos errores de introducción manual y aumentaremos la efectividad y eficiencia de nuestro departamento contable.
¿Y qué pasa con los Asientos Bancarios?
Con la introducción de Asientos Bancarios pasa lo mismo. Si hay que hacerlo manualmente porque tenemos un software de Contabilidad Simple, una persona tiene que registrar los asientos bancarios de uno en uno. Esto implica tiempo e inevitablemente puede llevar a errores. En ese caso, la búsqueda de descuadres supone tener que ir punteando uno a uno los listados, lo que es una tarea ardua y poco productiva para la empresa.
En Sage 200c los ficheros bancarios se importan automáticamente al sistema a través de Norma 43. Es decir, puedes extraer el fichero del banco e importarlo en el software para que se generen automáticamente los asientos lo que evita errores y agiliza el proceso. De esta forma, podremos conciliar de forma sencilla nuestros apuntes bancarios con los extractos reales de cada una de nuestras cuentas sin miedo a equivocarnos.
¿Cómo contabilizas Facturas?
La contabilidad manual de facturas desde la introducción de asientos contables en las soluciones de Contabilidad Simple puede llevarnos a cometer los mismos errores de introducción de los que ya hemos hablado en apartados anteriores. Es más, podemos cometer errores en la estructura de asientos, por ejemplo, al tratarse de facturas intracomunitarias, errores en el sujeto pasivo, etc.
La clave está en tener una solución de Contabilidad y Finanzas que permita la contabilización automática de las facturas desde la Gestión Comercial y/o desde la propia Contabilidad mediante la introducción rápida de facturas. De esta forma, las facturas se introducen de forma muy sencilla y la generación del asiento la realizará el sistema de forma automática. Sin errores y sin pérdidas de tiempo.
Y las Nóminas… ¿cómo las contabilizas?
¿Qué pasa cuando llega el momento de contabilizar las nóminas? ¿Las contabilizas manualmente y vas realizando los cambios de forma manual para cada uno de los meses?
Si te sientes identificado con esta situación es que estás perdiendo tu tiempo y haciendo un esfuerzo innecesario.
Sage 200 permite calcular automáticamente las nóminas (teniendo en cuenta cambios de bajas, vacaciones, pagas, etc) y realizar la contabilización automática de las mismas, incluso desglosando de forma automática por departamentos. Con todo esto ganarás en agilidad, evitarás errores y podrás analizar mucho mejor la rentabilidad de tu empresa por departamentos.
Otro caso, ¿cómo calculas y presentas los Impuestos?
Con una Contabilidad Simple, el cálculo de impuestos se hace manualmente, con lo cual, en cada periodo impositivo, deberás extraer diversos listados e introducir de forma manual la información en la página de la Agencia Tributaria. Estas acciones incrementarán sin duda los tiempos de presentación pero, además, podrían suponer diversos errores de introducción.
Por el contrario, Sage 200 permite el calculo automático de impuestos al recoger la información de cada una de las facturas, rellenar los modelos oficiales establecidos para la presentación de impuestos y conectarse de forma automática a la página de la Agencia Tributaria. Aún así, previamente podrá realizarse un borrador para hacer modificaciones manuales.
Piensa… ¿cuánto tiempo te lleva extraer informes? ¿Consigues toda la información que necesitas?
Si empleas mucho tiempo en extraer los datos necesarios para el análisis de información y luego tampoco estás muy seguro de lo que has conseguido, es que utilizas una Solución de Contabilidad Simple que te da más trabajo de lo que te soluciona y no te permite ir más allá. Piensa, por ejemplo, qué pasa cuando intentas analizar las ventas realizadas por cada una de las delegaciones, los centros de coste, los márgenes, etc. ¿No es fácil verdad? La información que tienes de cada una de tus cuentas está desagregada y puedes llegar a necesitar varios listados para analizar comparativas entre ejercicios y/o periodos.
Por eso, muchas empresas deciden implantar soluciones como Sage 200, para poder extraer informes de manera centralizada, en tiempo real y en pocos segundos, donde filtran de manera sencilla la información que quieren ver según la preferencia de apariencia del informe.
Soluciones que les permiten tener una trazabilidad total de cada una de las cuentas para poder realizar comparativas entre ellas por ejercicios, periodos, etc. y con las que pueden acceder desde cada una de las consultas al detalle de cada uno de los saldos.
Es cierto que la información es poder, pero la clave está en la calidad de esa información y en el tiempo y el modo que utilizas para conseguirla.
Por otra parte, ¿te acuerdas siempre de todas las Cuentas Contables?
Te das cuenta de la cantidad de información que memorizas innecesariamente cuando debes conocer las cuentas contables de gastos e ingresos donde contabilizar cada factura. Y esto pasa día sí y día también con soluciones de Contabilidad Simple. Esto desencadena en errores o en la necesidad de consultar asientos previos ante la indecisión de dónde contabilizarlo.
La solución eficiente de llevar este tema pasa por la asociación automática a cada uno de nuestros clientes y/o proveedores de las cuentas contables de ingresos y gastos correspondientes, de tal forma que, al introducir asientos, el sistema nos propondrá de forma automática la cuenta donde contabilizarlo. Parece sencillo, ¿verdad? Y lo parece porque lo es. Sage 200 te libera así de de la presión que supone memorizar las Cuentas Contables para asignarlas correctamente y las implicaciones que los posibles errores podrían suponer.
Y, ¿qué pasa con los Balances?
Con una solución de Contabilidad Simple las plantillas de balances de situación, perdidas y ganancias, ratios. etc. son estáticas, de tal forma que siempre extraeremos la información desde la misma plantilla. En caso de necesitar la información con otra estructura, deberemos realizar cambios en la plantilla del informe.
Sage 200 permite extraer informes dinámicos de balances de situación, pérdidas y ganancias, ratios. etc. de tal forma que podremos elegir qué datos queremos poner en las columnas del informe. Por ejemplo, podría ser por meses y mostrar o no el detalle de cada una de las cuentas.
¿Puedes adjuntar documentos a los asientos?
Muchas veces surge la necesidad de adjuntar documentos a los asientos, como por ejemplo un pdf de una factura, pero esto sólo podremos hacerlo con una solución como Sage 200. Con soluciones de Contabilidad Simple es impensable.
¿Cómo haces las Previsiones de Tesorería?
Seguro que en algún momento te has visto en la necesidad de sacar una previsión de tesorería, pero la pregunta es… ¿cómo lo haces?
Si para conseguirlo tienes que extraer diversos listados de cada uno de los vencimientos de forma manual, empieza a echar cuentas del tiempo que inviertes y valora la seguridad que te dan los resultados que has sacado.
Las previsiones de tesorería son una cuestión muy importante para las empresas y requieren un seguimiento periódico basado en datos reales para poder tomar decisiones. Por ello, Sage 200 aporta previsiones de tesorería automáticas de cada una de nuestras cuentas bancarias en base a los vencimientos y cuentas bancarias de cobro/pago asociadas a los vencimientos, para darte la información que necesitas en cada momento.
¿Manual o automático?
Si echamos la vista atrás y revisamos los casos que hemos ido planteando, parece que hay algo en común en todos ellos. Y es que hemos repetido mucho las palabras «manual» y «automático». Esta es la gran diferencia entre tener una Contabilidad Simple y la Contabilidad que podemos tener con Sage 200.
El tratamiento manual de la información es algo habitual en las empresas que no tienen soluciones de contabilidad efectivas. Constantemente tienen que introducir a mano asientos, apuntes en cartera, remesas al cobro, al descuento, etc. incluso están acostumbrados a realizar de forma manual los ficheros de remesas que posteriormente suben a la página web del banco. Pero esa «costumbre» es incompatible con la eficiencia, la efectividad y el éxito.
Piensa en otra forma de trabajar donde te quitas los procesos manuales y rutinarios para dedicar tu tiempo a lo que realmente importa. Con Sage 200 puedes automatizar todos los procesos de los que hemos hablado, pero no se queda ahí. Por ejemplo, puedes automatizar el tratamiento de cobros y pagos a través de la cartera de vencimientos, lo que permite gestionar de forma sencilla nuestros vencimientos, generar remesas, generar ficheros y validarlos, etc. De esta forma, tendrás información detallada de cada uno de tus vencimientos (vencimientos remesados y no cobrados, vencimientos remesados, enviados al banco e impagados, etc.)
Estos son algunos ejemplos de las diferencias que puedes encontrar entre trabajar con un software de Contabilidad Simple o con el módulo de Contabilidad de Sage 200, pero ahora te toca a ti decidir.
Piensa en cómo trabajas o qué procesos haces manualmente… ¿Es efectivo hacerlos así? ¿Los podrías automatizar?
Valora tu situación y lo que necesitas para crecer y utiliza la solución que creas más conveniente.
