La mayoría de las empresas están organizadas por diferentes departamentos: Administración, compras, ventas, marketing, RRHH…
Por lo que será necesario definir los permisos de cada uno de los Usuarios para que puedan visualizar únicamente lo que corresponde a su departamento o función.
CREAR USUARIO NUEVO
Antes de crear un Usuario nuevo, debes preparar los permisos y seguridad que tendrá ese Usuario.
Para ello deberemos acceder tanto a nuestro Sage 200 o Sage Despachos Connected siempre con el Usuario de administrador (Tiene todos los permisos de configuración) y crear lo siguiente:
PERFIL
A través del perfil definiremos las empresas y accesos que va a tener ese Usuario nuevo que vamos a crear.
En nuestro caso práctico, crearemos un perfil: curso 2:
No marcaremos la opción de ‘’Restringir todas las opciones de menú’’, ya que lo haremos posteriormente.
SEGURIDAD
Si queremos visualizar todas las empresas en ese perfil para poder configurar los permisos en cada una de ellas, deberemos ir a Administración/ Consola de administración/ Aplicación/ Cuestionarios/ Configuración de la plataforma/ Seguridad por empresa: Sí:
Una vez permitido la visualización de todas las empresas por perfil podremos definir los permisos que queremos que tenga ese perfil:
Accesos a empresas
Seleccionaremos únicamente las empresas que queremos que pueda acceder a través de: Administrador/ Consola de Administración/ Seguridad/ Perfiles/ Empresas/ Seleccionar perfil (En nuestro ejemplo: curso 2) y quedarán marcadas únicamente las empresas a las que queramos que tenga acceso.
En nuestro ejemplo deseleccionaremos la última empresa, ya que no queremos que tenga acceso a ella:
Funciones por empresas
Para configurar las opciones de menú que no queremos que le aparezca al Usuario iremos a: Administrador/ Consola de Administración/ Seguridad/ Perfiles/ Menú/ Seleccionar perfil (En nuestro ejemplo: curso 2) y marcaremos «No» con doble click en las opciones de menú para cada una de las empresas.
En nuestro ejemplo, le marcaremos que No queremos que le aparezca el acceso a: Configuración dentro de Administración de la empresa 1:
USUARIO
Una vez creado el perfil y seguridad, crearemos el Usuario a través de la ruta: Administración/ Consola de Administración/ Administración/ Usuarios/ Nuevo (símbolo de la hoja)
En la pestaña de Usuario le denominamos con un nombre y contraseña:
Asignar un perfil para todas las empresas
En la pestaña de Perfiles le asignaríamos el perfil que le hemos creado y configurado su seguridad: 
Y ya tendríamos creado nuestro Usuario.
En nuestro ejemplo, como le hemos marcado que no pueda acceder a ‘’Mi configuración’’ dentro de Administración, no le aparecerá para acceder:
Asignar un perfil diferente a cada empresa
Para indicar diferentes perfiles para cada una de las empresas dentro de un mismo Usuario, marcaremos nuestro nuevo Usuario creado (Ej; usuario2)/ Utilidades/ Perfiles de Usuario y seleccionaremos los perfiles que queremos indicarle según la empresa:
En nuestro ejemplo, para la empresa 1 le indicaremos el perfil creado: curso 2: 
Y para la empresa 3 le asignaremos el perfil: Ventas:
Definir visibilidad de campos
Con independencia del campo que sea, podremos decidir si queremos que vea su contenido, ocultárselo o mostrárselo visible en modo de lectura.
Podremos configurarlo mediante 2 opciones:
- A través de Administración/ Consola de Administración/ Seguridad/ Perfiles/ Campos/ Nuevo/ E indicar directamente la visibilidad del estado del campo. Para ello deberemos conocerlo previamente.
2. Nos situaremos directamente sobre el campo que queremos configurar la visibilidad y clickaremos sobre la interrogación del margen superior/ Definir seguridad de campo…
- Si no queremos que visualice el contenido del campo: Seleccionaremos el perfil que tenga (En nuestro ejemplo el curso 2) e indicaremos como Estado: Invisible junto con el check de ‘’Aplicar a todas las tablas’’ para que no pueda modificar el campo en ninguna de las pantallas:
De esta forma el Usuario 2 ya no podrá visualizar el contenido del campo que le hemos indicado:
- Si queremos que le aparezca el contenido del campo en modo lectura: Para que visualice el campo pero no le pueda modificar, seleccionaremos el perfil que tenga (En nuestro ejemplo el curso 2) e indicaremos como Estado: Solo Lectura junto con el check de ‘’Aplicar a todas las tablas’’ para que no pueda modificar el campo en ninguna de las pantallas:
De esta forma el Usuario 2 podrá leer el contenido del campo, pero no podrá modificarlo:
Definir permisos de opciones de menú
También podremos decidir las acciones que pueda realizar el Usuario dentro de una opción de menú. Ejemplo, crear, modificar o eliminar un albarán.
Para ello nos situaremos dentro de la opción de menú que queramos bloquear la acción y clickaremos en la interrogación superior/ Definir seguridad:
Seleccionaremos: la empresa (Ej: 1), perfil (Ej: Curso 2), permiso: Ejecutable (Que le aparezcan las opciones) y acciones no permitidas (Desmarcaremos todas las opciones para que no pueda realizar ninguna. En nuestro ejemplo: Ni añadir, ni borrar ni modificar:
De esta forma cuando el usuario2 acceda a albaranes le aparecerán inactivos (en gris) los iconos de Añadir, Borrar o Modificar para que no pueda realizar ninguna de ellas:
DESBLOQUEAR ACCESO DE USUARIO
Muchas veces ocurre que se intenta acceder a Sage y no deja porque el Usuario se ha bloqueado por razones de mantenimiento. Puede que suceda porque se haya cerrado mal la aplicación, o porque se haya realizado algún bloqueo voluntario o involunatario…
Pues bien, el Usuario administrador podrá desbloquear su acceso a través de: Administrador/ Consola de administración/ Administración/ Usuarios/ Situarnos sobre el Usuario bloqueado/ Utilidades/ Bloquear Usuarios y seleccionar la opción de desbloquear:
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