El 20 de Febrero de 2023 se aprobó la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones y de lucha contra la corrupción, que trae consigo incorporar un Canal ético o de denuncias.
Esta ley se crea en el corazón de La Unión Europea, con el fin de fomentar el comportamiento ético de los ciudadanos y las empresas, y obliga a incorporarlo a aquellas empresas que cumplan con sus exigencias.
¿Tienes dudas si tu empresa o no debe incorporarlo? A continuación te explicamos los aspectos más relevantes para que te ayuden a encontrar una respuesta.
ASPECTOS MÁS RELEVANTES SOBRE EL CANAL ÉTICO O DE DENUNCIAS
¿Qué es?
El Canal de denuncias o Canal ético es un canal de comunicación de comportamientos o escenarios irregulares o delictivos que tengan lugar en el seno de la empresa, pudiendo resultar autores de las mismas los propios empleados y aquellas terceras personas que tengan algún tipo de relación con la empresa.
La necesidad de la existencia de esta Ley surge hace años ante la desconfianza del uso indebido de las subvenciones entregadas de la Unión Europea a las empresas. Así como la necesidad de detectar ciertos comportamientos fraudulentos o corruptos de las entidades que son difíciles de detectar por parte de los organismos reguladores. Existen estudios que demuestran que el mejor método para detectar lo antes posible un acto fraudulento es disponer de un canal de alertas. De esta forma, el 23 de Octubre de 2019 se aprobó la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, y sin mucho cambio, consolidó en la Ley que actualmente conocemos como la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones y de lucha contra la corrupción.
Por que la Ley recoge los grandes mandatos de la directiva Europea de fomentar el comportamiento ético de las empresas de la Unión Europea a través de la comunicación de infracciones laborales desde los canales éticos o de denuncias, SIEMPRE protegiendo a los informantes.
¿Quiénes están obligados y qué plazos tienen de incorporarlo?
Deberán incorporar el Canal ético o de denuncias antes del 13/06/2023:
- TODAS las empresas de más de 249 personas en plantilla.
- TODAS las Entidades del sector público, salvo los municipios de menos de 10.000 habitantes. Algunos ejemplos de organismos serían:
– Administraciones públicas territoriales o institucionales.
– Autoridades independientes u otros organismos que gestionan los servicios de la Seguridad Social
– Universidades.
– Corporaciones de Derecho Público.
– Sociedades y fundaciones pertenecientes al sector público.
- Entidades jurídicas del sector privado de más de 249 trabajadores.
- Partidos políticos, órganos constitucionales, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
Deberán incorporar el Canal ético o de denuncias antes del 01/12/2023:
- TODAS las empresas de más de 50 trabajadores (que no estuviesen ya obligadas).
- Todos los municipios de menos de 10.000 habitantes.
Como toda Ley, recoge ciertas particularidades a tener en consideración, por lo que recomendamos que solicite asesoramiento de un especialista en caso de duda o garantía de obligación.
¡IMPORTANTE! Además de implementar el canal de denuncias, las empresas obligadas tendrán que nombrar una persona física responsable del sistema que sea independiente y autónoma que asegure el proceso de gestión y seguimiento de la información recibida.
¿Dónde ubicarlo?
La Ley no determina un sitio único donde deba ubicarse. Los canales de denuncias se pueden incorporar de muchas maneras: en la web, en la intranet o incluso en redes sociales. Lo que sí que dice es que debe ser visible y accesible de forma fácil e intuitiva.
Si se dispone de página web, por ejemplo, deberá ser accesible a través de un enlace distinguible en su página de inicio, como cualquier otro acceso obligatorio como el Aviso legal, política de privacidad, Política de Seguridad de la Información… Si se ubica en la intranet de la empresa, deberá comunicarlo de forma clara para que todos cuenten con ello y puedan hacer uso del mismo.
¿Quiénes pueden realizar una alerta en el Canal ético?
Realmente, no recoge ninguna limitación sobre quién puede realizar alguna a alerta en el Canal ético o de denuncia. Esas personas informantes podrían ser trabajadores de la empresa, accionistas de la empresa, empleados, candidatos de selección, clientes, proveedores, acreedores, familiares de trabajadores…
¿Qué tipo de denuncias no estarían protegidas?
No estarían amparadas por la protección:
- Informaciones que estén vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales.
- Informaciones que indiquen irregularidades que ya estén completamente disponibles para el público, o que no contengan información nueva respecto de otras anteriores.
- Informaciones que sean simplemente rumores, que no tengan verosimilitud o informaciones que se hayan obtenido mediante la comisión de un delito.
¿Cómo se protege a la persona trabajadora que informa sobre una irregularidad?
La Ley prohibe que una persona trabajadora que informa sobre regularidades:
- Sea despedida o se suspenda su contrato laboral.
- Se le apliquen medidas disciplinarias o cualquier modificación negativa de sus condiciones de trabajo.
- Sufra acoso o cualquier tipo de intimidación.
¿Cómo se gestiona una denuncia?
Una vez definido el responsable gestor del canal y reciba la denuncia por parte del informador, tendrá que:
1. Enviar un acuse de recibo de la denuncia al informante en un plazo de 7 días.
2. Evaluar la correspondencia y comprobar la veracidad de la comunicación dejando constancia de ello y:
-> Responder y cerrarlo en caso de que no proceda.
-> Tratar de evaluar la información solicitando más datos o documentos que la hagan validarla.
3. Gestionar la alerta bajo la total confidencialidad y cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos, dejando constancia en todo momento de su trazabilidad. Tanto a nivel comunicativo con el denunciante, como de los recursos que ha utilizado como investigación a la veracidad de la denuncia, ya sea la participación de los Recursos Humanos, si ha sido necesaria la participación de un detective privado…
4. Conclusión o cierre, que deberá ofrecerse en un período razonable, que no podrá ser superior a 3 meses a partir del acuse de recibo.
¿Cuáles son las sanciones de incumplimiento por no incorporar el canal?
Los Estados de la Unión Europea consideran fundamental establecer sanciones penales, civiles o administrativas para garantizar que no se tomen represalias contra los denunciantes.
De hecho, La Ley contempla sanciones de hasta un millón de euros para las empresas. Las multas podrán oscilar:
- Desde 1.001 a 300.000 euros si se trata de personas físicas.
- Desde 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.
De la misma manera, se sancionarán a personas en el caso de presentar denuncias falsas o a las empresas que revelen dichas denuncias, teniendo en cuenta que las denuncias podrán ser anónimas o no, pero siempre se tratarán siempre con total confidencialidad.
Como se está apreciando con los últimos cambios legales, la tendencia en el mundo empresarial es la transparencia.
Así que no hay que perder de vista esta Ley, ya que como ocurrió con el Reglamento de Protección de Datos, todo llega, y este año es el gran reto que deben asumir todas las entidades.
SOLUCION
Si tu empresa cumple con la obligación de incorporar un Canal de denuncias y/o está buscando un sistema seguro y que garantice la confidencialidad necesaria, desde AELIS te ofrecemos la solución para que puedas incorporarlo con total garantía, máxima rapidez y mínimo precio.
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