La trazabilidad en el sistema empresarial son aquellos procesos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través unas herramientas determinadas. Es como si nos imagináramos que, al apretar un botón, se iluminara un camino en el que de un vistazo pudiéramos ver su origen y final.
¿Qué ventajas nos aporta y quien se beneficia de ella?
Poder realizar un correcto seguimiento de suministro nos aporta una serie de beneficios y mejoras a nivel práctico, como la garantía de la entrega exacta de una mercancía y la agilización del proceso asociado a la expedición y recepción de cualquier tipo de mercancía. Todos los eslabones se beneficiarán de un sistema de trazabilidad bien implantado, ya que gracias a ello podremos conseguir:
- Un control individualizado por partida y lote.
- La mejora de la gestión de nuestro Stock.
- Control de la evolución del producto como herramienta fundamental del sistema de control y calidad.
- Gran capacidad para detectar, aislar y analizar problemas con gran rapidez y posibilidad de rápida reacción.
- Poder retirar selectivamente productos con alguna incidencia.
Los objetivos de la trazabilidad son complementarios y no excluyentes, por lo cual lograr uno no significa conseguir el otro. Por tanto, su articulación debe ser planteada con antelación a la puesta en marcha de la trazabilidad.
¿Cuáles son los objetivos básicos de la trazabilidad?
Los dos objetivos básicos son:
Traking: Localiza la entidad
Aquí hacemos referencia a objetivos operativos: dar seguimiento físico hasta el final de su trayecto o vida. Simplificando, el tracking responderá a las preguntas ¿dónde? y ¿cuándo?
Tracing: Conocer la utilización o composición de la entidad o producto
Este objetivo es cualitativo, lo que nos aporta un mejor flujo de información tanto para nosotros como para nuestros clientes. En este caso, respondemos a las preguntas ¿qué?, ¿cómo?, ¿para qué? y ¿por qué?
Gracias a estos objetivos conseguiremos asegurarnos de que realizamos un correcto servicio a nuestros clientes, aportándoles seguridad y confianza. También , controlaremos el desarrollo de las operaciones y el buen fin de las secuencias industriales, logísticas o administrativas.
¿Es mi empresa capaz de dar respuestas?
Para conocer el grado en el que tu empresa tiene un correcto sistema de trazabilidad, responde a estas preguntas y podrás saber si tu negocio es capaz de dar soluciones y respuestas eficientes.
Responde a estas preguntas:
- ¿Puedes saber la fecha exacta en la que adquiriste o vendiste un producto? SI/NO
- Si un empleado ya no forma parte de tu equipo, ¿puedes acceder a la información que solo él conocía? SI/NO
- En el caso de que una partida, producto o servicio concreto tenga una incidencia, ¿eres capaz de localizarla y aislarla? SI/NO
- Además de poder relacionar todo el proceso, ¿también puedes relacionar toda la documentación complementaria o externa? SI/NO
- Si un empleado necesita con urgencia información correspondiente a otro departamento, ¿es capaz de encontrarla por sí mismo? SI/NO
Trazabilidad en las pymes
Las pequeñas y medianas empresas también pueden aprovecharse de las ventajas de la trazabilidad. Para ello existen sistemas de gestión integrada y sectorial con las que poder optimizar la rentabilidad de tus recursos y ganar en eficiencia y competitividad.
Los 3 tipos de trazabilidad
Para que la trazabilidad en una empresa sea realmente eficiente y no tenga ninguna grieta, debe unir todos los eslabones de la cadena atendiendo a tres áreas que explicaremos a continuación:
1. Trazabilidad hacia atrás
Hace referencia a la recepción de mercancía o productos necesarios para desarrollar nuestra actividad empresarial. En este momento los registros son la clave necesaria para que pueda seguirse el movimiento de los productos hacia su origen, esto es, desde cualquier punto a su etapa anterior. La trazabilidad de la cadena puede quebrarse por completo si no se dispone de unos buenos registros cuando recibimos los productos.
Para ello, deberemos registrar debidamente la siguiente información:
>> Origen de los productos
Empresa de origen, detalles de contrato y forma de contacto con el proveedor. De esta forma, aseguraremos una correcta y rápida comunicación en caso de dudas o incidencias.
>> Tipo de producto
Número o lote, estado de entrega, vencimiento o fecha de caducidad.
>> Momento en el que se ha recibido la mercancía
>> Cantidad recibida
2. Trazabilidad interna o de proceso
Este tipo de trazabilidad es el seguimiento que realizamos a lo que pasa dentro de nuestra empresa, como la relación de productos recibidos, las operaciones o procesos que han seguido dentro de la misma y los productos finales. Esta parte del sistema relativa al proceso interno nos ayudará en la gestión del riesgo y nos aportará beneficios ya que se realiza un uso óptimo de los recursos. En este punto es conveniente registrar la siguiente información.
>> Modificación o mezcla de productos recibido
>> Identificación de los productos intermedios durante la actividad realizada para convertirla en un producto o servicio final
>> Registro de control de stock
>> Fecha de modificación
Valor añadido
Un correcto registro de esta información ayudará a que nuestros empleados puedan resolver dudas correspondientes a otros departamentos. A partir de un código de cliente o un número de factura, podrán dar una correcta información al cliente en el caso de que lo necesite. De esta forma, nuestra empresa ofrece un valor añadido frente a la competencia.
3. Trazabilidad hacia delante
Podemos resumir la trazabilidad hacia adelante en dos sencillas preguntas: ¿Qué y a quién entregamos nuestros productos?
A partir de aquí tenemos que tener en cuenta que el producto queda fuera de nuestro control. Cuando llega al consumidor final, debemos de mostrar claramente datos como el número de lote u otro tipo de código que permita identificar el origen. La información sobre la trazabilidad es de gran importancia y debe mostrarse de la forma más clara posible, facilitando de
esta forma que nuestro cliente relacione la identificación y otra información del producto que se entrega con su propio sistema de registros. La Información a registrar es la siguiente:
>> Responsable de la recepción de producto
>> Número de lote o de identificación del producto
>> Cantidad de producto y momento de la entrega
>> Medio de transporte: es importante recabar los datos del medio de transporte utilizado
Software de trazabilidad
Hoy en día los sistemas de trazabilidad son implantados a través de softwares que conectan a todos los agentes que intervienen en el proceso para ofrecer un servicio de información rápida y detallada. Estos sistemas de gestión comercial y contable se adaptan a las empresas que necesitan identificar lotes y caducidad en sus productos de diversos sectores, tales como el alimentario, sanitario o químico. Además, sirven como herramientas que ayudan en otro tipo de ámbitos de gran importancia en la empresa: reducción de riesgo financiero,
minimización de pérdidas y previsión de impagos. A todo ello hemos de añadir la legislación y el trabajo de las administraciones para controlar todos los productos que llegan a un consumidor final, ayudándonos a cumplir todas las legislaciones pertinentes.
Funcionalidades
Permiten controlar la trazabilidad de cada uno de los productos a través de los documentos en los que se ha registrado. También el stock puede controlarse por lotes y ubicaciones dependiendo de cómo configuremos el programa, e incluso nos permitirá realizar documentos de compra o venta indicando los números de lote, serie y caducidad a posteriori.
Este tipo de ERP, como Sage 200 son aplicables a cualquier pyme, ya que siguen los estándares globales en las tareas de trazabilidad en diferentes sectores de la industria. Con algo tan simple como la impresión de una etiqueta, nos permitirán conocer todo el recorrido de nuestros productos en ambos sentidos, con lo que ganaremos en seguridad de procesos y eficiencia empresarial.
Centro de información Sage 200
Las empresas necesitan poder acceder a toda la información de un cliente para dar un mejor servicio. A menudo esa información está repartida entre varios departamentos (Administración, Posventa, Comercial, Recursos Humanos, etc) y a veces, incluso, en zonas de acceso más restringido.
Trazabilidad transversal e inteligente
Disponer de centros de información permite dar un mejor servicio, puesto que accedes a todas las actividades realizadas alrededor de un cliente, un comercial, un pedido, un documento, etc., a nivel global, desde distintos puntos de vista.
Los Centros de Información de Sage 200 permiten, no solo acceder a los datos de tipo financiero, comercial e incluso documentos asociados (llamadas, emails, documentos enviados, documentos recibidos…) sino que además recopila los documentos de marketing, acciones administrativas, partes de posventa, tarifas y descuentos aplicados, documentos de venta, contratos, proyectos en marcha, producción, finanzas, etc.
Trazabilidad total de la información, desde el origen hasta el final.
Solo necesitas conocer un dato: un nombre, un producto, un número de referencia… y hacer un click. Con el Centro de Información Sage 200, obtienes una visión trasversal de 360º de toda la información en la solución ERP.
Así, cuando se atiende una consulta, reclamación o queja, se dispone del máximo de información para dar una respuesta adecuada en el menor tiempo posible. Consigue una experiencia de cliente mucho mayor y un grado de satisfacción más alto con Centro de Información Sage 200.
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Fuente: Sage Spain